{"id":10986,"date":"2020-11-25T09:25:21","date_gmt":"2020-11-25T09:25:21","guid":{"rendered":"https:\/\/digify.com\/?p=10986"},"modified":"2026-02-27T06:19:44","modified_gmt":"2026-02-27T06:19:44","slug":"virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/de\/blog\/virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide\/","title":{"rendered":"Einrichtung eines virtuellen Datenraums f\u00fcr Due-Diligence-Pr\u00fcfungen: Ein Leitfaden in 7 Schritten"},"content":{"rendered":"

A virtueller Datenraum<\/a> (VDR) erm\u00f6glicht es Unternehmen, vertrauliche Dokumente w\u00e4hrend der Due Diligence sicher zu versenden und zu speichern. Ob Sie nun eine Startup-Fundraising<\/a> oder Fusionen und \u00dcbernahmen (M&A) und andere Arten von Gesch\u00e4ften pr\u00fcfen, k\u00f6nnen VDRs dazu beitragen, den Due-Diligence-Prozess zu rationalisieren und zu beschleunigen. <\/p>\n\n\n\n

Zu den Dokumenten, die im Rahmen der Due-Diligence-Pr\u00fcfung gepr\u00fcft werden, geh\u00f6ren u. a. Jahresabschl\u00fcsse, Tabellen zur Kapitalausstattung, Listen der Anteilseigner, Vereinbarungen \u00fcber geistiges Eigentum (IP), Mitarbeiter- und Managementvertr\u00e4ge. Wenn diese Dokumente \u00fcber die befugten Parteien hinaus durchsickern, k\u00f6nnte dies zu unerw\u00fcnschtem Medieninteresse f\u00fchren und den gesamten Prozess der Gesch\u00e4ftsabwicklung beeintr\u00e4chtigen. Oder noch schlimmer: Wenn Konkurrenten diese Dokumente in die H\u00e4nde bekommen, k\u00f6nnten sie die Informationen nutzen, um sich einen Vorteil zu verschaffen. <\/p>\n\n\n\n

Durch die Verwendung eines virtueller Datenraum<\/a>, stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen entsprechend Ihren Regeln und Berechtigungen auf die Dokumente zugreifen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

Es ist wichtig, sich rechtzeitig darauf vorzubereiten, um sicherzustellen, dass Ihr virtueller Datenraum bereit ist, die Produktivit\u00e4t und Sicherheit zu maximieren. Im Folgenden finden Sie sieben Schritte, mit denen Sie Ihren Datenraum f\u00fcr Due-Diligence-Pr\u00fcfungen und andere Transaktionen richtig einrichten k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

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Schritt #1 - W\u00e4hlen Sie einen Datenraum, der Ihren Anforderungen entspricht  <\/h2>\n\n\n\n

Es gibt ein breites Angebot an Datenr\u00e4umen mit unterschiedlichen Merkmalen und Funktionen in jeder Preisklasse. Daher kann es verwirrend sein, zu wissen, welcher virtuelle Datenraum f\u00fcr Ihre speziellen Bed\u00fcrfnisse am besten geeignet ist. <\/p>\n\n\n\n

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Faktoren, die bei der Entscheidung f\u00fcr eine VDR-L\u00f6sung eine Rolle spielen sollten:<\/p>\n\n\n\n

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Sicherheit<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Die Sicherheit ist eine der am h\u00e4ufigsten gepr\u00fcften Eigenschaften, wenn es um die Einrichtung eines virtuellen Datenraums f\u00fcr die Sorgfaltspr\u00fcfung geht. Sind Sie versucht, Cloud-Speicher zu nutzen? Sie k\u00f6nnten dabei Kompromisse bei der Sicherheit eingehen. <\/p>\n\n\n\n

Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente w\u00e4hrend der Due-Diligence-Pr\u00fcfung gesch\u00fctzt sind, sollten Sie sich f\u00fcr eine Datenraumsoftware entscheiden, die speziell f\u00fcr die Sicherheit entwickelt wurde. Ein speziell entwickelter Datenraum l\u00e4sst Sie gegen\u00fcber Ihren Investoren oder K\u00e4ufern professioneller erscheinen. <\/p>\n\n\n\n

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\"7-Schritte-Leitfaden:<\/figure>
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VDR-Tipp #1:<\/strong>
<\/em>Aus Gr\u00fcnden der Sorgfaltspflicht sollten Sie einige der bekannteren Cloud-Speicheranbieter meiden. Ziehen Sie stattdessen Datenrauml\u00f6sungen in Betracht, die speziell f\u00fcr Arbeitsabl\u00e4ufe und Sicherheit konzipiert sind.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Das bedeutet, dass der VDR in der Lage sein sollte, Ihre Dateien im Datenraum sowohl bei der Speicherung als auch bei der \u00dcbermittlung zu verschl\u00fcsseln. Sie sollten die M\u00f6glichkeit haben, eine zus\u00e4tzliche \u00dcberpr\u00fcfung f\u00fcr Ihre Empf\u00e4nger zu aktivieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Ihre Dateien zugreifen k\u00f6nnen. Sie sollten in der Lage sein, detaillierte Benutzerberechtigungen festzulegen und Zugriffsrechte in jeder Phase Ihres Projekts zu widerrufen. \u00dcberlegen Sie auch, ob Sie zus\u00e4tzliche Sicherheitsfunktionen ben\u00f6tigen und Verwaltung digitaler Rechte<\/a> Werkzeuge wie Wasserzeichen und andere Funktionen zur eingeschr\u00e4nkten Ansicht, um Lecks zu verhindern.<\/p>\n\n\n\n

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Arbeitsablauf und Benutzerfreundlichkeit<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Virtuelle Datenr\u00e4ume sollten sich schnell einrichten lassen, und die Schnittstelle sollte benutzerfreundlich sein. Der Datenraum sollte f\u00fcr Ihre Due-Diligence-Arbeitsabl\u00e4ufe optimiert sein, wie z. B. die Anzeige eines NDA\/der Zugangsbedingungen, bevor der Zugriff auf die Dateien gew\u00e4hrt wird, und automatische Nummerierungsfunktionen. Bevor Sie sich f\u00fcr einen Datenraum entscheiden, sollten Sie sich die Bewertungen von Datenraumanbietern ansehen, um zu erfahren, wie die Benutzer die Funktionalit\u00e4t und die Erfahrungen mit dem VDR bewerten, z. B. wie einfach es ist, Benutzer einzuladen und Dokumente hochzuladen und zu organisieren. Au\u00dferdem sollten die meisten Datenraumdienste Sofortbenachrichtigungen \u00fcber das Hochladen von Dokumenten und andere Aktivit\u00e4ten anbieten.  <\/p>\n\n\n\n

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\"7-Schritte-Leitfaden:<\/figure>
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VDR-Tipp #2:<\/strong>
<\/em>Pr\u00fcfen Sie, ob Ihre Datenrauml\u00f6sungen wichtige Sicherheitsfunktionen wie Zugangskontrolle, Wasserzeichen, Kopierschutz, Ablaufdatum, NDA und Berichterstattung in einer Plattform bieten. Wenn Sie sich f\u00fcr einen Anbieter entscheiden, bei dem dies nicht der Fall ist, sind Sie m\u00f6glicherweise gezwungen, eigenst\u00e4ndige Tools zu finden und zu installieren, was Ihre Arbeitsabl\u00e4ufe komplizierter machen kann.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Berichterstattung<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf einen detaillierten Verlauf der Aktivit\u00e4ten Ihrer Nutzer haben, damit Sie sehen k\u00f6nnen, wie, wann und wie lange sich Ihre Empf\u00e4nger mit Ihrem Dokument besch\u00e4ftigt haben. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie herausfinden m\u00f6chten, welche Investoren sich am meisten mit dem Prozess f\u00fcr Erinnerungen und Nachfassaktionen besch\u00e4ftigen.<\/p>\n\n\n\n

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Preisgestaltung<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Der Preis ist eine h\u00e4ufige \u00dcberlegung bei der Auswahl eines Datenraum-Softwareanbieters. Informieren Sie sich, wie die Preisgestaltung von der Anzahl der Personen abh\u00e4ngt, die Datenr\u00e4ume erstellen k\u00f6nnen, von der Anzahl der Datenr\u00e4ume, die erstellt werden k\u00f6nnen, und von der Anzahl der Empf\u00e4nger, die eingeladen werden k\u00f6nnen. Weitere Faktoren, die zu ber\u00fccksichtigen sind, sind zus\u00e4tzliche Sicherheitsfunktionen, die mit dem Plan einhergehen.  <\/p>\n\n\n\n

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Schritt #2 - Herausfinden, welche Datenr\u00e4ume in welcher Phase genutzt werden sollten<\/h2>\n\n\n\n

Einige Unternehmen richten separate Datenr\u00e4ume f\u00fcr die verschiedenen Phasen des Gesch\u00e4ftsabschlusses oder je nach Sensibilit\u00e4t der zu \u00fcbermittelnden Dateien ein. Sie k\u00f6nnen zum Beispiel einen Datenraum f\u00fcr Teaser Decks und andere vorl\u00e4ufige Informationen in den fr\u00fchen Phasen der Mittelbeschaffung einrichten, um sie an eine gro\u00dfe Anzahl interessierter Investoren zu senden. <\/p>\n\n\n\n

Sie k\u00f6nnen dann einen weiteren VDR f\u00fcr den Versand streng vertraulicher Dateien an eine ausgew\u00e4hlte Gruppe von Investoren einsetzen, die starkes Interesse an der eigentlichen Due-Diligence-Pr\u00fcfung zeigen. Vergewissern Sie sich im Vorfeld, dass Sie sich \u00fcber Ihre speziellen Bed\u00fcrfnisse im Klaren sind, um so produktiv und effizient wie m\u00f6glich zu sein und gleichzeitig die Kontrolle \u00fcber alle Ihre Dokumente zu behalten.<\/p>\n\n\n\n

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Schritt #3 - Befolgen Sie die Checkliste f\u00fcr die Sorgfaltspflicht<\/h2>\n\n\n\n

Sobald Sie sich in der Due-Diligence-Phase befinden, gibt Ihnen Ihr Hauptinvestor m\u00f6glicherweise eine Checkliste f\u00fcr die Due-Diligence-Pr\u00fcfung. Diese gibt Ihnen einen \u00dcberblick \u00fcber alle Dokumente -  Unternehmensverm\u00f6gen<\/a>, Verbindlichkeiten, Vertr\u00e4ge, Leistungen und potenzielle Probleme, die f\u00fcr eine Due-Diligence-Pr\u00fcfung vorbereitet werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Im Idealfall gibt Ihnen die Checkliste auch einen Hinweis darauf, wie Sie Ihren virtuellen Datenraum organisieren sollten. Einige Unternehmen folgen ihren eigenen Checkliste f\u00fcr die Sorgfaltspflicht<\/a> zur Vorbereitung auf die Mittelbeschaffung. Wenn der Investor nach der Due-Diligence-Pr\u00fcfung fragt, haben Sie in diesem Fall bereits die Informationen parat, um den gesamten Prozess zu beschleunigen. Einige Investoren k\u00f6nnen auf einen vorbereiteten Datenraum zugreifen und Sie um zus\u00e4tzliche Informationen bitten. <\/p>\n\n\n\n

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Schritt #4 - Erstellen und Organisieren des Datenraums mit einer Dateistruktur<\/h2>\n\n\n\n

Anhand der Checkliste f\u00fcr die Sorgfaltspflicht k\u00f6nnen Sie eine Dateistruktur erstellen, um den Datenraum zu organisieren. Es muss sichergestellt werden, dass jeder die ben\u00f6tigten Dateien finden kann, insbesondere wenn eine gro\u00dfe Anzahl von Dateien an mehrere Beteiligte gesendet wird. Eine sorgf\u00e4ltige Beachtung der Konventionen f\u00fcr die Benennung, Kategorisierung, Ordnung und Indexierung von Dateien ist f\u00fcr die Aufrechterhaltung der Organisation unerl\u00e4sslich. Dieser Index sollte mit Ihrer Due-Diligence-Checkliste \u00fcbereinstimmen. <\/p>\n\n\n\n

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\"7-Schritte-Leitfaden:<\/figure>
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VDR-Tipp #3:
<\/strong><\/em>Suchen Sie nach Datenraum-Software, die \u00fcber eine Datei-Indizierungsfunktion verf\u00fcgt. Die Dateiindizierung ist eine Methode, die eine Datei leicht zug\u00e4nglich macht, indem sie automatisch eine Indexnummer zum Auffinden der Datei erstellt. Diese Nummer wird automatisch neu nummeriert, wenn Sie die Dateien neu anordnen, falls Sie Ihre Due-Diligence-Checkliste \u00e4ndern sollten, was Ihnen Zeit und M\u00fche spart.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Schritt #5 - Festlegen der Zugriffsebenen, Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen <\/h2>\n\n\n\n

Entscheiden Sie, welche Zugriffsrechte den einzelnen Beteiligten einger\u00e4umt werden sollen. Bei der Auswahl der Einstellungen f\u00fcr Ihren Datenraum sollten Sie die folgenden Faktoren ber\u00fccksichtigen:<\/p>\n\n\n\n

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Zugangskontrolle<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Fragen Sie sich, ob Sie die Dateien nur einigen wenigen Personen zug\u00e4nglich machen wollen oder ob Sie den Investoren mehr Flexibilit\u00e4t einr\u00e4umen wollen. Verschiedene Anbieter von Datenr\u00e4umen bieten unterschiedliche Funktionen f\u00fcr eine flexible Zugangskontrolle, z. B. die Sperrung des Zugangs zu einem bestimmten Bereich.<\/p>\n\n\n\n

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Drucken und Herunterladen<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Sie sollten w\u00e4hlen k\u00f6nnen, ob Sie den Empf\u00e4ngern das Herunterladen und Drucken von Dokumenten erlauben. <\/p>\n\n\n\n

Beachten Sie, dass Datenr\u00e4ume keine Kontrolle \u00fcber Dokumente aus\u00fcben k\u00f6nnen, nachdem sie heruntergeladen und ausgedruckt wurden. Wenn Sie also den Empf\u00e4ngern erlauben, Ihre Dokumente herunterzuladen, m\u00fcssen Sie sicher sein, dass die Informationen in diesen Dokumenten nicht nach au\u00dfen dringen. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Dokumente mit dynamischen Wasserzeichen versehen. <\/p>\n\n\n\n

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Hinzuf\u00fcgen von Wasserzeichen und Zugangsvereinbarungen<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Bevor Sie die sensibleren Dateien in Ihren Datenraum hochladen, sollten Sie pr\u00fcfen, ob Sie Ihre Dokumente mit einem Wasserzeichen versehen k\u00f6nnen. Dies wird die Empf\u00e4nger davon abhalten, diese Dokumente auch nach dem Herunterladen zu versenden. Einige Datenraumanbieter bieten auch die M\u00f6glichkeit, den Empf\u00e4ngern Zugangsbedingungen vorzulegen, denen sie zustimmen m\u00fcssen, bevor sie die Dokumente einsehen k\u00f6nnen. Diese Ma\u00dfnahmen sind besonders n\u00fctzlich, um sicherzustellen Schutz des geistigen Eigentums<\/a> w\u00e4hrend der Due-Diligence-Phase.      <\/p>\n\n\n\n

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Schritt #6 - Zusammenstellen der erforderlichen Dokumente und Hochladen<\/h2>\n\n\n\n

Sobald Sie die Sicherheitseinstellungen f\u00fcr Ihren Datenraum festgelegt haben, k\u00f6nnen Sie Ihre Dokumente hochladen. Manchmal m\u00fcssen Sie m\u00f6glicherweise sensible Informationen \u00fcberpr\u00fcfen und unkenntlich machen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihre Investoren vorher in gutem Glauben dar\u00fcber informieren. <\/p>\n\n\n\n

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Schritt #7 - Laden Sie Ihre Investoren in den Datenraum ein<\/h2>\n\n\n\n

Je nach Stadium der Due-Diligence-Pr\u00fcfung k\u00f6nnen Sie Investoren in den spezifischen Datenraum einladen, den Sie f\u00fcr sie eingerichtet haben. In der Regel gibt es verschiedene Berechtigungen und Ablaufeinstellungen, die Sie bei der Einrichtung w\u00e4hlen k\u00f6nnen.  <\/p>\n\n\n\n

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Abschlie\u00dfende Schlussfolgerungen<\/h2>\n\n\n\n

Es ist wichtig, bei der Einrichtung eines Datenraums f\u00fcr Due-Diligence-Pr\u00fcfungen oder andere Gesch\u00e4ftstransaktionen vorauszuplanen. Sie sollten sich \u00fcberlegen, was Ihr Gesch\u00e4ftsprozess beinhalten wird, damit Sie sich entsprechend vorbereiten k\u00f6nnen. Dann k\u00f6nnen Sie die sieben in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, um Ihren Datenraum f\u00fcr Ihre speziellen Bed\u00fcrfnisse einzurichten.<\/p>\n\n\n\n

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