{"id":10986,"date":"2020-11-25T09:25:21","date_gmt":"2020-11-25T09:25:21","guid":{"rendered":"https:\/\/digify.com\/?p=10986"},"modified":"2026-02-27T06:19:44","modified_gmt":"2026-02-27T06:19:44","slug":"virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide\/","title":{"rendered":"Penyiapan ruang data virtual untuk uji tuntas: Panduan 7 langkah"},"content":{"rendered":"

A ruang data virtual<\/a> (VDR) memungkinkan organisasi untuk mengirim dan menyimpan dokumen rahasia dengan aman selama uji tuntas. Apakah Anda sedang melalui proses penggalangan dana startup<\/a> atau menjajaki merger dan akuisisi (M&A) dan jenis transaksi lainnya, VDR dapat membantu merampingkan dan mempercepat proses uji tuntas. <\/p>\n\n\n\n

Dokumen yang ditinjau dalam proses uji tuntas dapat mencakup laporan keuangan, tabel batas, daftar pemegang saham, kekayaan intelektual (KI), karyawan, dan perjanjian manajemen. Jika dokumen-dokumen ini bocor di luar pihak yang berwenang, hal ini dapat mengakibatkan perhatian media yang tidak diinginkan dan mempengaruhi seluruh proses pembuatan kesepakatan. Atau lebih buruk lagi, jika pesaing mendapatkan dokumen-dokumen ini, mereka dapat menggunakan informasi tersebut untuk mendapatkan keuntungan. <\/p>\n\n\n\n

Dengan menggunakan ruang data virtual<\/a>, Anda memastikan bahwa dokumen hanya diakses oleh orang yang berwenang sesuai dengan aturan dan izin Anda. <\/p>\n\n\n\n

Sangat penting untuk mempersiapkannya terlebih dahulu untuk memastikan ruang data virtual Anda siap untuk memaksimalkan produktivitas dan keamanan. Berikut ini tujuh langkah untuk membantu Anda menyiapkan ruang data dengan benar untuk uji tuntas dan transaksi lainnya. <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #1 - Pilih ruang data yang sesuai dengan kebutuhan Anda  <\/h2>\n\n\n\n

Ada berbagai macam ruang data dengan berbagai fitur dan fungsionalitas pada setiap titik harga. Hal ini bisa membingungkan untuk mengetahui ruang data virtual apa yang terbaik untuk kebutuhan khusus Anda. <\/p>\n\n\n\n

Berikut ini adalah faktor yang paling penting untuk mengevaluasi solusi VDR yang harus Anda pilih:<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Keamanan<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Keamanan adalah salah satu fitur yang paling banyak ditinjau dalam hal menyiapkan ruang data virtual untuk uji tuntas. Tergoda untuk menggunakan penyimpanan awan? Anda mungkin mengorbankan keamanan. <\/p>\n\n\n\n

Untuk memastikan bahwa dokumen Anda terlindungi selama uji tuntas, carilah perangkat lunak ruang data yang dibuat khusus untuk keamanan. Ruang data yang dibuat khusus akan membuat Anda terlihat lebih profesional di mata investor atau pembeli. <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
\n
\n
\"Panduan<\/figure>
\n

Tip VDR #1:<\/strong>
<\/em>Anda mungkin ingin menghindari beberapa penyedia penyimpanan awan yang lebih populer untuk uji tuntas. Sebagai gantinya, pertimbangkan solusi ruang data yang dirancang khusus dengan mempertimbangkan alur kerja dan keamanan.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Ini berarti bahwa VDR harus dapat mengenkripsi file Anda di ruang data baik dalam penyimpanan maupun dalam perjalanan. Anda harus memiliki opsi untuk mengaktifkan verifikasi tambahan untuk penerima Anda untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses file Anda. Anda harus dapat mengatur izin pengguna secara terperinci dan mencabut hak akses selama tahap apa pun dalam proyek Anda. Pertimbangkan juga jika Anda membutuhkan fitur keamanan tambahan dan manajemen hak digital<\/a> seperti tanda air dan fungsi tampilan terbatas lainnya untuk mencegah kebocoran.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Alur kerja & kemudahan penggunaan<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Ruang data virtual harus cepat disiapkan dan antarmukanya harus mudah digunakan. Ruang data harus dioptimalkan untuk alur kerja uji tuntas Anda, seperti menampilkan NDA\/Terms of Access sebelum mengizinkan akses ke file, dan memiliki fitur penomoran otomatis. Sebelum mengambil keputusan, ingatlah untuk mencari ulasan penyedia ruang data untuk mempelajari bagaimana pengguna melaporkan fungsionalitas dan pengalaman menggunakan VDR, seperti betapa mudahnya mengundang pengguna dan mengunggah serta mengatur dokumen. Selain itu, sebagian besar layanan ruang data harus menyertakan pemberitahuan instan tentang pengunggahan dokumen dan aktivitas lainnya.  <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
\"Panduan<\/figure>
\n

Tip VDR #2:<\/strong>
<\/em>Lihat apakah solusi ruang data Anda menawarkan fitur keamanan utama seperti kontrol akses, penandaan air, perlindungan salinan, masa berlaku, NDA, dan pelaporan dalam satu platform. Jika Anda memilih penyedia yang tidak menawarkannya, Anda mungkin terpaksa harus mencari dan memasang alat bantu mandiri secara terpisah, yang bisa membuat alur kerja Anda menjadi lebih rumit.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Pelaporan<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Pastikan Anda memiliki akses ke riwayat aktivitas pengguna Anda secara mendetail, sehingga Anda dapat melihat bagaimana, kapan, dan untuk berapa lama penerima terlibat dengan dokumen Anda. Hal ini dapat membantu ketika Anda ingin mengetahui investor mana yang paling terlibat dengan proses pengingat dan tindak lanjut.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Harga<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Harga adalah pertimbangan umum ketika memilih penyedia perangkat lunak ruang data. Cari tahu bagaimana paket harga tergantung pada jumlah orang yang dapat membuat ruang data, jumlah ruang data yang dapat dibuat, dan berapa banyak penerima yang dapat diundang. Faktor lain yang perlu dipertimbangkan termasuk fitur keamanan tambahan yang disertakan dalam paket.  <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #2 - Cari tahu ruang data mana yang harus digunakan pada tahap apa<\/h2>\n\n\n\n

Beberapa perusahaan membuat ruang data terpisah untuk berbagai tahap proses pembuatan kesepakatan atau berdasarkan tingkat sensitivitas file yang perlu dikirim. Misalnya, Anda bisa membuat ruang data untuk teaser deck dan informasi awal lainnya selama tahap awal penggalangan dana untuk dikirim ke sejumlah besar investor yang tertarik. <\/p>\n\n\n\n

Anda kemudian dapat memiliki VDR lain untuk mengirim file yang sangat rahasia dengan sekelompok investor tertentu yang menunjukkan minat yang kuat untuk uji tuntas yang sebenarnya. Pastikan Anda memahami kebutuhan khusus Anda terlebih dahulu agar bisa seproduktif dan seefisien mungkin, namun tetap bisa mengontrol semua dokumen Anda.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #3 - Ikuti daftar periksa uji tuntas<\/h2>\n\n\n\n

Setelah Anda berada dalam tahap uji tuntas, calon investor Anda mungkin akan memberikan daftar periksa uji tuntas. Ini akan memberi Anda gambaran tentang semua dokumen -  aset perusahaan<\/a>, kewajiban, kontrak, manfaat, dan potensi masalah - yang perlu dipersiapkan untuk uji tuntas.<\/p>\n\n\n\n

Idealnya, daftar periksa ini juga akan memberi Anda indikasi tentang cara mengatur ruang data virtual Anda. Beberapa bisnis mengikuti cara mereka sendiri daftar periksa uji tuntas<\/a> untuk mempersiapkan penggalangan dana. Dalam hal ini, ketika investor bertanya tentang uji tuntas, Anda sudah memiliki informasi yang siap untuk membantu mempercepat proses secara keseluruhan. Beberapa investor mungkin merasa nyaman mengakses ruang data yang telah disiapkan sebelumnya, dan meminta informasi tambahan kepada Anda. <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #4 - Buat dan atur ruang data dengan struktur file<\/h2>\n\n\n\n

Dengan menggunakan daftar periksa uji tuntas, Anda dapat membuat struktur file untuk mengatur ruang data. Penting untuk memastikan bahwa setiap orang dapat menemukan file yang mereka butuhkan, terutama ketika mengirim file dalam jumlah besar dengan banyak pemangku kepentingan. Perhatian yang tepat terhadap konvensi penamaan file, kategorisasi, pengurutan, dan pengindeksan sangat penting untuk menjaga organisasi. Indeks ini harus sesuai dengan daftar periksa uji tuntas Anda. <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
\"Panduan<\/figure>
\n

Tip VDR #3:
<\/strong><\/em>Carilah perangkat lunak ruang data yang dilengkapi dengan fitur pengindeksan file. Pengindeksan file adalah metode yang membuat file mudah ditemukan dengan secara otomatis membuat nomor indeks untuk mencarinya. Nomor ini akan secara otomatis diganti nomornya ketika Anda mengatur ulang file jika Anda harus mengubah daftar uji tuntas, sehingga menghemat waktu dan tenaga Anda.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #5 - Tetapkan tingkat akses, izin, dan pengaturan keamanan <\/h2>\n\n\n\n

Tentukan izin akses apa yang harus diberikan untuk setiap pemangku kepentingan Anda. Anda sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor di bawah ini untuk membantu Anda memilih pengaturan ruang data:<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Kontrol akses<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Tanyakan pada diri Anda sendiri apakah Anda ingin membuat file dapat diakses oleh beberapa orang saja, atau memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada investor. Penyedia ruang data yang berbeda memiliki fitur yang berbeda untuk menangani fleksibilitas dalam kontrol akses seperti mengunci akses ke domain tertentu.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Mencetak dan mengunduh<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Anda harus dapat memilih apakah akan mengizinkan penerima mengunduh dan mencetak dokumen. <\/p>\n\n\n\n

Perhatikan bahwa ruang data tidak dapat mengontrol dokumen setelah diunduh dan dicetak. Jadi, jika Anda mengizinkan penerima mengunduh dokumen Anda, Anda harus yakin bahwa tidak akan ada konsekuensi dari informasi dalam dokumen ini yang keluar. Jika ragu, terapkan tanda air dinamis pada dokumen Anda. <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Menambahkan tanda air dan perjanjian akses<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Sebelum mengunggah file yang lebih sensitif di ruang data Anda, lihat apakah Anda dapat menambahkan tanda air ke dokumen Anda. Ini akan membantu mencegah penerima untuk mengirim dokumen-dokumen ini bahkan setelah mereka mengunduhnya. Beberapa penyedia ruang data juga menawarkan fungsionalitas untuk menampilkan persyaratan perjanjian akses untuk disetujui oleh penerima sebelum melihat dokumen. Langkah-langkah ini sangat berguna untuk memastikan perlindungan kekayaan intelektual<\/a> selama tahap uji tuntas.      <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #6 - Kumpulkan dokumen yang diperlukan dan unggah<\/h2>\n\n\n\n

Setelah Anda mengetahui pengaturan keamanan untuk ruang data Anda, saatnya mengunggah dokumen Anda. Terkadang Anda mungkin perlu memeriksa dan menyunting informasi sensitif. Jika ini yang terjadi, pastikan Anda memberi tahu investor Anda sebelumnya dengan itikad baik. <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Langkah #7 - Undang investor Anda ke ruang data<\/h2>\n\n\n\n

Bergantung pada tahap proses uji tuntas, Anda bisa mengundang investor ke ruang data spesifik yang telah Anda siapkan untuk mereka. Biasanya ada berbagai pengaturan izin dan masa berlaku yang bisa Anda pilih saat menyiapkannya.  <\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Kesimpulan akhir<\/h2>\n\n\n\n

Sangat penting untuk membuat rencana ke depan saat menyiapkan ruang data untuk uji tuntas atau transaksi bisnis lainnya. Anda perlu mengingat apa saja yang diperlukan dalam proses transaksi Anda sehingga Anda dapat mempersiapkannya dengan baik. Kemudian Anda bisa mengikuti tujuh langkah yang diuraikan dalam artikel ini untuk menyiapkan ruang data untuk kebutuhan spesifik Anda.<\/p>\n\n\n\n

Layanan ruang data virtual Digify cepat dan mudah disiapkan untuk uji tuntas penggalangan dana, M&A, dan transaksi kompleks lainnya. <\/p>\n\n\n\n

Analisis ruang data Digify dapat memberi Anda wawasan tentang keterlibatan investor dengan dokumen Anda. Mengetahui siapa yang paling sering mengakses dokumen Anda dan dalam durasi terlama dapat membantu Anda mengidentifikasi siapa yang paling mungkin berinvestasi dan melanjutkan kesepakatan ke tahap berikutnya.
Mulailah membangun ruang data dalam hitungan menit dengan memulai Uji coba gratis 7 hari<\/a> dari ruang data virtual Digify hari ini. <\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

\"Panduan<\/figure>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Pelajari cara menyiapkan ruang data dengan benar untuk uji tuntas.<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":11018,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[29],"tags":[38],"class_list":["post-10986","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","tag-virtual-data-room"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10986"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":38973,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986\/revisions\/38973"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/media\/11018"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10986"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10986"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/id\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10986"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}