PDF 與文件到期及自動銷毀：設定一次性連結

您是否曾遇到需要傳送文件，卻不願授予永久存取權限的情況？這種情形常見於必須傳送敏感資訊的企業環境中。

所幸，我們可以授予檔案的臨時存取權限，這意味著收件者僅能在短暫的時間內檢視檔案。以下是您可能需要限制存取權限的情境：

若未設置存取限制，檔案一旦傳出，控制權往往便永久喪失。這些資訊可能落入不當之徒手中，危及內部安全。

有哪些不同類型的存取限制？

限制使用者透過網頁瀏覽器檢視 PDF 或 Word 文件的存取權限，通常有三種方式：

到期功能可限制存取權限至特定日期與時間。例如，此功能適用於需經評估的敏感交易文件，如招標或提案請求書中的文件。設定截止期限有助於談判，因其能營造緊迫感。

為使到期機制發揮作用，日期與時間通常需預先設定數日、數週或數月。務必留意此點，以免因需重新授予存取權限而徒增額外工作量。

自毀計時器因《不可能的任務》系列電影及Snapchat在消費領域的應用而廣為人知，其運作機制是從收件者開啟PDF或其他文件的時刻開始倒數計時。過程中不會出現戲劇性的爆炸場面，文件僅會悄然消失，通常會被替換成顯示「文件已自毀」的提示訊息。

在商業情境中，此功能可用於設定一次性連結，使文件或檔案僅在所需瀏覽時間內保持有效。為確保自毀計時器發揮實效，其設定時長必須極短——最多以分鐘或小時為單位。如此一來，任何人幾乎沒有時間複製文件，例如透過手機拍照存檔。

撤銷是指在檔案被開啟或傳送後，將其存取權限停用或「收回」的操作。當檔案誤發時，此功能可協助撤銷錯誤；或當您需進行關鍵更新時，可藉此防止他人於更新完成前檢視文件。

有時您可能需要在員工離職後，禁止其存取機密資訊；或當合作關係惡化時，切斷外部承包商的存取權限。確保敏感商業資訊不被濫用至關重要，而撤銷存取權限的能力，正是您手中極具價值的工具。

在Google上快速搜尋，便能找到多種免費方案來設定文件到期日或限制存取權限。可供選擇的方案數量眾多，無法在此逐一列舉，但在評估這些服務時，您應提出以下關鍵問題：

一般而言，所謂「免費」服務總有其代價。可能是服務商向您和使用者投放廣告；也可能是文件存取功能僅能使用一次，之後便需重新設定；某些服務僅允許單一使用者管理檔案；更甚者，某些服務背後根本沒有可辨識的營運實體。若發生問題導致文件無法正常存取，您該向誰求助？

當您尋找服務時，請謹記自身資訊的價值。若資訊外洩可能造成災難性後果，我們誠摯建議您選用安全可靠且聲譽良好的軟體。切勿讓您的資訊暴露於風險之中！

今日，Digify 提供完整的 PDF 與文件存取權限管理方案，涵蓋到期設定、自動銷毀及撤銷權限等功能。關鍵在於，我們的服務採用最高等級加密技術保障安全，您可透過控制台全面掌控所有文件存取權限。

讓我們來看看：

您可透過我們的文件到期功能，輕鬆設定檔案在指定日期與時間自動失效。Digify 支援多種檔案類型，例如：

您可以根據需求，在幾個不同層級設定到期日期與時間。

檔案層級到期設定： 可為單一檔案設定特定日期與時間的到期期限。
資料室層級到期設定：您可為整組檔案設定相同的檔案層級到期時間。
資料室的用戶個別到期設定：您可為不同用戶群組設定資料室在各異日期與時間到期。此功能極具實用性，因其他解決方案往往要求您為每個用戶群組建立全新資料室。透過用戶個別設定到期時間，能為您節省大量時間與精力。

Digify創立之初，自動銷毀功能便是我們首批推出的特色之一。媒體稱我們為「不可能任務」應用程式，或「企業版Snapchat」。我們發現這項功能最實用的場景，在於傳送敏感資訊的一次性連結，藉此提升該資訊的安全防護等級。

例如，若設定30分鐘的自動銷毀時限，當使用者檢視文件超過該時限後，相關資訊便會自動銷毀且無法再取得，即使連結被轉發亦然。

您亦可搭配不同存取設定使用自毀選項，包括：

任何持有連結者 + 自毀檔案。凡取得連結者皆可存取您的檔案。自毀計時器將於首位接收者開啟檔案的瞬間啟動。檔案自毀後，任何人都將無法再存取該檔案。
任何持有通行密鑰 + 自毀檔案者。凡持有通行密鑰者皆可存取該檔案。當首位接收者使用您設定的通行密鑰開啟檔案時，自毀計時器將立即啟動。檔案自毀後，任何人都將無法再存取該檔案。
僅限指定對象 + 自動銷毀檔案。僅 受邀收件者能透過您指定的電子郵件地址存取檔案。若您將檔案傳送給多位收件者，每位收件者皆會擁有獨立的自動銷毀計時器，該計時器將於檔案被檢視時啟動。

您選擇的設定可根據自身需求自行決定，但最後一項選項能確保所有需要查看文件的人員皆有充足時間閱讀，且不受他人開啟檔案時間的影響。