\u00bfQu\u00e9 es la seguridad de los documentos?<\/h2>\n\n\n\n
La seguridad de los documentos abarca diferentes medidas dise\u00f1adas para proteger el acceso y desalentar el uso indebido de sus documentos PDF o de otro tipo.<\/p>\n\n\n\n
Las medidas de seguridad que se suelen utilizar son:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Protecci\u00f3n por contrase\u00f1a <\/li>\n\n\n\n
- Marca de agua<\/li>\n\n\n\n
- Caducidad, autodestrucci\u00f3n y restricci\u00f3n de acceso a los documentos<\/li>\n\n\n\n
- Gesti\u00f3n de derechos digitales: Restricci\u00f3n de copia, impresi\u00f3n o reenv\u00edo <\/li>\n\n\n\n
- Seguimiento documental de qui\u00e9n ha visto<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<\/div>\n\n\n\n
Protecci\u00f3n de PDF mediante contrase\u00f1a<\/h2>\n\n\n\n
La protecci\u00f3n mediante contrase\u00f1a es una de las medidas m\u00e1s sencillas que se pueden tomar para proteger un PDF u otro tipo de archivo. Aunque una contrase\u00f1a no es en absoluto un sistema de seguridad perfecto, pone un paso m\u00e1s en el camino de cualquiera que intente acceder indebidamente a un documento.<\/p>\n\n\n\n
A veces la gente encuentra archivos por accidente, o en otras ocasiones, alguien puede intentar deliberadamente acceder a documentos que no deber\u00eda ver. Piensa en situaciones como las carpetas compartidas o los ordenadores compartidos en una oficina y ver\u00e1s c\u00f3mo los archivos pueden llegar m\u00e1s lejos de lo previsto.<\/p>\n\n\n\n
La comunicaci\u00f3n de la contrase\u00f1a del archivo puede ser un paso algo engorroso. Lo normal es enviar el propio archivo por un medio y, a continuaci\u00f3n, enviar la contrase\u00f1a por otro canal. Por supuesto, dependiendo de los canales que utilices para la comunicaci\u00f3n, es posible que la contrase\u00f1a se difunda m\u00e1s de lo previsto, y nada impide que alguien la comparta con otra persona.<\/p>\n\n\n\n
No obstante, proteger su PDF con una contrase\u00f1a<\/a> es una de las medidas m\u00e1s sencillas que puede tomar para disuadir del acceso indebido a los documentos, y puede ser especialmente eficaz en combinaci\u00f3n con otras medidas de seguridad.<\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nMarca de agua<\/h2>\n\n\n\n
Una de las medidas originales de seguridad de los documentos, que se encuentra ya en el siglo XIII, es la marca de agua de documentos<\/a>. La marca de agua se ha utilizado tradicionalmente para reclamar la propiedad de documentos o como marca comercial, pero en el \u00e1mbito digital tiene otras aplicaciones.<\/p>\n\n\n\n
Por ejemplo, es posible que desee desalentar la filtraci\u00f3n de documentos confidenciales e incluir alg\u00fan medio de trazabilidad en caso de que esos documentos se difundan m\u00e1s de lo previsto. Una estrategia consiste en poner una marca de agua en los documentos digitales con la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico del destinatario, indicando as\u00ed el origen de la filtraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Una segunda aplicaci\u00f3n, m\u00e1s b\u00e1sica, es comunicar la clasificaci\u00f3n del documento para que los destinatarios sepan c\u00f3mo debe tratarse. Alguien puede ser mucho m\u00e1s cuidadoso con el tratamiento que da a un documento con marca de agua \u201cconfidencial\u201d de lo que ser\u00eda si no hubiera marca de agua.<\/p>\n\n\n\n
En tercer lugar, la marca de agua puede seguir utiliz\u00e1ndose en el sentido tradicional, para reclamar la propiedad de un documento.<\/p>\n\n\n
\n![\"\"](\"\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/Watermark-1-1024x677.png\")
Marca de agua central con el correo electr\u00f3nico del destinatario<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n <\/div>\n\n\n\nCaducidad y autodestrucci\u00f3n de documentos<\/h2>\n\n\n\n
Existen muchas aplicaciones posibles para revocar el acceso a un documento o limitarlo para que no est\u00e9 disponible de forma permanente para los destinatarios de un documento. Por ejemplo, considere estos posibles escenarios:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Un empleado ha dejado la empresa o la relaci\u00f3n con un contratista se ha deteriorado. Quieres asegurarte de que ya no pueden acceder a documentos potencialmente confidenciales.<\/li>\n\n\n\n
- Tienes un proyecto durante el cual es necesario acceder a informaci\u00f3n sensible, pero no quieres que se acceda a esa informaci\u00f3n de forma continuada.<\/li>\n\n\n\n
- Tiene un contrato o licitaci\u00f3n en curso cuya oferta s\u00f3lo es v\u00e1lida durante un periodo de tiempo determinado. No quiere que se pueda acceder a la oferta una vez transcurrido el plazo.<\/li>\n\n\n\n
- Desea evitar que un enlace se reutilice tras la descarga de un documento.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Todas estas situaciones pueden gestionarse mediante caducidad del documento<\/a>, La seguridad de los documentos es una de las prioridades de las empresas, con funciones de revocaci\u00f3n de acceso y autodestrucci\u00f3n. De hecho, muchas empresas prefieren utilizar estas restricciones de acceso como parte normal de sus pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n de documentos, porque de lo contrario, una vez que se env\u00eda un documento, a menudo se pierde completamente el control sobre \u00e9l.<\/p>\n\n\n\n
Una vez m\u00e1s, este tipo de caracter\u00edsticas suelen mejorar significativamente la seguridad de los documentos cuando se utilizan junto con otra u otras caracter\u00edsticas de seguridad. <\/p>\n\n\n\n
<\/div>\n\n\n\nGesti\u00f3n de derechos digitales (DRM)<\/h2>\n\n\n\n
La gesti\u00f3n de derechos digitales (DRM) permite controlar lo que el lector puede hacer con el documento. La DRM suele aplicarse a documentos que contienen informaci\u00f3n sensible o propiedad intelectual que el propietario del documento no quiere que se copie o difunda.<\/p>\n\n\n\n
Por ejemplo, si ha escrito un curso o un libro electr\u00f3nico, querr\u00e1 proteger su propiedad intelectual para asegurarse de que nadie lo copie y saque provecho de ello. Si tienes documentos confidenciales que necesitas enviar para una diligencia debida, querr\u00e1s asegurarte de que esos documentos no lleguen m\u00e1s all\u00e1 de los destinatarios previstos.<\/p>\n\n\n\n
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