虛擬數據室（VDR）能讓企業在盡職調查期間安全地傳送與儲存機密文件。無論您正經歷新創企業的募資流程，或是在探索併購（M&A）及其他類型交易，虛擬數據室皆能協助簡化並加速盡職調查流程。
盡職調查過程中審查的文件可能包含財務報表、股權結構表、股東名單、智慧財產權（IP）、員工協議及管理協議。若這些文件外洩至未經授權的對象，可能引發不必要的媒體關注，進而影響整個交易流程。更糟的是，若競爭對手取得這些文件，便可能利用其中資訊取得競爭優勢。
透過使用虛擬數據室，您可確保文件僅能由經授權的人員依據您的規則與權限進行存取。
預先做好準備至關重要，以確保您的虛擬數據室能充分發揮生產力與安全性。以下七個步驟將協助您妥善設置數據室，以進行盡職調查及其他交易活動。
步驟 #1 – 選擇符合您需求的數據室
市面上存在著功能各異、價格層級多元的數據室解決方案。面對如此豐富的選擇，要找出最符合您特定需求的虛擬數據室，確實令人感到困惑。
以下是評估應選擇何種虛擬資料室解決方案時最關鍵的因素：
安全
在建立虛擬數據室進行盡職調查時，安全性是最常被檢視的功能之一。心動想使用雲端儲存？您可能正在犧牲安全性。
為確保文件在盡職調查期間受到保護，請選擇專為安全設計的數據室軟體。採用專用數據室能讓您在投資者或買家面前展現更專業的形象。
VDR 技巧 #1：
進行盡職調查時，建議避免使用部分熱門雲端儲存服務商。不妨考慮專為工作流程與安全性設計的數據室解決方案。
這意味著虛擬數據室應能對數據室內的檔案進行儲存加密與傳輸加密。您應可啟用額外驗證機制，確保僅授權使用者能存取檔案。您應能設定詳細的使用者權限，並在專案任何階段撤銷存取權限。同時需評估是否需要額外安全功能與數位版權管理工具，例如水印及其他限制檢視功能，以遏止資料外洩。
工作流程與易用性
虛擬數據室應具備快速架設能力，且介面需符合使用者友善原則。 數據室應針對盡職調查工作流程進行優化，例如在允許存取檔案前顯示保密協議/存取條款，並具備自動編號功能。在決策前，請務必查閱數據室供應商的用戶評價，了解使用者對虛擬數據室功能與使用體驗的反饋，例如邀請用戶、上傳及整理文件的便利性。此外，多數數據室服務應包含文件上傳及其他活動的即時通知功能。
VDR 技巧 #2：
確認您的數據室解決方案是否提供關鍵安全功能，例如存取控制、浮水印、複製保護、有效期限設定、保密協議及報告功能，且能整合於單一平台。若選擇未具備這些功能的供應商，您可能被迫另行尋找並安裝獨立工具，這將使工作流程更加複雜。
報告
請確保您能取得用戶活動的詳細歷史記錄，以便掌握收件者與文件互動的方式、時間點及持續時長。當您需要找出哪些投資者最積極參與流程時，此資訊將有助於後續的提醒與跟進工作。
定價
價格是選擇數據室軟體供應商時常見的考量因素。了解定價方案如何取決於可建立數據室的人數、可建立的數據室數量以及可邀請的收件者數量。其他需考量的因素還包括方案所附帶的額外安全功能。
步驟 #2 – 釐清各階段應使用哪些數據室
部分企業會根據交易流程的不同階段，或依據需傳送檔案的機密程度，設立獨立的資料室。例如在募資初期，可建立專門存放推介簡報及其他初步資訊的資料室，以便向大量潛在投資者發送資料。
您可另設專用虛擬數據室，用於向對實質盡職調查展現高度興趣的精選投資者群組傳送極機密文件。請務必事先釐清自身特定需求，方能最大化工作效率與流程精簡度，同時確保對所有文件的全面掌控。
步驟 #3 – 遵循盡職調查清單
進入盡職調查階段後，您的領投方可能會提供一份盡職調查清單。這份清單將列明所有需為盡職調查準備的文件——包括公司資產、負債、合約、福利及潛在問題——讓您掌握全貌。
理想情況下，檢查清單還應提供虛擬數據室的組織指引。部分企業會遵循自訂的盡職調查清單來籌備募資事宜。如此一來，當投資者提出盡職調查要求時，您已備妥相關資訊，有助加速整體流程。某些投資者可能傾向直接存取預先準備的數據室，並向您索取補充資料。
步驟 #4 – 建立並組織資料室的檔案結構
運用盡職調查清單，您可建立檔案結構來組織數據室。確保所有人員都能找到所需檔案至關重要，尤其在向眾多利益相關方傳送大量檔案時。妥善遵循檔案命名規範、分類、排序及索引作業，是維持組織架構的關鍵。此索引應與您的盡職調查清單相互對應。
VDR 技巧 #3：
尋找具備檔案索引功能的數據室軟體。檔案索引技術能自動生成索引編號以定位檔案，使文件檢索更為便捷。當您因修改盡職調查清單而重新排列檔案時，系統將自動重新編號，為您節省時間與精力。
步驟 #5 – 設定存取層級、權限及安全性設定
決定應為每位利益相關者授予哪些存取權限。您需考量以下因素以協助設定資料室權限：
存取控制
請自問：您希望僅讓少數人能存取檔案，還是賦予投資者更大的靈活性？不同數據室供應商具備各異的功能來因應存取控制的彈性需求，例如鎖定特定網域的存取權限。
列印與下載
您應能選擇是否允許收件者下載及列印文件。
請注意，資料室無法控制文件在被下載及列印後的流向。因此，若您允許收件者下載文件，必須確信這些文件中的資訊外洩不會造成任何後果。如有疑慮，請為文件添加動態浮水印。
添加浮水印與存取協議
在上傳資料室中較敏感的檔案前，請先確認能否為文件添加浮水印。此舉有助於阻止接收者在下載後轉發這些文件。部分資料室供應商還提供功能，要求接收者在查閱文件前先同意存取條款協議。這些措施對於確保盡職調查階段的智慧財產權保護尤為重要。
步驟 #6 – 收集所需文件並上傳
當您釐清資料室的安全設定後，即可開始上傳文件。有時您可能需要審查並刪除敏感資訊。若遇此情況，請務必事先以誠信原則通知投資者。
步驟 #7 – 邀請您的投資者進入資料室
根據盡職調查流程的階段，您可以邀請投資者進入為其專門設置的數據室。通常在設置過程中，您可選擇多種權限設定與到期日設定。
最終要點
在為盡職調查或其他商業交易建立數據室時，預先規劃至關重要。您需預先考量交易流程的具體內容，以便進行相應準備。隨後即可遵循本文所述的七個步驟，根據自身需求建立專屬數據室。
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