{"id":10986,"date":"2020-11-25T09:25:21","date_gmt":"2020-11-25T09:25:21","guid":{"rendered":"https:\/\/digify.com\/?p=10986"},"modified":"2026-02-27T06:19:44","modified_gmt":"2026-02-27T06:19:44","slug":"virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/fr\/virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide\/","title":{"rendered":"Mise en place d'une salle de donn\u00e9es virtuelle pour la diligence raisonnable : Un guide en 7 \u00e9tapes"},"content":{"rendered":"

A salle de donn\u00e9es virtuelle<\/a> (VDR) permet aux organisations d'envoyer et de stocker en toute s\u00e9curit\u00e9 des documents confidentiels au cours de la proc\u00e9dure de diligence raisonnable. Qu'il s'agisse d'une collecte de fonds pour les startups<\/a> Les VDR peuvent contribuer \u00e0 rationaliser et \u00e0 acc\u00e9l\u00e9rer le processus de diligence raisonnable. <\/p>\n\n\n\n

Les documents examin\u00e9s dans le cadre de la proc\u00e9dure de diligence raisonnable peuvent inclure des \u00e9tats financiers, des tableaux de capitalisation, des listes d'actionnaires, des accords de propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle, des accords avec les employ\u00e9s et des accords de gestion. Si ces documents venaient \u00e0 \u00eatre divulgu\u00e9s au-del\u00e0 des parties autoris\u00e9es, cela pourrait attirer l'attention des m\u00e9dias et affecter l'ensemble du processus de n\u00e9gociation. Pire encore, si des concurrents mettent la main sur ces documents, ils peuvent utiliser ces informations pour prendre l'avantage. <\/p>\n\n\n\n

En utilisant un salle de donn\u00e9es virtuelle<\/a>, Vous vous assurez ainsi que les documents ne sont accessibles qu'aux personnes autoris\u00e9es, conform\u00e9ment \u00e0 vos r\u00e8gles et permissions. <\/p>\n\n\n\n

Il est important de se pr\u00e9parer \u00e0 l'avance pour s'assurer que votre salle de donn\u00e9es virtuelle est pr\u00eate \u00e0 maximiser la productivit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9. Voici sept \u00e9tapes qui vous aideront \u00e0 configurer correctement votre salle de donn\u00e9es pour la due diligence et d'autres transactions. <\/p>\n\n\n\n

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\u00c9tape #1 - Choisir une salle de donn\u00e9es adapt\u00e9e \u00e0 vos besoins  <\/h2>\n\n\n\n

Il existe un large \u00e9ventail de salles de donn\u00e9es dot\u00e9es de caract\u00e9ristiques et de fonctionnalit\u00e9s diverses, \u00e0 tous les niveaux de prix. Il peut donc \u00eatre difficile de savoir quelle est la meilleure salle de donn\u00e9es virtuelle pour vos besoins particuliers. <\/p>\n\n\n\n

Voici les facteurs les plus importants pour \u00e9valuer la solution VDR que vous devez choisir :<\/p>\n\n\n\n

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S\u00e9curit\u00e9<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

La s\u00e9curit\u00e9 est l'une des caract\u00e9ristiques les plus \u00e9tudi\u00e9es lorsqu'il s'agit de mettre en place une salle de donn\u00e9es virtuelle dans le cadre d'une proc\u00e9dure de diligence raisonnable. Vous \u00eates tent\u00e9 d'utiliser le stockage en nuage ? Vous risquez de compromettre la s\u00e9curit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Pour garantir la protection de vos documents au cours de l'audit pr\u00e9alable, recherchez un logiciel de salle de donn\u00e9es sp\u00e9cialement con\u00e7u pour la s\u00e9curit\u00e9. Une salle de donn\u00e9es con\u00e7ue \u00e0 cet effet vous fera para\u00eetre plus professionnel aux yeux de vos investisseurs ou de vos acheteurs. <\/p>\n\n\n\n

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Conseil VDR #1 :<\/strong>
<\/em>Vous pouvez \u00e9viter certains des fournisseurs de stockage en nuage les plus populaires pour des raisons de diligence raisonnable. En revanche, il est pr\u00e9f\u00e9rable d'opter pour des solutions de data room sp\u00e9cialement con\u00e7ues pour assurer le flux de travail et la s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Cela signifie que le VDR doit \u00eatre en mesure de crypter vos fichiers dans la salle de donn\u00e9es, \u00e0 la fois pendant le stockage et en transit. Vous devez avoir la possibilit\u00e9 d'activer une v\u00e9rification suppl\u00e9mentaire pour vos destinataires afin de vous assurer que seuls les utilisateurs autoris\u00e9s peuvent acc\u00e9der \u00e0 vos fichiers. Vous devez pouvoir d\u00e9finir des autorisations d\u00e9taill\u00e9es pour les utilisateurs et r\u00e9voquer les droits d'acc\u00e8s \u00e0 n'importe quel stade de votre projet. D\u00e9terminez \u00e9galement si vous avez besoin de fonctions de s\u00e9curit\u00e9 suppl\u00e9mentaires et gestion des droits num\u00e9riques<\/a> des outils tels que les filigranes et d'autres fonctions de visualisation restreinte pour d\u00e9courager les fuites.<\/p>\n\n\n\n

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Flux de travail et facilit\u00e9 d'utilisation<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Les salles de donn\u00e9es virtuelles doivent \u00eatre rapides \u00e0 mettre en place et l'interface doit \u00eatre conviviale. La salle de donn\u00e9es doit \u00eatre optimis\u00e9e pour votre flux de travail de due diligence, par exemple en affichant un NDA\/des conditions d'acc\u00e8s avant d'autoriser l'acc\u00e8s aux fichiers, et en disposant de fonctions de num\u00e9rotation automatique. Avant de prendre votre d\u00e9cision, n'oubliez pas de consulter les avis sur les fournisseurs de data room pour savoir ce que les utilisateurs pensent de la fonctionnalit\u00e9 et de l'exp\u00e9rience d'utilisation du VDR, par exemple la facilit\u00e9 avec laquelle il est possible d'inviter des utilisateurs, de t\u00e9l\u00e9charger et d'organiser des documents. En outre, la plupart des services de salles de donn\u00e9es devraient inclure des notifications instantan\u00e9es de t\u00e9l\u00e9chargement de documents et d'autres activit\u00e9s.  <\/p>\n\n\n\n

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\"Guide<\/figure>
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Conseil VDR #2 :<\/strong>
<\/em>V\u00e9rifiez si vos solutions de data room offrent des fonctions de s\u00e9curit\u00e9 essentielles telles que le contr\u00f4le d'acc\u00e8s, le filigrane, la protection contre la copie, l'expiration, l'accord de confidentialit\u00e9 et la cr\u00e9ation de rapports au sein d'une seule et m\u00eame plateforme. Si vous optez pour un fournisseur qui ne le fait pas, vous serez peut-\u00eatre oblig\u00e9 de trouver et d'installer s\u00e9par\u00e9ment des outils autonomes, ce qui risque de compliquer votre flux de travail.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Rapports<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Assurez-vous d'avoir acc\u00e8s \u00e0 un historique d\u00e9taill\u00e9 de l'activit\u00e9 de vos utilisateurs, afin de savoir comment, quand et pendant combien de temps vos destinataires se sont int\u00e9ress\u00e9s \u00e0 votre document. Cela peut s'av\u00e9rer utile lorsque vous souhaitez savoir quels investisseurs sont les plus engag\u00e9s dans le processus de rappel et de suivi.<\/p>\n\n\n\n

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Tarification<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Le prix est un \u00e9l\u00e9ment fr\u00e9quemment pris en consid\u00e9ration lors du choix d'un fournisseur de logiciel de data room. Renseignez-vous sur la fa\u00e7on dont les plans tarifaires d\u00e9pendent du nombre de personnes qui peuvent cr\u00e9er des espaces de donn\u00e9es, du nombre d'espaces de donn\u00e9es qui peuvent \u00eatre cr\u00e9\u00e9s et du nombre de destinataires qui peuvent \u00eatre invit\u00e9s. Parmi les autres facteurs \u00e0 prendre en consid\u00e9ration, citons les fonctions de s\u00e9curit\u00e9 suppl\u00e9mentaires propos\u00e9es dans le cadre du plan.  <\/p>\n\n\n\n

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\u00c9tape #2 - D\u00e9terminer quelles salles de donn\u00e9es doivent \u00eatre utilis\u00e9es \u00e0 quel stade<\/h2>\n\n\n\n

Certaines entreprises cr\u00e9ent des salles de donn\u00e9es distinctes pour les diff\u00e9rentes \u00e9tapes du processus de n\u00e9gociation ou en fonction du degr\u00e9 de sensibilit\u00e9 des fichiers \u00e0 envoyer. Par exemple, vous pouvez cr\u00e9er une salle de donn\u00e9es pour les teaser decks et autres informations pr\u00e9liminaires pendant les premi\u00e8res \u00e9tapes de la collecte de fonds, afin de les envoyer \u00e0 un grand nombre d'investisseurs int\u00e9ress\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n

Vous pouvez ensuite disposer d'un autre VDR pour envoyer des fichiers hautement confidentiels \u00e0 un groupe restreint d'investisseurs qui manifestent un vif int\u00e9r\u00eat pour l'audit pr\u00e9alable proprement dit. Assurez-vous de bien comprendre vos besoins particuliers au pr\u00e9alable afin d'\u00eatre aussi productif et rationnel que possible tout en gardant le contr\u00f4le sur tous vos documents.<\/p>\n\n\n\n

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\u00c9tape #3 - Suivre la liste de contr\u00f4le de la diligence raisonnable<\/h2>\n\n\n\n

Une fois que vous \u00eates dans la phase de diligence raisonnable, votre investisseur principal peut vous remettre une liste de contr\u00f4le de diligence. Cette liste vous donnera une id\u00e9e de tous les documents...  actifs de l'entreprise<\/a>, Il s'agit d'un ensemble d'\u00e9l\u00e9ments, tels que les droits de propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle, les responsabilit\u00e9s, les contrats, les avantages et les probl\u00e8mes potentiels, qui doivent \u00eatre pr\u00e9par\u00e9s dans le cadre de la diligence raisonnable.<\/p>\n\n\n\n

Dans l'id\u00e9al, la liste de contr\u00f4le vous donnera \u00e9galement des indications sur la mani\u00e8re d'organiser votre salle de donn\u00e9es virtuelle. Certaines entreprises suivent leur propre liste de contr\u00f4le de la diligence raisonnable<\/a> pour se pr\u00e9parer \u00e0 la collecte de fonds. Dans ce cas, lorsque l'investisseur pose des questions sur la diligence raisonnable, vous disposez d\u00e9j\u00e0 des informations n\u00e9cessaires pour acc\u00e9l\u00e9rer le processus global. Certains investisseurs peuvent se sentir \u00e0 l'aise en acc\u00e9dant \u00e0 une salle de donn\u00e9es pr\u00e9par\u00e9e \u00e0 l'avance et vous demander des informations suppl\u00e9mentaires. <\/p>\n\n\n\n

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\u00c9tape #4 - Cr\u00e9er et organiser la salle de donn\u00e9es avec une structure de fichiers<\/h2>\n\n\n\n

\u00c0 l'aide de la liste de contr\u00f4le de la diligence raisonnable, vous pouvez cr\u00e9er une structure de fichiers pour organiser la salle de donn\u00e9es. Il est important de veiller \u00e0 ce que chacun puisse trouver les fichiers dont il a besoin, en particulier lors de l'envoi d'un grand nombre de fichiers \u00e0 de multiples parties prenantes. Pour maintenir l'organisation, il est essentiel de pr\u00eater une attention particuli\u00e8re aux conventions de d\u00e9nomination des fichiers, \u00e0 la cat\u00e9gorisation, \u00e0 l'ordre et \u00e0 l'indexation. Cet index doit correspondre \u00e0 votre liste de contr\u00f4le de diligence raisonnable. <\/p>\n\n\n\n

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Conseil VDR #3 :
<\/strong><\/em>Recherchez un logiciel de salle de donn\u00e9es dot\u00e9 d'une fonction d'indexation des fichiers. L'indexation des fichiers est une m\u00e9thode qui rend un fichier facilement accessible en cr\u00e9ant automatiquement un num\u00e9ro d'index pour le localiser. Ce num\u00e9ro sera automatiquement renum\u00e9rot\u00e9 lorsque vous r\u00e9organiserez les fichiers si vous modifiez votre liste de contr\u00f4le de diligence raisonnable, ce qui vous permettra d'\u00e9conomiser du temps et des efforts.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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\u00c9tape #5 - D\u00e9finir les niveaux d'acc\u00e8s, les autorisations et les param\u00e8tres de s\u00e9curit\u00e9 <\/h2>\n\n\n\n

D\u00e9cidez des autorisations d'acc\u00e8s \u00e0 accorder \u00e0 chacune de vos parties prenantes. Les facteurs ci-dessous vous aideront \u00e0 choisir les param\u00e8tres de votre salle de donn\u00e9es :<\/p>\n\n\n\n

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Contr\u00f4le d'acc\u00e8s<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Demandez-vous si vous souhaitez que les fichiers ne soient accessibles qu'\u00e0 quelques personnes ou si vous voulez accorder plus de flexibilit\u00e9 aux investisseurs. Les diff\u00e9rents fournisseurs de salles de donn\u00e9es proposent des fonctionnalit\u00e9s diff\u00e9rentes pour r\u00e9pondre \u00e0 la flexibilit\u00e9 du contr\u00f4le d'acc\u00e8s, comme le verrouillage de l'acc\u00e8s \u00e0 un certain domaine.<\/p>\n\n\n\n

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Impression et t\u00e9l\u00e9chargement<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Vous devriez pouvoir choisir d'autoriser les destinataires \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger et \u00e0 imprimer des documents. <\/p>\n\n\n\n

Notez que les salles de donn\u00e9es ne peuvent pas contr\u00f4ler les documents une fois qu'ils ont \u00e9t\u00e9 t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s et imprim\u00e9s. Par cons\u00e9quent, si vous autorisez les destinataires \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger vos documents, vous devez \u00eatre certain que les informations contenues dans ces documents ne seront pas divulgu\u00e9es. En cas de doute, appliquez des filigranes dynamiques \u00e0 vos documents. <\/p>\n\n\n\n

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Ajout de filigranes et d'accords d'acc\u00e8s<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Avant de t\u00e9l\u00e9charger les fichiers les plus sensibles dans votre salle de donn\u00e9es, voyez si vous pouvez ajouter des filigranes \u00e0 vos documents. Vous dissuaderez ainsi les destinataires d'envoyer ces documents m\u00eame apr\u00e8s les avoir t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s. Certains fournisseurs de data room offrent \u00e9galement la possibilit\u00e9 de pr\u00e9senter des conditions d'acc\u00e8s que les destinataires doivent accepter avant de consulter les documents. Ces mesures sont particuli\u00e8rement utiles pour garantir protection de la propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle<\/a> au cours de la phase de diligence raisonnable.      <\/p>\n\n\n\n

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\u00c9tape #6 - Rassembler les documents n\u00e9cessaires et les t\u00e9l\u00e9charger<\/h2>\n\n\n\n

Une fois que vous avez d\u00e9fini les param\u00e8tres de s\u00e9curit\u00e9 de votre espace de donn\u00e9es, il est temps de t\u00e9l\u00e9charger vos documents. Il peut arriver que vous ayez besoin de v\u00e9rifier et d'expurger des informations sensibles. Si c'est le cas, veillez \u00e0 en informer vos investisseurs \u00e0 l'avance et en toute bonne foi. <\/p>\n\n\n\n

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\u00c9tape #7 - Inviter vos investisseurs dans la data room<\/h2>\n\n\n\n

En fonction de l'\u00e9tape du processus de diligence raisonnable, vous pouvez inviter les investisseurs dans la salle de donn\u00e9es sp\u00e9cifique que vous avez mise en place pour eux. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, vous pouvez choisir diverses autorisations et param\u00e8tres d'expiration lors de la configuration.  <\/p>\n\n\n\n

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Derniers enseignements<\/h2>\n\n\n\n

Il est important de planifier \u00e0 l'avance la mise en place d'une salle de donn\u00e9es dans le cadre d'une due diligence ou de toute autre transaction commerciale. Vous devez garder \u00e0 l'esprit ce que votre processus de n\u00e9gociation impliquera afin de vous pr\u00e9parer en cons\u00e9quence. Vous pouvez ensuite suivre les sept \u00e9tapes d\u00e9crites dans cet article pour mettre en place votre salle de donn\u00e9es en fonction de vos besoins sp\u00e9cifiques.<\/p>\n\n\n\n

Les services de salle de donn\u00e9es virtuelle de Digify sont rapides et faciles \u00e0 mettre en place pour la due diligence dans le cadre de lev\u00e9es de fonds, de fusions et d'acquisitions et d'autres transactions complexes. <\/p>\n\n\n\n

L'analyse de la salle des donn\u00e9es de Digify peut vous donner des indications sur l'engagement des investisseurs vis-\u00e0-vis de vos documents. Savoir qui acc\u00e8de \u00e0 vos documents le plus souvent et le plus longtemps peut vous aider \u00e0 identifier ceux qui sont les plus susceptibles d'investir et de faire passer l'affaire \u00e0 l'\u00e9tape suivante.
Commencez \u00e0 cr\u00e9er une salle de donn\u00e9es en quelques minutes en d\u00e9marrant une Essai gratuit de 7 jours<\/a> des salles de donn\u00e9es virtuelles de Digify. <\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

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