{"id":10986,"date":"2020-11-25T09:25:21","date_gmt":"2020-11-25T09:25:21","guid":{"rendered":"https:\/\/digify.com\/?p=10986"},"modified":"2026-02-27T06:19:44","modified_gmt":"2026-02-27T06:19:44","slug":"virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide\/","title":{"rendered":"Configuraci\u00f3n de salas de datos virtuales para la diligencia debida: Gu\u00eda en 7 pasos"},"content":{"rendered":"

A sala virtual de datos<\/a> (VDR) permite a las organizaciones enviar y almacenar de forma segura documentos confidenciales durante la diligencia debida. Tanto si se trata de una recaudaci\u00f3n de fondos<\/a> o explorando fusiones y adquisiciones (M&A) y otros tipos de operaciones, las VDR pueden ayudar a agilizar y acelerar el proceso de diligencia debida. <\/p>\n\n\n\n

Los documentos revisados en el proceso de diligencia debida pueden incluir estados financieros, tablas de capitalizaci\u00f3n, listas de accionistas, propiedad intelectual (PI), empleados y acuerdos de gesti\u00f3n. Si estos documentos se filtran m\u00e1s all\u00e1 de las partes autorizadas, podr\u00eda dar lugar a una atenci\u00f3n medi\u00e1tica no deseada y afectar a todo el proceso de negociaci\u00f3n. O peor a\u00fan, si los competidores se hacen con estos documentos, podr\u00edan utilizar la informaci\u00f3n para obtener ventaja. <\/p>\n\n\n\n

Utilizando un sala virtual de datos<\/a>, De este modo, te aseguras de que s\u00f3lo acceden a los documentos las personas autorizadas seg\u00fan tus normas y permisos. <\/p>\n\n\n\n

Es importante prepararse con antelaci\u00f3n para asegurarse de que su sala de datos virtual est\u00e1 lista para maximizar la productividad y la seguridad. Aqu\u00ed tienes siete pasos que te ayudar\u00e1n a configurar correctamente tu sala de datos para la diligencia debida y otras transacciones. <\/p>\n\n\n\n

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Paso #1 - Elija una sala de datos que se adapte a sus necesidades  <\/h2>\n\n\n\n

Existe una amplia gama de salas de datos con distintas caracter\u00edsticas y funcionalidades a todos los precios. Esto puede hacer que sea confuso saber cu\u00e1l es la mejor sala de datos virtual para sus necesidades particulares. <\/p>\n\n\n\n

Estos son los factores m\u00e1s cruciales para evaluar qu\u00e9 soluci\u00f3n de VDR debe elegir:<\/p>\n\n\n\n

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Seguridad<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

La seguridad es una de las caracter\u00edsticas m\u00e1s revisadas a la hora de crear una sala virtual de datos para la diligencia debida. \u00bfLe tienta el almacenamiento en la nube? Puede que est\u00e9 comprometiendo la seguridad. <\/p>\n\n\n\n

Para asegurarse de que sus documentos est\u00e1n protegidos durante la diligencia debida, busque un software de sala de datos especialmente dise\u00f1ado para la seguridad. Una sala de datos espec\u00edfica le dar\u00e1 un aspecto m\u00e1s profesional ante sus inversores o compradores. <\/p>\n\n\n\n

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VDR Tip #1:<\/strong>
<\/em>Es posible que desee evitar algunos de los proveedores de almacenamiento en la nube m\u00e1s populares para la debida diligencia. En su lugar, considera soluciones de salas de datos especialmente dise\u00f1adas teniendo en cuenta el flujo de trabajo y la seguridad.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Esto significa que la VDR debe ser capaz de cifrar sus archivos en la sala de datos tanto en almacenamiento como en tr\u00e1nsito. Deber\u00edas tener la opci\u00f3n de activar la verificaci\u00f3n adicional de tus destinatarios para asegurarte de que s\u00f3lo los usuarios autorizados pueden acceder a tus archivos. Deber\u00edas poder establecer permisos de usuario detallados y revocar los derechos de acceso durante cualquier fase del proyecto. Considera tambi\u00e9n si necesitas funciones de seguridad adicionales y gesti\u00f3n de derechos digitales<\/a> herramientas como marcas de agua y otras funciones de visi\u00f3n restringida para desalentar las filtraciones.<\/p>\n\n\n\n

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Flujo de trabajo y facilidad de uso<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Las salas de datos virtuales deben configurarse r\u00e1pidamente y la interfaz debe ser f\u00e1cil de usar. La sala de datos debe estar optimizada para su flujo de trabajo de diligencia debida, como mostrar un acuerdo de confidencialidad\/condiciones de acceso antes de permitir el acceso a los archivos y disponer de funciones de numeraci\u00f3n autom\u00e1tica. Antes de tomar una decisi\u00f3n, no olvide buscar rese\u00f1as de proveedores de salas de datos para conocer la opini\u00f3n de los usuarios sobre la funcionalidad y la experiencia de uso de la VDR, como la facilidad para invitar a usuarios y cargar y organizar documentos. Adem\u00e1s, la mayor\u00eda de los servicios de salas de datos deber\u00edan incluir notificaciones instant\u00e1neas de las cargas de documentos y otras actividades.  <\/p>\n\n\n\n

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VDR Tip #2:<\/strong>
<\/em>Compruebe si las soluciones de salas de datos ofrecen funciones de seguridad clave, como control de acceso, marca de agua, protecci\u00f3n anticopia, caducidad, NDA e informes en una sola plataforma. Si optas por un proveedor que no lo haga, puede que te veas obligado a buscar e instalar por separado herramientas independientes, lo que puede complicar tu flujo de trabajo.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Informes<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Aseg\u00farate de tener acceso a un historial detallado de la actividad de tus usuarios, para poder ver c\u00f3mo, cu\u00e1ndo y durante cu\u00e1nto tiempo los destinatarios han interactuado con tu documento. Esto puede ser \u00fatil para averiguar qu\u00e9 inversores est\u00e1n m\u00e1s comprometidos con el proceso de recordatorios y seguimiento.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Precios<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

El precio es una consideraci\u00f3n habitual a la hora de elegir un proveedor de software de salas de datos. Averig\u00fce c\u00f3mo dependen los planes de precios del n\u00famero de personas que pueden crear salas de datos, el n\u00famero de salas de datos que se pueden crear y cu\u00e1ntos destinatarios pueden ser invitados. Otros factores a tener en cuenta son las funciones de seguridad adicionales que incluye el plan.  <\/p>\n\n\n\n

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Paso #2 - Averiguar qu\u00e9 salas de datos deben utilizarse y en qu\u00e9 fase<\/h2>\n\n\n\n

Algunas empresas crean salas de datos independientes para las distintas fases del proceso de negociaci\u00f3n o en funci\u00f3n del nivel de sensibilidad de los archivos que deben enviarse. Por ejemplo, puedes crear una sala de datos para los teaser decks y otra informaci\u00f3n preliminar durante las primeras fases de la captaci\u00f3n de fondos para enviarlos a un gran n\u00famero de inversores interesados. <\/p>\n\n\n\n

A continuaci\u00f3n, puede disponer de otra VDR para enviar archivos altamente confidenciales con un grupo selecto de inversores que muestren un gran inter\u00e9s por la diligencia debida real. Aseg\u00farese de comprender de antemano cu\u00e1les son sus necesidades particulares para ser lo m\u00e1s productivo y \u00e1gil posible, manteniendo al mismo tiempo el control sobre todos sus documentos.<\/p>\n\n\n\n

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Paso #3 - Siga la lista de comprobaci\u00f3n de diligencia debida<\/h2>\n\n\n\n

Una vez que se encuentre en la fase de diligencia debida, es posible que su inversor principal le entregue una lista de comprobaci\u00f3n de la diligencia. Esto le dar\u00e1 una idea de todos los documentos -  activos de la empresa<\/a>, En el caso de las PYME, se trata de las responsabilidades, los contratos, los beneficios y los posibles problemas que deben prepararse para la diligencia debida.<\/p>\n\n\n\n

En el mejor de los casos, la lista de comprobaci\u00f3n tambi\u00e9n le dar\u00e1 una indicaci\u00f3n de c\u00f3mo organizar su sala de datos virtual. Algunas empresas siguen su propia lista de comprobaci\u00f3n de la diligencia debida<\/a> para preparar la captaci\u00f3n de fondos. En este caso, cuando el inversor pregunte por la diligencia debida, usted ya tendr\u00e1 la informaci\u00f3n preparada para ayudar a acelerar el proceso global. Algunos inversores pueden sentirse c\u00f3modos accediendo a una sala de datos preparada de antemano y pedirte informaci\u00f3n adicional. <\/p>\n\n\n\n

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Paso #4 - Crear y organizar la sala de datos con una estructura de archivos<\/h2>\n\n\n\n

Utilizando la lista de comprobaci\u00f3n de diligencia debida, puede crear una estructura de archivos para organizar la sala de datos. Es importante asegurarse de que todo el mundo pueda encontrar los archivos que necesita, especialmente cuando se env\u00eda un gran n\u00famero de archivos con m\u00faltiples interesados. Prestar la debida atenci\u00f3n a las convenciones de denominaci\u00f3n de archivos, categorizaci\u00f3n, ordenaci\u00f3n e indexaci\u00f3n es esencial para mantener la organizaci\u00f3n. Este \u00edndice debe corresponderse con su lista de comprobaci\u00f3n de diligencia debida. <\/p>\n\n\n\n

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VDR Tip #3:
<\/strong><\/em>Busque un software de sala de datos que incluya una funci\u00f3n de indexaci\u00f3n de archivos. La indexaci\u00f3n de archivos es un m\u00e9todo que facilita el acceso a un archivo mediante la creaci\u00f3n autom\u00e1tica de un n\u00famero de \u00edndice para localizarlo. Este n\u00famero se renumerar\u00e1 autom\u00e1ticamente cuando reorganice los archivos si modifica su lista de comprobaci\u00f3n de diligencia debida, lo que le ahorrar\u00e1 tiempo y esfuerzo.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Paso #5 - Establecer los niveles de acceso, permisos y configuraci\u00f3n de seguridad <\/h2>\n\n\n\n

Decida qu\u00e9 permisos de acceso debe conceder a cada una de las partes interesadas. Tendr\u00e1s que tener en cuenta los siguientes factores para elegir la configuraci\u00f3n de tu sala de datos:<\/p>\n\n\n\n

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Control de acceso<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Preg\u00fantese si quiere que s\u00f3lo unas pocas personas puedan acceder a los archivos o si quiere conceder m\u00e1s flexibilidad a los inversores. Los distintos proveedores de salas de datos disponen de diferentes funciones para abordar la flexibilidad en el control de acceso, como el bloqueo del acceso a un determinado dominio.<\/p>\n\n\n\n

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Imprimir y descargar<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Deber\u00eda poder elegir si permite a los destinatarios descargar e imprimir documentos. <\/p>\n\n\n\n

Tenga en cuenta que las salas de datos no pueden controlar los documentos una vez descargados e impresos. Por lo tanto, si permite que los destinatarios descarguen sus documentos, debe estar seguro de que no habr\u00e1 consecuencias de que la informaci\u00f3n de estos documentos salga a la luz. En caso de duda, aplique marcas de agua din\u00e1micas a sus documentos. <\/p>\n\n\n\n

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A\u00f1adir marcas de agua y acuerdos de acceso<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Antes de cargar los archivos m\u00e1s sensibles en tu sala de datos, comprueba si puedes a\u00f1adir marcas de agua a los documentos. Esto ayudar\u00e1 a disuadir a los destinatarios de enviar estos documentos incluso despu\u00e9s de descargarlos. Algunos proveedores de salas de datos tambi\u00e9n ofrecen la posibilidad de presentar acuerdos de condiciones de acceso para que los destinatarios los acepten antes de ver los documentos. Estas medidas son especialmente \u00fatiles para garantizar protecci\u00f3n de la propiedad intelectual<\/a> durante la fase de diligencia debida.      <\/p>\n\n\n\n

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Paso #6 - Reunir los documentos necesarios y cargarlos<\/h2>\n\n\n\n

Una vez definida la configuraci\u00f3n de seguridad de la sala de datos, es hora de cargar los documentos. En ocasiones, puede que tenga que revisar y eliminar informaci\u00f3n confidencial. Si este es el caso, aseg\u00farate de notificarlo previamente a tus inversores de buena fe. <\/p>\n\n\n\n

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Paso #7 - Invita a tus inversores a la sala de datos<\/h2>\n\n\n\n

Dependiendo de la fase del proceso de diligencia debida, puede invitar a los inversores a la sala de datos espec\u00edfica que haya configurado para ellos. Normalmente hay varios permisos y configuraciones de caducidad que puede elegir durante la configuraci\u00f3n.  <\/p>\n\n\n\n

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Conclusiones<\/h2>\n\n\n\n

Es importante planificar con antelaci\u00f3n la creaci\u00f3n de una sala de datos para la diligencia debida o cualquier otra transacci\u00f3n comercial. Deber\u00e1 tener en cuenta lo que implicar\u00e1 su proceso de negociaci\u00f3n para poder prepararse en consecuencia. A continuaci\u00f3n, puede seguir los siete pasos descritos en este art\u00edculo para configurar su sala de datos seg\u00fan sus necesidades espec\u00edficas.<\/p>\n\n\n\n

Los servicios de sala de datos virtual de Digify son r\u00e1pidos y f\u00e1ciles de configurar para la diligencia debida en la recaudaci\u00f3n de fondos, fusiones y adquisiciones y otras operaciones complejas. <\/p>\n\n\n\n

Los an\u00e1lisis de la sala de datos de Digify pueden ofrecerle informaci\u00f3n sobre la interacci\u00f3n de los inversores con sus documentos. Saber qui\u00e9n accede a tus documentos con m\u00e1s frecuencia y durante m\u00e1s tiempo puede ayudarte a identificar a aquellos que tienen m\u00e1s probabilidades de invertir y llevar la operaci\u00f3n a la siguiente fase.
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Aprenda a configurar correctamente una sala de datos para la diligencia debida.<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":11018,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[29],"tags":[38],"class_list":["post-10986","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","tag-virtual-data-room"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10986"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":38973,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986\/revisions\/38973"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/11018"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10986"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10986"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10986"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}