在盡職調查期間傳送新創公司的敏感文件存在風險
隨著新創公司日益壯大並積極爭取投資者，向投資人寄送機密文件將變得愈發必要。
潛在投資者可能會要求審閱新創公司的財務資訊、客戶名單，並要求查閱智慧財產權，以了解其投資標的。在評估團隊時，敏感的員工資訊也可能成為考量因素。
當潛在投資者進行更詳盡的盡職調查時，他們可能要求其信賴的顧問（例如律師）一併審閱這些文件。所有這些涉及公司財務、專有及智慧財產權資訊的傳送行為，都應令您感到不安。若處理不當，可能導致PDF檔案與文件遭竊取，進而損害公司利益。
您可透過眾多免費或低成本服務對文件與PDF檔案施加管控。但唯有整合文件追蹤功能，方能對關鍵文件保持實質掌控。PDF與文件追蹤機制能讓您掌握以下資訊：誰在存取您的文件、存取地點以及存取時長。
PDF與文件追蹤功能讓您全程掌控
PDF與文件追蹤功能讓您能掌控文件的檢視權限與使用方式，同時還能監控他人檢視文件的時間長短。
限制他人分享PDF文件的方法之一是將其設為僅限檢視模式。然而，若您允許對方列印文件，便無法控制其複製文件並與未經授權者分享的行為。為PDF設定密碼的防護效果同樣有限——收件者可使用相同密碼從多台裝置存取文件，甚至將密碼分享給未經授權者。若未追蹤其活動，您將無從得知是否有人使用相同密碼存取文件。
透過PDF與文件追蹤功能，當有人存取您的文件時，系統將即時通知您。您還能監控對方與文件互動的時間長短，藉此獲取寶貴洞察，為後續投資保障行動提供依據。
虛擬數據室為新創企業的敏感文件提供最高等級的保護
當你的新創公司進入風險投資階段時，必須提出最具說服力的論證，證明公司具備創造可觀回報的產品、人才與能力。而達成此目標的唯一途徑，就是提供冷硬的數據佐證。
潛在投資者需要了解你新創公司的每個細節。你必須提供敏感文件，這將使你的財務資訊、智慧財產權，甚至員工的個人資料暴露於風險之中。但這是必須完成的。
更重要的是，您將能夠撤銷他人對您文件的存取權限。這點是PDF或其他受保護存取的文件無法做到的。同樣地，若投資者決定貴公司不符合其需求，您可立即撤銷其存取權限，防止他們將您的專有資訊或智慧財產分享給其他企業或投資者。
PDF與文件追蹤功能可洞悉潛在投資者的想法
哪位新創公司創辦人或執行長不想在潛在投資者考慮為公司注資時，能像牆上的蒼蠅般旁聽呢？透過PDF與文件追蹤服務，您便能獲得這類關鍵洞察。
若缺乏PDF與文件追蹤功能，您將被迫陷入被動等待的處境，完全無法掌握潛在投資者是否正在評估貴公司，更無從得知他們對新創企業的評估進度。PDF與文件追蹤功能將徹底改變這場博弈的格局。
首先，您將能判斷潛在投資者是否曾瀏覽過您的文件。若他們完全不感興趣，您便會明白該將時間集中在其他積極參與的潛在投資者身上。
其次，您將清楚哪些文件最受潛在投資者關注，從而能更精準地規劃後續跟進會議。您可預判他們可能提出的疑問，並預先準備好解答。您還能掌握特定文件的查閱者名單，據此鎖定需要回應的對象。
這將有助於加速盡職調查流程。您將能更快地從潛在投資轉為實際投資，使您的企業得以搶先競爭對手一步。
若您的資訊遭洩露，您將迅速知曉洩露方式及洩露者。
若外洩事件嚴重到危及企業存續，您可立即停用存取權限。同時您將掌握證據，可對違規者採取法律行動。
重點摘要：為何PDF與文件追蹤功能如此實用
當潛在投資者及其代理人查閱您的文件時，PDF與文件追蹤功能將為您帶來四大優勢：
- 您將清楚掌握追蹤檔案的動態：當潛在投資者或第三方存取您的文件時，您將即時知曉；可查看對方與文件互動的時間長度；更能掌握對方是否列印、下載或與他人分享文件。
- 您可以撤銷檔案的共享權限：透過追蹤功能，當檔案遭洩露時，您可立即撤銷存取權限。
- 掌握他們的興趣所在：您可查看潛在投資者最關注哪些文件。如此便能預先準備好回應相關問題或提供更多相關資訊。
- 當潛在投資者突然重新瀏覽您的檔案時，系統將立即發出「幽靈式關注」警報，讓您及時重新與該投資者建立聯繫。您還能精準掌握對方瀏覽或互動過的文件內容，從而準備出最合適的後續跟進方案。
關於PDF與文件追蹤的常見誤解
當您的新創公司尋求潛在投資以推動業務成長時，您可能擔憂同時承擔過多新責任。因此，您對虛擬數據室與文件追蹤可能存在以下疑慮或誤解：
- PDF與文件追蹤既困難又複雜隨著越來越多人員需要存取貴公司的敏感文件，追蹤他們對文件的存取權限及相關活動似乎變得複雜。
畢竟，您可能需要應對多位潛在投資者及其團隊成員與顧問。但像Digify這類文件追蹤服務能簡化流程——您只需設定參數，系統便會自動處理繁瑣工作。它還能即時提醒您文件相關的新動態，並生成易於理解的報告，清晰彙整所有文件活動。
- PDF與文件追蹤及電子郵件追蹤是相同的： 有些人認為電子郵件追蹤功能能讓他們掌握敏感文件所需的洞察力與控制權。然而，您或許能得知收件者是否開啟郵件並點擊文件連結，但電子郵件追蹤的功效僅止於此。
您將無法得知潛在投資者與您的文件互動了多久。此外，這也缺乏安全性——收件人可隨意將您的電子郵件轉寄給任意數量的收件者，而您對此毫不知情。
PDF與文件追蹤功能可讓您精確掌握以下資訊：哪些人存取了您的檔案、其IP位址、與文件互動的時間長度，以及是否曾與他人分享或嘗試分享文件。
使用 Digify 追蹤您的 PDF 及文件
Digify透過追蹤功能確保文件安全。當有人存取您的文件時，您將收到通知，並可隨時隨地終止存取權限。
Digify 還讓您能在適當時機與投資者進行後續跟進。您能掌握他們存取資料室與檔案的頻率、瀏覽檔案的時間長短，以及存取檔案的地理位置。
生成圖表，可納入提交給高階主管或董事會的報告中。這些報告旨在向需要盡職調查進度更新、但無需掌握所有細節的決策者提供概覽。您亦可匯出活動日誌，以更詳盡地分析各參與方在資料室中對文件的操作動態。
Digify 的虛擬資料室允許您按群組或個別人員授予檔案與資料夾的存取權限。舉例而言，您可以授予財務部門存取特定財務資料的權限，同時限制其無法接觸智慧財產權檔案。
您亦可運用細粒度權限，限制特定個人與群組存取高度機密資訊，並為不同群組與個人自訂權限設定。
