Was ist die Verwaltung von Informationsrechten und warum ist sie bei modernen Geschäften von Bedeutung?
Erfahren Sie, warum die Verwaltung von Informationsrechten so wichtig ist, wie sie Dokumente nach der Freigabe schützt und wie sie Teams hilft, Kontrolle, Transparenz und Vertrauen zu bewahren.
Der Ärger begann nicht mit einem Einbruch, sondern mit einem Gefallen.
Ein Partner einer mittelgroßen Private-Equity-Firma erhielt eine vertrauliche Betriebsprüfung von einem Portfoliounternehmen. Er lud sie herunter, um sie auf einem Flug zu überfliegen, und leitete sie dann an einen Kollegen weiter, “nur für den Kontext”. Der Kollege speicherte eine Kopie auf seinem Desktop, wo sie ungeschützt und unauffindbar blieb und gegen alle Richtlinien verstieß, die das Unternehmen angeblich befolgte.
Als Monate später ein Konkurrent Zahlen nannte, die nie öffentlich gemacht worden waren, konnte niemand mit Sicherheit sagen, wo das Leck seinen Anfang genommen hatte. Das Einzige, worüber sich alle einig waren, war dies: Das Dokument war aus dem Blickfeld geraten, lange bevor es außer Kontrolle geriet.
Dies ist das stille Risiko, das jeder PDF-Datei, jeder Kalkulationstabelle, jedem Deck folgt, das wir per E-Mail versenden oder hochladen oder weiterleiten. Die meisten Unternehmen verlieren sensible Informationen nicht durch spektakuläre Vorfälle. Sie verlieren sie in diesen kleinen, unsichtbaren Momenten, wenn ein Dokument eine interne Grenze überschreitet und weitergeht.
Das ist das Problem, das mit Information Rights Management (IRM) gelöst werden soll.
IRM fügt eine Kontrollebene hinzu, die mit dem Dokument mitwandert, egal wo es landet. Anstatt dass die Sicherheit nur in Ihren Systemen oder Ihrem Netzwerk existiert, bettet IRM die Regeln in die Datei selbst ein.
Wenn Sie das Dokument öffnen, werden die Regeln mitgenommen. Wenn Sie es weiterleiten, bleiben die Regeln bestehen. Laden Sie es herunter, und die Regeln gelten weiterhin.
Diese Regeln könnten lauten:
Beim IRM geht es darum, die Eigentumsrechte zu wahren. Sie hören nicht auf, Eigentümer Ihrer Inhalte zu sein, nur weil jemand anderes sie liest.
Verwaltung digitaler Rechte (DRM) wurde für Medienunternehmen - Bücher, Filme, Musik - entwickelt, deren Ziel es ist, die unerlaubte Vervielfältigung oder Weiterverbreitung zu verhindern. Herkömmliches DRM ist starr und erfordert oft spezielle Software oder gesperrte Betrachter.
Verwaltung von Informationsrechten (IRM) wendet die gleiche Idee auf Geschäftsunterlagen. Es schützt Tabellenkalkulationen, Decks, Verträge und Berichte auf eine Art und Weise, die der tatsächlichen Arbeitsweise von Teams entspricht: direkt im Browser, geräteübergreifend und ohne dass die Empfänger etwas installieren müssen.
Verwaltung digitaler Unternehmensrechte (EDRM) ist im Wesentlichen IRM im organisatorischen Maßstab. Die Begriffe werden heute oft synonym verwendet. EDRM bezieht sich auf die Anwendung der gleichen Dokumentenkontrollen - Zugriff nur zur Ansicht, Ablaufdatum, Wasserzeichen, Download-Beschränkungen, Widerruf - in allen Abteilungen, Workflows und Repositories.
Während sich DRM darauf konzentriert, die Vervielfältigung zu verhindern, geht es bei IRM und EDRM darum, die Kontrolle zu behalten: Wer darf eine Datei öffnen, wie lange hat er Zugriff darauf und was darf er damit machen?.
Kurz gesagt:
DRM kontrolliert Inhalte. IRM schützt Dokumente. EDRM schützt das Ökosystem, in dem sie leben.
Jahrelang verließen sich Unternehmen auf die Idee eines Perimeters: Firewalls, VPNs, Zugriffsregeln, um Dateien “drinnen” zu halten. Aber die Arbeit hat sich weit darüber hinaus verlagert.
Gründer tauschen Modelle in Flughafenlounges aus. Investor Relations-Teams verteilen Vorstandspakete über Kontinente hinweg. Anwälte redigieren Verträge von persönlichen iPads aus. Käufer prüfen Due-Diligence-Dokumente in Hotelzimmern. Und in dem Moment, in dem eine Datei Ihre kontrollierte Umgebung verlässt, brechen herkömmliche Schutzmechanismen zusammen.
Gleichzeitig steigen die Erwartungen weiter. Die Aufsichtsbehörden verlangen präzise Prüfpfade, und Kunden und LPs erwarten Vertraulichkeit als Selbstverständlichkeit. Die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung belaufen sich inzwischen auf fast $4,44 Millionen US-Dollar, nach Angaben von IBM.
Die Realität ist einfach: Man kann Informationen nicht mit Werkzeugen schützen, die für eine Welt entwickelt wurden, in der alle im selben Gebäude arbeiten. IRM gehört zu der Welt, in der wir heute arbeiten.
Lange Zeit dachte ich, dass die Welt einfach so funktioniert, dass jede Datei irgendwann die Kontrolle über ihre eigene Geschichte verliert. Dann entdeckte ich, dass es einen anderen Weg gibt, der eine dauerhafte Verfolgung oder Kontrolle lange nach dem Herunterladen ermöglicht.
IRM ist die einzige Schicht, die weiterläuft, nachdem alle anderen Schichten ihre Arbeit beendet haben.
Es gibt noch eine andere Seite des IRM, die weniger beachtet wird, aber oft einen noch größeren Nutzen bringt: die Sichtbarkeit.
Wenn ein Dokument mit IRM geschützt ist, können Sie nicht nur den Zugriff kontrollieren, sondern auch sehen, wie das Dokument tatsächlich genutzt wird.
Zum Beispiel:
Diese Art von Kontext hilft Ihnen, Nachfassaktionen zu planen, Konversationen zu gestalten und das Interesse zu erkennen, lange bevor eine E-Mail in Ihrem Posteingang landet.
Carrie Chan, Mitbegründerin und CEO von Avant Meats, beschreibt es am besten:
“Die Möglichkeit, unsere Dokumente zu verfolgen, war für uns sehr nützlich. Wenn wir sehen, dass potenzielle Investoren und Kunden unsere Dateien über einen bestimmten Zeitraum hinweg nicht einsehen, können wir davon ausgehen, dass sie an unserem Unternehmen interessiert sind, und bekommen ein besseres Gefühl dafür, wie wir von dort aus vorgehen können.”
Mittelbeschaffung: Ein Gründer teilt ein Finanzmodell mit fünf Unternehmen. Ohne IRM wissen sie nur, an wen sie eine E-Mail geschickt haben. Mit IRM wissen sie, welche Partner es tatsächlich angesehen haben, welche Seiten ihre Aufmerksamkeit erregten und wann das Interesse erwacht.
FUSIONEN UND ÜBERNAHMEN: Berater auf der Verkäuferseite öffnen Datenräume für Dutzende von Beteiligten. IRM stellt sicher, dass das Material verfällt, wenn ein Bieter aussteigt, und nicht erst Monate später, wenn sich niemand mehr daran erinnert, dass er noch Zugang hat.
Rechtliche Aspekte und Einhaltung der Vorschriften: Entwürfe, Richtlinien und regulatorische Dokumente werden häufig zwischen Organisationen ausgetauscht. IRM ermöglicht es den Anwälten, diese frei zu teilen und gleichzeitig die Möglichkeit zu behalten, den Zugriff zurückzuziehen, sobald eine neue Version herausgegeben wird.
Produkt- und IP-Schutz: Roadmaps, Prototypen und CAD-Exporte wechseln zwischen Anbietern, Partnern und Beratern. IRM sorgt dafür, dass sie auch lange nach dem Ende eines Projekts nicht mehr hin- und hergeschoben werden.
Dies sind keine Einzelfälle, sondern alltägliche Arbeitsabläufe für Teams, die auf Vertraulichkeit angewiesen sind.
Wenn Teams IRM einsetzen, geschieht etwas Interessantes: Sicherheit wird zu einer Quelle der Geschwindigkeit und nicht der Reibung.
IRM gibt den Teams die Sicherheit, die Version weiterzugeben, die tatsächlich nützlich ist; die Version, die ein Geschäft voranbringt. Und da das Dokument nachverfolgt und kontrolliert wird, wird auch die Einhaltung der Vorschriften und die Prüfung viel einfacher. Protokolle ersetzen das Rätselraten und Beweise ersetzen die Gewissheit.
In Digify ist IRM weder ein Zusatz noch eine Hürde. Es ist in die Art und Weise integriert, wie Sie bereits Dokumente gemeinsam nutzen.
In einem Datenraum oder sogar direkt aus Gmail, können Sie:
Für Dateien, die außerhalb eines Datenraums aufbewahrt werden müssen, PPAD von Digify (Persistent Protection After Download) bleibt dieser Schutz auch nach dem Download erhalten. Die Datei kann weiterhin in einer sicheren Browserumgebung angezeigt werden, und alle Ihre Regeln bleiben in Kraft.
Das Ergebnis ist ein Arbeitsablauf, der sich für die Empfänger natürlich anfühlt und für die Administratoren mühelos ist. Die Datei verhält sich wie ein sicheres Dokument und nicht als ob es verloren wäre.
Hier finden Sie Fragen und Antworten zum Designsystem, zum Kauf, zu Updates und zum Support.
Moderne IRM-Tools wie Digify werden direkt im Browser geöffnet. Keine Plug-ins, keine Software, keine Reibungsverluste.
Nur wenn Sie es wünschen. Sie bestimmen, ob ein Dokument heruntergeladen, nur angesehen, gedruckt oder zeitlich begrenzt werden kann.
Mit dem PPAD von Digify unterliegt die Datei auch nach dem Herunterladen weiterhin Ihren Regeln. Der Widerruf wird wirksam, wenn der Nutzer das nächste Mal versucht, die Datei zu öffnen.
Investorenunterlagen, Fusions- und Übernahmedokumente, Verträge, Dokumente zur Einhaltung von Vorschriften, geistiges Eigentum, Produktpläne - alles, was im Falle eines Durchsickerns Schmerzen verursachen würde.
In der Praxis ist das Gegenteil der Fall. Wenn Teams auf die Sicherheit vertrauen, teilen sie ihre Informationen schneller und mit größerer Zuversicht.
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Schützen Sie jede Datei über den Download hinaus. Entdecken Sie, wie PPAD von Digify Schutz nach dem Download, dauerhafte Verfolgung, Analysen und Offline-Zugriff ermöglicht.
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