如何为投资尽职调查组织虚拟数据室 [免费清单]

如果您正在前往 A 轮融资, 那么您已经知道，现在是时候认真思考至关重要的投资尽职调查过程了。您可能还知道，机构投资者希望获得 企业级虚拟数据室 (VDR)，在达成交易前安全地审查关键文件和知识产权。.

事实上，拥有并及早拥有一个 VDR 的重要性怎么估计都不为过。然而，您可能还不知道如何组织您的 VDR 以简化投资尽职调查流程。为了帮助缩小这一差距，我们在此向您介绍必要的步骤：

1.选择文件

这是不可避免的、, 不同的风险投资 会要求提供不同的文件。因此，您无法提前知道您需要为数据室选择的最终文件清单。不过，您可以采用投资尽职调查团队的思维方式，开始预测他们需要的文件类型

章鱼风险投资公司（Octopus Ventures）的风险投资人威尔-吉布斯（Will Gibbs）建议您开始为虚拟数据记录器收集关键文件 在被问到之前 为他们。. “大部分需要提供的文件在您开始筹款之前就已经存在了”。” 吉布斯写道、, “所以让他们尽早在一起”

有关风险投资公司经常要求提供的文件清单，请务必查阅 全面投资尽职调查清单. .同时，让我们快速了解一下投资尽职调查过程中常见的两类关键文件：标准商业文件和知识产权。.

标准商务文件

在日常工作中，你可能会花更多的时间查看演示文稿和模型，而不是正式文件，如公司章程和财务报表。然而，这些正是投资尽职调查团队会重点关注的文件类型。因此，在开始提前收集候选文件的过程中，请牢记这一点。在文件收集阶段，创始文件、员工合同、租约、合伙协议、NDA 以及其他任何看起来正式且重要的文件都应引起您的注意。.

知识产权

在进入尽职调查程序时，您可能会对发送包含您最宝贵的知识产权的文件有所顾虑。你并不孤单。大多数初创企业都有这种顾虑。.

但要注意的是，企业级 虚拟数据室 您将拥有一个强大的版权保护工具： 自动动态水印. .利用该工具后，虚拟数据室将自动在所有文件上加盖特定收件人电子邮件地址的印章。这将有力地防止泄密，同时提高保密性。.

尽管如此，您可能仍然对您希望 与风险投资公司分享 尚未正式承诺支持你的企业。这是一个普遍关注的问题，许多风险投资公司在要求您提供初步文件清单以便在虚拟数据室查看时都会考虑到这一点。.

一些风险投资公司可能会提前要求提供所有关键的知识产权文件，如果只是作为一种谈判策略或试探的话。还有一些风险投资人可能会等到投资尽职调查过程进行到一定程度，创始人觉得可以采取下一步行动时才提出要求。还有一些人可能根本不要求提供关键的知识产权文件。然而，无论你的具体情况如何，你都应该理所当然地提前收集这些关键知识产权文件。至少，你要准备好知识产权文件，作为初次见面时的潜在筹码。.

2.准备文件

不言而喻，您需要将任何纸质文件数字化，以便 上传到您的数据室. .然而，文件准备工作中还有其他一些因素并不那么显而易见。让我们来看看其中两个最重要的因素

重命名文件和文件夹

当我们为自己的利益或在公司共享空间内命名文件夹和文件时，我们倾向于使用对自己和同事都有意义的名称。然而，这些面向内部的文件名可能会让外人挠头。.

例如，假设您与一家名为 Hamilton Enterprises 的公司建立了积极的合作伙伴关系，您的团队称其为 Ham。在这种情况下，您的文档库中可能会充满名称为 Ham.docx 和 Ham deal 的文件和文件夹。因此，除非 Hamilton Enterprises 是一个家喻户晓的名字，包括投资尽职调查团队在内的每个人都简称为 Ham，否则你就需要卷起袖子，对这些文件和文件夹进行相应的重命名。.

确保文件和文件夹的标题对搜索友好也很重要。为了提高搜索命中目标的可能性，尽可能避免在文件和文件夹标题中使用下划线、特殊字符和不常用的缩写。当然，同样重要的是确保您 选择尽职调查数据室 具有出色的搜索功能。. 

共享最新版本 

如果在投资尽职调查过程中，不同版本的关键文件之间存在实质性差异，那么上传过时的版本可能会削弱风险投资公司对贵公司的信心，并危及交易。因此，准备过程中的一个关键部分就是确定您打算发送的每份文件的最新版本。为此，请务必检查审查中的每一份文件，确保您拥有其最新版本。.

此外，一旦尽职调查程序开始，务必立即上传已发送文件的任何新更新。这是一个需要培养的重要习惯。毕竟，一个正确的投资尽职调查过程可能需要 良久, 我们希望创始人能随时更新所有相关文件和数据。.

请注意，您的 VDR 应该以优雅、无缝的方式完全支持文件更新过程。具体来说，请查找 新的文件通知功能 每当上传新文件或更新时，数据室中的每个人都会收到警报。.

在此下载我们随时可用、可完全编辑的投资尽职调查清单.

3.文件分类

选择并准备好关键文件后，就该将其分类整理了。请记住，您对文件进行分类主要是为了让风险投资人、会计师、律师和其他专业人士受益。因此，您的 VDR 的分类法不应该反映您最喜欢的安排，而应该反映他们最喜欢的安排。因此，花点时间考虑一下投资尽职调查团队希望如何浏览您的 VDR 文档库非常重要。.

选择类别

文件类别和子类别（将转化为数据室中的文件夹和子文件夹）的精确列表将在很大程度上取决于您的行业和情况。但您的指导原则始终是创建一个直观的文档库，帮助访问者快速找到所需内容。.

您的访问者主要是风险投资人、律师、会计师和其他专家，他们每天都要花费大量时间查阅文件夹，文件夹名称包括财务报表、诉讼、租赁、合伙关系、不动产、收购、公司文件、保险、知识产权、客户合同、股票记录等。.

尽管每个投资尽职调查流程都是独一无二的，但这些类别是投资尽职调查的主要内容，并将为您提供如何将文件整理成分类法的有力指导。.

兼顾正式与便利

在进行分类时，另一个需要考虑的关键因素是便利性。例如，假设你的初创公司只涉及了一个投资者真正关心的法律问题：一个成为科技头条新闻的专利纠纷，至今仍未解决。.

事实上，你所接触的每一位风险投资人都会向你提出有关该专利纠纷的问题。因此，你事先就知道，在你的文件库中，与该争议有关的文件集将是被访问量最大的领域之一。在这种情况下，将这些文件埋藏在以下文件夹中是没有意义的 法律 > 纠纷 > 专利纠纷 > 悬而未决, 即使这是最准确的分类。从实用的角度来看，这种死板的方法只会让专业人员感到沮丧，因为他们不得不钻过四个文件夹来查找大家都知道应该放在最上面的东西。.

因此，在必要时，完全可以选择方便而不是形式。顶层文件夹的内容为 专利纠纷 这将为每个人节省大量时间，同时为您的透明度加分。.

在充分知情的情况下进行调整

请注意，在我们的示例中，我们假设您事先知道 VDR 中访问量最大的领域和文件是什么。但是，在很多情况下，您可能需要在投资尽职调查过程中静观其变。. 

其中一项重要功能是文件跟踪。这项先进的虚拟数据室功能可以让你知道投资者何时在查看指定文档（这样你就不必问他们了）。文件跟踪还能让你清楚地知道哪些文件和文件夹被浏览得最多，这样你就能在将来更容易地找到它们。.

下载我们的投资尽职调查核对表（word 格式），开始第一步。.

文件夹中文件的排序

创建分类法后，您可能还想按照精确的顺序对文件夹中的文件重新排序，这将使投资尽职调查过程更加轻松。. 

通常，风险投资公司会向您提供他们希望遵循的规定结构。为了满足他们的要求，请确保您的 VDR 具有强大的 文件索引功能 它能让你快速、精确地重新排列和重新排序文件。.

如何组织您的 VDR 进行尽职调查

这是无法回避的。为了确保 创业资金, 因此，您必须成功通过严格的投资尽职调查流程，而这反过来又需要一个组织良好的 VDR。整个过程漫长是出了名的，有些虚拟数据室的设置和导航也同样复杂。另一方面，有些初创企业友好型数据室提供商会提供无义务免费试用，并让您创建 几分钟内创建自己的数据室.

以上我们介绍了三个步骤：选择、准备和分类您打算发送的文件。.

第一步是选择要发送的文件 在您的 VDR 中. .虽然不同的风险投资公司会要求提供不同的文件，但标准的商业文件，如公司章程和财务报表，是最常见的要求。您还需要收集有价值的知识产权，即使只是作为讨价还价的筹码。.

第二步是准备文件。在将纸质文件数字化后，您需要开始对文件和文件夹进行命名和重命名，以便于搜索工具识别，更不用说投资尽职调查团队了。您还需要确认您上传的每一份文件都是最新版本。在尽职调查过程中，不要忘记利用新文件通知发送持续更新。.

第三步是按类别和子类别组织文件。虽然精确的分类法在很大程度上取决于您的行业和情况，但您应始终兼顾正式性和便利性；利用 VDR 的文件跟踪功能进行必要的调整；利用 VDR 的文件索引功能按照投资尽职调查所需的精确顺序排列文件。.

遵循这三个步骤将大大简化虚拟数据室的整理过程。尽管如此，整理虚拟数据室只是一幅更大的图画中的一个部分。要了解这一切是如何组合在一起的，最好的总体指南当然是一本全面的 投资尽职调查清单