Einrichtung eines virtuellen Datenraums für Due-Diligence-Prüfungen: Ein Leitfaden in 7 Schritten
Erfahren Sie, wie Sie einen Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen richtig einrichten.
A virtueller Datenraum (VDR) ermöglicht es Unternehmen, vertrauliche Dokumente während der Due Diligence sicher zu versenden und zu speichern. Ob Sie nun eine Startup-Fundraising oder Fusionen und Übernahmen (M&A) und andere Arten von Geschäften prüfen, können VDRs dazu beitragen, den Due-Diligence-Prozess zu rationalisieren und zu beschleunigen.
Zu den Dokumenten, die im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung geprüft werden, gehören u. a. Jahresabschlüsse, Tabellen zur Kapitalausstattung, Listen der Anteilseigner, Vereinbarungen über geistiges Eigentum (IP), Mitarbeiter- und Managementverträge. Wenn diese Dokumente über die befugten Parteien hinaus durchsickern, könnte dies zu unerwünschtem Medieninteresse führen und den gesamten Prozess der Geschäftsabwicklung beeinträchtigen. Oder noch schlimmer: Wenn Konkurrenten diese Dokumente in die Hände bekommen, könnten sie die Informationen nutzen, um sich einen Vorteil zu verschaffen.
Durch die Verwendung eines virtueller Datenraum, stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen entsprechend Ihren Regeln und Berechtigungen auf die Dokumente zugreifen können.
Es ist wichtig, sich rechtzeitig darauf vorzubereiten, um sicherzustellen, dass Ihr virtueller Datenraum bereit ist, die Produktivität und Sicherheit zu maximieren. Im Folgenden finden Sie sieben Schritte, mit denen Sie Ihren Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen und andere Transaktionen richtig einrichten können.
Es gibt ein breites Angebot an Datenräumen mit unterschiedlichen Merkmalen und Funktionen in jeder Preisklasse. Daher kann es verwirrend sein, zu wissen, welcher virtuelle Datenraum für Ihre speziellen Bedürfnisse am besten geeignet ist.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Faktoren, die bei der Entscheidung für eine VDR-Lösung eine Rolle spielen sollten:
Die Sicherheit ist eine der am häufigsten geprüften Eigenschaften, wenn es um die Einrichtung eines virtuellen Datenraums für die Sorgfaltsprüfung geht. Sind Sie versucht, Cloud-Speicher zu nutzen? Sie könnten dabei Kompromisse bei der Sicherheit eingehen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente während der Due-Diligence-Prüfung geschützt sind, sollten Sie sich für eine Datenraumsoftware entscheiden, die speziell für die Sicherheit entwickelt wurde. Ein speziell entwickelter Datenraum lässt Sie gegenüber Ihren Investoren oder Käufern professioneller erscheinen.
VDR-Tipp #1:
Aus Gründen der Sorgfaltspflicht sollten Sie einige der bekannteren Cloud-Speicheranbieter meiden. Ziehen Sie stattdessen Datenraumlösungen in Betracht, die speziell für Arbeitsabläufe und Sicherheit konzipiert sind.
Das bedeutet, dass der VDR in der Lage sein sollte, Ihre Dateien im Datenraum sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übermittlung zu verschlüsseln. Sie sollten die Möglichkeit haben, eine zusätzliche Überprüfung für Ihre Empfänger zu aktivieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Ihre Dateien zugreifen können. Sie sollten in der Lage sein, detaillierte Benutzerberechtigungen festzulegen und Zugriffsrechte in jeder Phase Ihres Projekts zu widerrufen. Überlegen Sie auch, ob Sie zusätzliche Sicherheitsfunktionen benötigen und Verwaltung digitaler Rechte Werkzeuge wie Wasserzeichen und andere Funktionen zur eingeschränkten Ansicht, um Lecks zu verhindern.
Virtuelle Datenräume sollten sich schnell einrichten lassen, und die Schnittstelle sollte benutzerfreundlich sein. Der Datenraum sollte für Ihre Due-Diligence-Arbeitsabläufe optimiert sein, wie z. B. die Anzeige eines NDA/der Zugangsbedingungen, bevor der Zugriff auf die Dateien gewährt wird, und automatische Nummerierungsfunktionen. Bevor Sie sich für einen Datenraum entscheiden, sollten Sie sich die Bewertungen von Datenraumanbietern ansehen, um zu erfahren, wie die Benutzer die Funktionalität und die Erfahrungen mit dem VDR bewerten, z. B. wie einfach es ist, Benutzer einzuladen und Dokumente hochzuladen und zu organisieren. Außerdem sollten die meisten Datenraumdienste Sofortbenachrichtigungen über das Hochladen von Dokumenten und andere Aktivitäten anbieten.
VDR-Tipp #2:
Prüfen Sie, ob Ihre Datenraumlösungen wichtige Sicherheitsfunktionen wie Zugangskontrolle, Wasserzeichen, Kopierschutz, Ablaufdatum, NDA und Berichterstattung in einer Plattform bieten. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, bei dem dies nicht der Fall ist, sind Sie möglicherweise gezwungen, eigenständige Tools zu finden und zu installieren, was Ihre Arbeitsabläufe komplizierter machen kann.
Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf einen detaillierten Verlauf der Aktivitäten Ihrer Nutzer haben, damit Sie sehen können, wie, wann und wie lange sich Ihre Empfänger mit Ihrem Dokument beschäftigt haben. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie herausfinden möchten, welche Investoren sich am meisten mit dem Prozess für Erinnerungen und Nachfassaktionen beschäftigen.
Der Preis ist eine häufige Überlegung bei der Auswahl eines Datenraum-Softwareanbieters. Informieren Sie sich, wie die Preisgestaltung von der Anzahl der Personen abhängt, die Datenräume erstellen können, von der Anzahl der Datenräume, die erstellt werden können, und von der Anzahl der Empfänger, die eingeladen werden können. Weitere Faktoren, die zu berücksichtigen sind, sind zusätzliche Sicherheitsfunktionen, die mit dem Plan einhergehen.
Einige Unternehmen richten separate Datenräume für die verschiedenen Phasen des Geschäftsabschlusses oder je nach Sensibilität der zu übermittelnden Dateien ein. Sie können zum Beispiel einen Datenraum für Teaser Decks und andere vorläufige Informationen in den frühen Phasen der Mittelbeschaffung einrichten, um sie an eine große Anzahl interessierter Investoren zu senden.
Sie können dann einen weiteren VDR für den Versand streng vertraulicher Dateien an eine ausgewählte Gruppe von Investoren einsetzen, die starkes Interesse an der eigentlichen Due-Diligence-Prüfung zeigen. Vergewissern Sie sich im Vorfeld, dass Sie sich über Ihre speziellen Bedürfnisse im Klaren sind, um so produktiv und effizient wie möglich zu sein und gleichzeitig die Kontrolle über alle Ihre Dokumente zu behalten.
Sobald Sie sich in der Due-Diligence-Phase befinden, gibt Ihnen Ihr Hauptinvestor möglicherweise eine Checkliste für die Due-Diligence-Prüfung. Diese gibt Ihnen einen Überblick über alle Dokumente - Unternehmensvermögen, Verbindlichkeiten, Verträge, Leistungen und potenzielle Probleme, die für eine Due-Diligence-Prüfung vorbereitet werden müssen.
Im Idealfall gibt Ihnen die Checkliste auch einen Hinweis darauf, wie Sie Ihren virtuellen Datenraum organisieren sollten. Einige Unternehmen folgen ihren eigenen Checkliste für die Sorgfaltspflicht zur Vorbereitung auf die Mittelbeschaffung. Wenn der Investor nach der Due-Diligence-Prüfung fragt, haben Sie in diesem Fall bereits die Informationen parat, um den gesamten Prozess zu beschleunigen. Einige Investoren können auf einen vorbereiteten Datenraum zugreifen und Sie um zusätzliche Informationen bitten.
Anhand der Checkliste für die Sorgfaltspflicht können Sie eine Dateistruktur erstellen, um den Datenraum zu organisieren. Es muss sichergestellt werden, dass jeder die benötigten Dateien finden kann, insbesondere wenn eine große Anzahl von Dateien an mehrere Beteiligte gesendet wird. Eine sorgfältige Beachtung der Konventionen für die Benennung, Kategorisierung, Ordnung und Indexierung von Dateien ist für die Aufrechterhaltung der Organisation unerlässlich. Dieser Index sollte mit Ihrer Due-Diligence-Checkliste übereinstimmen.
VDR-Tipp #3:
Suchen Sie nach Datenraum-Software, die über eine Datei-Indizierungsfunktion verfügt. Die Dateiindizierung ist eine Methode, die eine Datei leicht zugänglich macht, indem sie automatisch eine Indexnummer zum Auffinden der Datei erstellt. Diese Nummer wird automatisch neu nummeriert, wenn Sie die Dateien neu anordnen, falls Sie Ihre Due-Diligence-Checkliste ändern sollten, was Ihnen Zeit und Mühe spart.
Entscheiden Sie, welche Zugriffsrechte den einzelnen Beteiligten eingeräumt werden sollen. Bei der Auswahl der Einstellungen für Ihren Datenraum sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
Fragen Sie sich, ob Sie die Dateien nur einigen wenigen Personen zugänglich machen wollen oder ob Sie den Investoren mehr Flexibilität einräumen wollen. Verschiedene Anbieter von Datenräumen bieten unterschiedliche Funktionen für eine flexible Zugangskontrolle, z. B. die Sperrung des Zugangs zu einem bestimmten Bereich.
Sie sollten wählen können, ob Sie den Empfängern das Herunterladen und Drucken von Dokumenten erlauben.
Beachten Sie, dass Datenräume keine Kontrolle über Dokumente ausüben können, nachdem sie heruntergeladen und ausgedruckt wurden. Wenn Sie also den Empfängern erlauben, Ihre Dokumente herunterzuladen, müssen Sie sicher sein, dass die Informationen in diesen Dokumenten nicht nach außen dringen. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Dokumente mit dynamischen Wasserzeichen versehen.
Bevor Sie die sensibleren Dateien in Ihren Datenraum hochladen, sollten Sie prüfen, ob Sie Ihre Dokumente mit einem Wasserzeichen versehen können. Dies wird die Empfänger davon abhalten, diese Dokumente auch nach dem Herunterladen zu versenden. Einige Datenraumanbieter bieten auch die Möglichkeit, den Empfängern Zugangsbedingungen vorzulegen, denen sie zustimmen müssen, bevor sie die Dokumente einsehen können. Diese Maßnahmen sind besonders nützlich, um sicherzustellen Schutz des geistigen Eigentums während der Due-Diligence-Phase.
Sobald Sie die Sicherheitseinstellungen für Ihren Datenraum festgelegt haben, können Sie Ihre Dokumente hochladen. Manchmal müssen Sie möglicherweise sensible Informationen überprüfen und unkenntlich machen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihre Investoren vorher in gutem Glauben darüber informieren.
Je nach Stadium der Due-Diligence-Prüfung können Sie Investoren in den spezifischen Datenraum einladen, den Sie für sie eingerichtet haben. In der Regel gibt es verschiedene Berechtigungen und Ablaufeinstellungen, die Sie bei der Einrichtung wählen können.
Es ist wichtig, bei der Einrichtung eines Datenraums für Due-Diligence-Prüfungen oder andere Geschäftstransaktionen vorauszuplanen. Sie sollten sich überlegen, was Ihr Geschäftsprozess beinhalten wird, damit Sie sich entsprechend vorbereiten können. Dann können Sie die sieben in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, um Ihren Datenraum für Ihre speziellen Bedürfnisse einzurichten.
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Autor
10 unverzichtbare Funktionen für virtuelle Datenräume (VDR) zur Beschleunigung von Geschäftsabschlüssen: Echtzeit-Tracking, Seitenanalyse, granulare Berechtigungen, Prüfpfade und Integrationen.
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Dieser Artikel bietet einen umfassenden, praktikablen Leitfaden für die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen bei Fusionen und Übernahmen. Er hebt die besten Praktiken, die wichtigsten Schritte und Hilfsmittel wie VDRs zur Unterstützung des M&A-Prozesses hervor.
