Das Versenden sensibler Dokumente Ihres Startups während der Due Diligence ist riskant
Das Versenden vertraulicher Dokumente an Investoren wird immer wichtiger, je mehr Ihr Startup an Fahrt gewinnt und Sie Investoren umwerben.
Potenzielle Investoren möchten möglicherweise die Finanzinformationen und Kundenlisten Ihres Startups einsehen und Zugriff auf Ihr geistiges Eigentum erhalten, um zu verstehen, in was sie investieren würden. Bei der Bewertung Ihres Teams können auch sensible Mitarbeiterinformationen eine Rolle spielen.
Und wenn potenzielle Investoren eine detailliertere Due Diligence durchführen, möchten sie möglicherweise, dass auch ihre vertrauenswürdigen Berater (z. B. Rechtsanwälte) diese Dokumente prüfen. All diese Übermittlung von Finanz-, Eigentums- und geistigen Eigentumsinformationen Ihres Unternehmens sollte Sie nervös machen. Bei unsachgemäßer Handhabung kann dies zum Diebstahl Ihrer PDF-Dateien und Dokumente führen und Ihrem Unternehmen Schaden zufügen.
Sie können Ihre Dokumente und PDF-Dateien durch viele kostenlose oder kostengünstige Dienste kontrollieren. Eine umfassende Kontrolle über Ihre wichtigen Dokumente behalten Sie jedoch nur, wenn Sie eine Dokumentenverfolgung integrieren. Mit der PDF- und Dokumentenverfolgung können Sie feststellen, wer von wo aus und wie lange auf Ihre Dokumente zugreift.
Mit der PDF- und Dokumentenverfolgung behalten Sie die Kontrolle
Mit der PDF- und Dokumentenverfolgung behalten Sie die Kontrolle darüber, wer die Dokumente sehen und wie sie verwendet werden können. Außerdem können Sie überwachen, wann und wie lange Ihre Dateien aufgerufen wurden.
Es gibt Möglichkeiten, die Freigabe einer PDF-Datei zu beschränken, indem Sie sie auf „Nur anzeigen“ setzen. Wenn Sie jedoch die Berechtigung zum Drucken erteilen, haben Sie keine Kontrolle darüber, ob Kopien angefertigt und an unbefugte Personen weitergegeben werden. Auch das Versehen Ihrer PDF-Datei mit einem Passwort ist nur begrenzt wirksam. Der Empfänger kann dasselbe Passwort verwenden, um von mehreren Geräten aus auf die Dokumente zuzugreifen, und das Passwort sogar an unbefugte Personen weitergeben. Ohne Nachverfolgung ihrer Aktivitäten haben Sie keine Möglichkeit zu erfahren, ob mehrere Personen mit demselben Passwort auf die Dokumente zugreifen.
Mit der PDF- und Dokumentenverfolgung werden Sie benachrichtigt, wenn jemand auf Ihre Dokumente zugreift. Sie können auch überwachen, wie lange sie sich mit den Dokumenten beschäftigt haben, und so wertvolle Erkenntnisse für Folgemaßnahmen zur Sicherung einer Investition gewinnen.
Virtuelle Datenräume bieten den besten Schutz für die sensiblen Dokumente Ihres Startups
Wenn Ihr Start-up die Risikokapitalphase erreicht, müssen Sie überzeugend darlegen, dass Ihr Unternehmen über die Ressourcen, Talente und Fähigkeiten verfügt, um eine lohnende Rendite zu erzielen. Der einzige Weg, dies zu erreichen, ist die Bereitstellung von harten Fakten.
Potenzielle Investoren müssen jedes Detail über Ihr Start-up verstehen. Sie müssen sensible Dokumente bereitstellen, die Ihre Finanzinformationen, Ihr geistiges Eigentum und sogar die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter einem Risiko aussetzen. Aber das muss sein.
Noch wichtiger ist, dass Sie den Zugang zu Ihren Dokumenten widerrufen können. Dies ist mit PDFs oder anderen Dokumenten mit geschütztem Zugriff nicht möglich. Wenn ein Investor entscheidet, dass Ihr Unternehmen nicht zu ihm passt, können Sie seinen Zugang sofort widerrufen, um zu verhindern, dass er Ihre geschützten Informationen oder Ihr geistiges Eigentum an andere Unternehmen oder Investoren weitergibt.
PDF- und Dokumentenverfolgung geben Einblick in die Gedanken potenzieller Investoren
Welcher Start-up-Gründer oder CEO würde nicht gerne Mäuschen spielen, wenn potenzielle Investoren über die Finanzierung Ihres Unternehmens nachdenken? Mit PDF- und Dokumentenverfolgungsdiensten können Sie solche Einblicke gewinnen.
Ohne PDF- und Dokumentenverfolgung müssen Sie abwarten, ohne zu wissen, ob und wann potenzielle Investoren Ihr Unternehmen bewerten. Sie haben keine Ahnung, in welcher Phase der Bewertung Ihres Start-ups sie sich befinden. PDF- und Dokumentenverfolgung ändern die Gleichung.
Erstens sehen Sie, ob potenzielle Investoren Ihre Dokumente überhaupt angesehen haben. Wenn sie kein Interesse zeigen, wissen Sie, dass Sie Ihre Zeit auf andere potenzielle Investoren konzentrieren sollten, die engagiert sind.
Zweitens wissen Sie, mit welchen Dokumenten sie sich am meisten beschäftigen, sodass Sie die Folgesitzungen mit diesen potenziellen Investoren besser abstimmen können. Sie können Fragen, die sie möglicherweise stellen, vorwegnehmen und sich gut auf die Antworten vorbereiten. Sie wissen auch, wer auf bestimmte Dokumente zugegriffen hat und an wen Sie Ihre Antworten richten müssen.
Dies trägt zur Beschleunigung des Due-Diligence-Prozesses bei. Sie gelangen schneller von einer potenziellen Investition zu einer tatsächlichen Investition, sodass Ihr Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus ist.
Wenn Ihre Informationen kompromittiert werden, wissen Sie schnell, wie und durch wen
Wenn eine Kompromittierung so schwerwiegend ist, dass sie Ihr Unternehmen gefährdet, können Sie den Zugriff sofort sperren. Außerdem verfügen Sie über Beweise, um rechtliche Schritte gegen den Täter einzuleiten.
Wichtige Erkenntnisse: Warum PDF- und Dokumentenverfolgung nützlich ist
Wenn potenzielle Investoren und ihre Bevollmächtigten mit Ihren Dokumenten arbeiten, bietet Ihnen die PDF- und Dokumentenverfolgung vier Vorteile:
- Sie wissen, was mit Ihrer verfolgten Datei geschieht: Sie erfahren, wann potenzielle Investoren oder Dritte auf Ihre Dokumente zugreifen. Sie können sehen, wie lange sie sich mit den Dokumenten beschäftigen. Sie wissen, ob sie die Dokumente ausdrucken, herunterladen oder an andere weitergeben.
- Sie können die Freigabe einer Datei rückgängig machen: Durch die Nachverfolgung können Sie den Zugang sofort widerrufen, wenn eine Datei kompromittiert wurde.
- Erfahren Sie, wo das Interesse liegt: Sie können sehen, mit welchen Ihrer Dokumente sich potenzielle Investoren am meisten beschäftigen. So können Sie sich auf entsprechende Fragen vorbereiten oder weitere Informationen bereitstellen.
- Lassen Sie sich über „Ghosting“-Interessenten informieren: Wenn ein potenzieller Investor, der von Ihrem Radar verschwunden ist, plötzlich wieder Ihre Dateien aufruft, werden Sie benachrichtigt, damit Sie erneut Kontakt zu ihm aufnehmen können. Sie erfahren auch, auf welche Dokumente er zugegriffen oder mit welchen er interagiert hat, sodass Sie sich auf die richtigen Folgemaßnahmen vorbereiten können.
Häufige Missverständnisse über PDF- und Dokumentenverfolgung
Da Ihr Start-up auf der Suche nach potenziellen Investoren ist, um das Geschäftswachstum anzukurbeln, haben Sie möglicherweise Bedenken, zu viele neue Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen. Daher haben Sie möglicherweise einige Bedenken oder Missverständnisse in Bezug auf virtuelle Datenräume und Dokumentenverfolgung, wie zum Beispiel:
- PDF and document tracking is difficult and complex: As a growing spiderweb of people needs access to your company’s sensitive documents, tracking their access and activity related to your documents may seem complex.
After all, you might be dealing with multiple potential investors and all the people working for and advising them. But document tracking services such as those offered by Digify take away the complexity by allowing you to set parameters and letting the software do the heavy lifting. It can also alert you to new activities related to your documents, and generate easy-to-digest reports summarizing activities related to your documents.
- PDF and document tracking and email tracking are the same: Some people believe email tracking provides them with the insight and control they need over their sensitive documents. However, you may be able to see if someone opened your email and clicked through to the document links, but that’s where the extent of email tracking ends.
You will not be able to tell how long a potential investor engaged with your documents. There is also no security — the recipient is free to forward your email to as many recipients as they would like without your knowledge.
PDF and document tracking allows you to know exactly who accessed your files, their IP address, how long they engaged with the documents, and whether they shared or attempted to share the documents with others.
Verfolgen Sie Ihre PDF-Dateien und Dokumente mit Digify
Digify gewährleistet die Sicherheit Ihrer Dokumente durch Nachverfolgung. Erhalten Sie Warnungen, wenn jemand auf Ihre Dokumente zugreift, und beenden Sie den Zugriff jederzeit und überall.
Mit Digify können Sie auch zum richtigen Zeitpunkt bei Investoren nachfassen. Erfahren Sie, wie oft sie auf Ihre Datenräume und Dateien zugreifen, wie lange sie sich mit Ihren Dateien beschäftigen und von wo aus sie auf Ihre Dateien zugreifen.
Erstellen Sie Grafiken und Diagramme, die Sie in Berichte für Führungskräfte oder Vorstandsmitglieder einfügen können, die über den Due-Diligence-Prozess informiert werden müssen, aber nicht alle Details benötigen. Sie können auch ein Aktivitätsprotokoll exportieren, um eine detailliertere Übersicht darüber zu erhalten, was verschiedene Parteien mit Ihren Dokumenten in Ihrem Datenraum tun.
Mit den virtuellen Datenräumen von Digify können Sie den Zugriff auf Dateien und Ordner nach Gruppen oder Einzelpersonen gewähren. So können Sie beispielsweise einer Finanzabteilung Zugriff auf bestimmte Finanzdaten gewähren, ohne ihr die Berechtigung zum Zugriff auf Dateien mit geistigem Eigentum zu erteilen.
Sie können auch granulare Berechtigungen verwenden, um bestimmten Personen und Gruppen den Zugriff auf besonders vertrauliche Informationen zu verweigern, und Berechtigungen für verschiedene Gruppen und Einzelpersonen anpassen.
Behalten Sie mit Digify die Kontrolle über Ihre sensiblen Dokumente
Die Kontrolle über Ihre wichtigsten Informationen muss für Sie oberste Priorität haben, wenn Sie Investoren für Ihr Start-up suchen. Sie müssen vorsichtig vorgehen, wenn Sie den Due-Diligence-Prozess durchlaufen und Ihr geistiges Eigentum und sensible Unternehmensinformationen weitergeben.
Digify hilft Ihnen nicht nur bei der Nachverfolgung Ihrer Dokumente, sondern auch bei der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Mit den Zugriffskontrollen von Digify können Sie einschränken, wer und wie oft Gäste Dateien herunterladen, drucken und kopieren können. Sie können auch anpassbare Wasserzeichen hinzufügen, um das Kopieren zu verhindern, und Ihre Empfänger dazu verpflichten, Ihre Dokumente mit Bildschirmschutz anzuzeigen, um Screenshots zu verhindern.
Melden Sie sich noch heute für eine 7-tägige unverbindliche Testversion an, um zu erfahren, wie Digify Ihnen helfen kann, die Kontrolle über die sensiblen Dokumente Ihres Startups zu behalten, selbst wenn Sie diese an potenzielle Investoren und Dritte senden.
