{"id":10986,"date":"2020-11-25T09:25:21","date_gmt":"2020-11-25T09:25:21","guid":{"rendered":"https:\/\/digify.com\/?p=10986"},"modified":"2026-02-27T06:19:44","modified_gmt":"2026-02-27T06:19:44","slug":"virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/virtual-data-room-setup-for-due-diligence-a-7-step-guide\/","title":{"rendered":"Configurazione della sala dati virtuale per la due diligence: Una guida in 7 passi"},"content":{"rendered":"

A sala dati virtuale<\/a> (VDR) consente alle organizzazioni di inviare e archiviare in modo sicuro i documenti riservati durante la due diligence. Sia che stiate affrontando una raccolta fondi per le startup<\/a> o di esplorare fusioni e acquisizioni (M&A) e altri tipi di operazioni, i VDR possono aiutare a semplificare e accelerare il processo di due diligence. <\/p>\n\n\n\n

I documenti esaminati nel processo di due diligence possono includere bilanci, tabelle di capitalizzazione, elenchi di azionisti, propriet\u00e0 intellettuale (IP), accordi con i dipendenti e con i dirigenti. Se questi documenti trapelano al di fuori delle parti autorizzate, potrebbero suscitare un'attenzione mediatica indesiderata e compromettere l'intero processo di negoziazione. O peggio ancora, se i concorrenti entrano in possesso di questi documenti, possono utilizzare le informazioni per ottenere un vantaggio. <\/p>\n\n\n\n

Utilizzando un sala dati virtuale<\/a>, In questo modo si garantisce che i documenti siano accessibili solo alle persone autorizzate, secondo le regole e i permessi stabiliti. <\/p>\n\n\n\n

\u00c8 importante prepararsi in anticipo per assicurarsi che la data room virtuale sia pronta a massimizzare la produttivit\u00e0 e la sicurezza. Ecco sette passi per aiutarvi a impostare correttamente la vostra data room per la due diligence e altre transazioni. <\/p>\n\n\n\n

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Fase #1 - Scegliere una data room adatta alle proprie esigenze  <\/h2>\n\n\n\n

Esiste un'ampia gamma di data room con diverse caratteristiche e funzionalit\u00e0 a tutti i livelli di prezzo. Questo pu\u00f2 rendere confusa la scelta della data room virtuale pi\u00f9 adatta alle vostre esigenze. <\/p>\n\n\n\n

Ecco i fattori pi\u00f9 importanti per valutare quale soluzione VDR scegliere:<\/p>\n\n\n\n

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Sicurezza<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

La sicurezza \u00e8 una delle caratteristiche pi\u00f9 esaminate quando si tratta di creare una data room virtuale per la due diligence. Siete tentati di usare il cloud storage? Potreste compromettere la sicurezza. <\/p>\n\n\n\n

Per garantire che i vostri documenti siano protetti durante la due diligence, cercate un software per data room che sia costruito appositamente per la sicurezza. Una data room appositamente creata vi far\u00e0 apparire pi\u00f9 professionali agli occhi dei vostri investitori o acquirenti. <\/p>\n\n\n\n

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Punta VDR #1:<\/strong>
<\/em>Per motivi di diligenza, si consiglia di evitare alcuni dei pi\u00f9 noti fornitori di cloud storage. Prendete invece in considerazione le soluzioni di data room progettate appositamente per il flusso di lavoro e la sicurezza.<\/p>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Ci\u00f2 significa che il VDR deve essere in grado di crittografare i file nella data room sia durante l'archiviazione che durante il trasferimento. Dovreste avere la possibilit\u00e0 di attivare una verifica aggiuntiva per i vostri destinatari, per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai vostri file. Dovreste poter impostare autorizzazioni dettagliate per gli utenti e revocare i diritti di accesso in qualsiasi fase del progetto. Considerate anche se avete bisogno di ulteriori funzioni di sicurezza e gestione dei diritti digitali<\/a> strumenti come le filigrane e altre funzioni di visualizzazione limitata per scoraggiare le fughe di notizie.<\/p>\n\n\n\n

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Flusso di lavoro e facilit\u00e0 d'uso<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Le sale dati virtuali devono essere rapide da configurare e l'interfaccia deve essere di facile utilizzo. La data room deve essere ottimizzata per il vostro flusso di lavoro di due diligence, come la visualizzazione di un NDA\/termini di accesso prima di consentire l'accesso ai file e la presenza di funzioni di numerazione automatica. Prima di prendere una decisione, ricordate di consultare le recensioni dei fornitori di data room per scoprire come gli utenti valutano le funzionalit\u00e0 e l'esperienza di utilizzo del VDR, ad esempio la facilit\u00e0 di invitare gli utenti e di caricare e organizzare i documenti. Inoltre, la maggior parte dei servizi di data room dovrebbe includere notifiche istantanee del caricamento di documenti e di altre attivit\u00e0.  <\/p>\n\n\n\n

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\"Guida<\/figure>
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Punta VDR #2:<\/strong>
<\/em>Verificate se le soluzioni per data room offrono funzioni di sicurezza fondamentali come il controllo degli accessi, la filigrana, la protezione delle copie, la scadenza, l'NDA e la reportistica in un'unica piattaforma. Se scegliete un fornitore che non lo fa, potreste essere costretti a trovare e installare separatamente strumenti autonomi, rendendo pi\u00f9 complicato il vostro flusso di lavoro.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Segnalazione<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Assicuratevi di avere accesso a una cronologia dettagliata delle attivit\u00e0 dei vostri utenti, in modo da poter vedere come, quando e per quanto tempo i destinatari si sono impegnati con il vostro documento. Questo pu\u00f2 essere utile per scoprire quali investitori sono pi\u00f9 impegnati nel processo di sollecito e follow-up.<\/p>\n\n\n\n

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Prezzi<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Il prezzo \u00e8 una considerazione comune quando si sceglie un fornitore di software per data room. Scoprite come i piani tariffari dipendono dal numero di persone che possono creare sale dati, dal numero di sale dati che possono essere create e dal numero di destinatari che possono essere invitati. Altri fattori da considerare sono le funzioni di sicurezza aggiuntive che vengono fornite con il piano.  <\/p>\n\n\n\n

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Fase #2 - Stabilire quali sale dati devono essere utilizzate in quale fase<\/h2>\n\n\n\n

Alcune aziende creano sale dati separate per le diverse fasi del processo di dealmaking o in base al livello di sensibilit\u00e0 dei file che devono essere inviati. Ad esempio, \u00e8 possibile creare una data room per i teaser deck e altre informazioni preliminari durante le prime fasi della raccolta fondi da inviare a un gran numero di investitori interessati. <\/p>\n\n\n\n

Potete poi disporre di un altro VDR per l'invio di file altamente confidenziali a un gruppo selezionato di investitori che mostrano un forte interesse per la due diligence vera e propria. Assicuratevi di capire in anticipo quali sono le vostre esigenze specifiche per essere il pi\u00f9 produttivi e snelli possibile, mantenendo il controllo su tutti i vostri documenti.<\/p>\n\n\n\n

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Fase #3 - Seguire la lista di controllo della due diligence<\/h2>\n\n\n\n

Una volta entrati nella fase di due diligence, il vostro investitore principale potrebbe fornirvi una lista di controllo di diligenza. Questa lista vi dar\u00e0 un'idea di tutti i documenti che dovrete compilare.  attivit\u00e0 dell'azienda<\/a>, responsabilit\u00e0, contratti, benefici e potenziali problemi, che devono essere preparati per la due diligence.<\/p>\n\n\n\n

Idealmente, la lista di controllo vi dar\u00e0 anche un'indicazione su come organizzare la vostra sala dati virtuale. Alcune aziende seguono il proprio lista di controllo della due diligence<\/a> per prepararsi alla raccolta di fondi. In questo caso, quando l'investitore chiede la due diligence, avete gi\u00e0 le informazioni pronte per accelerare il processo complessivo. Alcuni investitori potrebbero trovarsi a proprio agio nell'accedere a una data room gi\u00e0 preparata e chiedervi ulteriori informazioni. <\/p>\n\n\n\n

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Fase #4 - Creare e organizzare la sala dati con una struttura di file<\/h2>\n\n\n\n

Utilizzando la lista di controllo della due diligence, \u00e8 possibile creare una struttura di file per organizzare la data room. \u00c8 importante garantire che tutti possano trovare i file di cui hanno bisogno, soprattutto quando si invia un gran numero di file a pi\u00f9 interlocutori. Un'attenzione adeguata alle convenzioni di denominazione dei file, alla categorizzazione, all'ordinamento e all'indicizzazione \u00e8 essenziale per mantenere l'organizzazione. Questo indice dovrebbe corrispondere alla lista di controllo della due diligence. <\/p>\n\n\n\n

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\"Guida<\/figure>
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Punta VDR #3:
<\/strong><\/em>Cercate un software per data room che disponga di una funzione di indicizzazione dei file. L'indicizzazione dei file \u00e8 un metodo che rende un file facilmente reperibile creando automaticamente un numero di indice per individuarlo. Questo numero viene automaticamente rinumerato quando si riorganizzano i file se si modifica la lista di controllo della due diligence, risparmiando tempo e fatica.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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Passo #5 - Impostazione dei livelli di accesso, delle autorizzazioni e delle impostazioni di sicurezza <\/h2>\n\n\n\n

Decidete quali permessi di accesso assegnare a ciascuno dei vostri interlocutori. Per aiutarvi a scegliere le impostazioni della data room, tenete conto dei fattori indicati di seguito:<\/p>\n\n\n\n

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Controllo degli accessi<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Chiedetevi se volete rendere i file accessibili solo a poche persone o se volete garantire una maggiore flessibilit\u00e0 agli investitori. I diversi fornitori di data room hanno caratteristiche diverse per affrontare la flessibilit\u00e0 nel controllo degli accessi, come il blocco dell'accesso a un determinato dominio.<\/p>\n\n\n\n

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Stampa e download<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Dovreste poter scegliere se consentire ai destinatari di scaricare e stampare i documenti. <\/p>\n\n\n\n

Si noti che le sale dati non possono controllare i documenti dopo che sono stati scaricati e stampati. Pertanto, se consentite ai destinatari di scaricare i vostri documenti, dovete essere certi che le informazioni in essi contenute non avranno conseguenze. In caso di dubbio, applicate filigrane dinamiche ai vostri documenti. <\/p>\n\n\n\n

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Aggiunta di filigrane e accordi di accesso<\/strong><\/big><\/h3>\n\n\n\n

Prima di caricare i file pi\u00f9 sensibili nella data room, verificate se \u00e8 possibile aggiungere filigrane ai documenti. Questo aiuter\u00e0 a scoraggiare i destinatari dall'inviare questi documenti anche dopo averli scaricati. Alcuni fornitori di data room offrono anche la possibilit\u00e0 di presentare accordi sui termini di accesso che i destinatari devono accettare prima di visualizzare i documenti. Queste misure sono particolarmente utili per garantire protezione della propriet\u00e0 intellettuale<\/a> durante la fase di due diligence.      <\/p>\n\n\n\n

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Passo #6 - Raccogliere i documenti necessari e caricarli<\/h2>\n\n\n\n

Una volta definite le impostazioni di sicurezza della data room, \u00e8 il momento di caricare i documenti. In alcuni casi potrebbe essere necessario controllare e rivedere le informazioni sensibili. In questo caso, assicuratevi di informare preventivamente i vostri investitori in buona fede. <\/p>\n\n\n\n

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Fase #7 - Invitare gli investitori nella data room<\/h2>\n\n\n\n

A seconda della fase del processo di due diligence, potete invitare gli investitori alla data room specifica che avete impostato per loro. In genere, durante la configurazione si possono scegliere varie impostazioni di autorizzazione e di scadenza.  <\/p>\n\n\n\n

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Considerazioni finali<\/h2>\n\n\n\n

\u00c8 importante pianificare in anticipo la creazione di una data room per la due diligence o per qualsiasi altra transazione commerciale. Dovrete tenere a mente cosa comporter\u00e0 il vostro processo di negoziazione, in modo da potervi preparare di conseguenza. Quindi potete seguire le sette fasi descritte in questo articolo per configurare la data room in base alle vostre esigenze specifiche.<\/p>\n\n\n\n

I servizi di data room virtuale di Digify sono facili e veloci da configurare per la due diligence per la raccolta di fondi, M&A e altre operazioni complesse. <\/p>\n\n\n\n

Le analisi della data room di Digify possono fornirvi informazioni sull'impegno degli investitori nei confronti dei vostri documenti. Sapere chi accede ai vostri documenti con maggiore frequenza e per un periodo pi\u00f9 lungo pu\u00f2 aiutarvi a identificare i soggetti pi\u00f9 propensi a investire e a far passare l'operazione alla fase successiva.
Iniziate a creare una data room in pochi minuti avviando un'applicazione 7 giorni di prova gratuita<\/a> delle sale dati virtuali di Digify. <\/p>\n\n\n\n

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Imparate a configurare correttamente una data room per la due diligence.<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":11018,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[29],"tags":[38],"class_list":["post-10986","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","tag-virtual-data-room"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10986"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":38973,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10986\/revisions\/38973"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media\/11018"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10986"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10986"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging-x.digifyteam.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10986"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}