Ruang Data Anda: Bagian Penting dari Uji Tuntas

Ketahui mengapa menyiapkan ruang data virtual adalah investasi terbaik yang bisa Anda lakukan sebelum menggalang dana.

Saat Anda siap memulai penggalangan dana untuk startup baru Anda, Anda memerlukan ruang data virtual sebagai bagian dari proses uji tuntas Anda. Tambahan sederhana ini dapat membantu Anda meraih sejumlah manfaat, termasuk menarik investor dan memberi tahu mereka bahwa Anda benar-benar peduli dengan apa yang dapat ditawarkan bisnis Anda kepada mereka. Sebelum Anda mulai menggalang dana dan mendekati investor, Anda memerlukan ruang data virtual untuk membantu Anda mencapai semua tujuan.

Fitur-fitur apa saja yang disediakan Ruang Data Virtual

Ketika Anda membuat ruang data virtual, Anda tidak hanya memilih kemampuan pengiriman file dari program seperti DropBox atau Google Docs. Sebaliknya, Anda menggunakan “ruang” virtual berkualitas tinggi yang menyediakan keamanan tingkat tinggi yang dirancang khusus untuk transaksi bisnis. Ruang data virtual, atau VDR, menawarkan sejumlah fitur yang tidak akan Anda temukan di layanan pengiriman file tradisional.

VDR menyediakan manajemen akses penuh. Ini berarti bahwa Anda, sebagai pendiri, dapat sepenuhnya mengontrol siapa saja yang dapat mengakses ruang data Anda dan dokumen apa saja yang dapat mereka lihat. Tidak ada kemungkinan seseorang di luar organisasi Anda menemukan data Anda.

VDR memungkinkan Anda untuk mengatur izin peran. Apakah ada co-founder yang perlu memiliki tingkat akses dan kontrol yang sama dengan Anda? Pengacara yang bekerja dengan perusahaan Anda yang membutuhkan akses tingkat yang lebih tinggi? VDR Anda akan memungkinkan Anda untuk mengatur izin peran yang mengizinkan orang lain di dalam organisasi Anda untuk bekerja dengan kapasitas penuh.

Investor utama dapat ditetapkan sebagai pemilik bersama ke ruang data. Ketika Anda memiliki investor utama yang berinvestasi secara substansial ke dalam bisnis Anda, Anda ingin dapat memberi mereka akses tingkat tinggi ke data - dan bahkan mungkin ingin mengizinkan mereka untuk memasukkan file mereka sendiri. Orang-orang ini dapat didaftarkan sebagai kontributor ke ruang data Anda.

VDR menyediakan pengindeksan dan penyusunan ulang data. Seringkali, Anda membutuhkan investor Anda untuk melalui proses berkas yang diperlukan untuk uji tuntas dalam urutan tertentu - dan mungkin ada banyak sekali yang bisa dipilih! Pengindeksan dan penyusunan ulang data akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah menentukan urutan file yang terdaftar sehingga Anda dapat memastikan bahwa investor tidak bingung dengan dokumen sebelumnya dan mereka memiliki informasi terbaru.

Anda akan mendapatkan penandaan air dinamis untuk membantu Anda mempertahankan kendali atas dokumen Anda. Dokumen dapat berupa secara otomatis dicap dengan tanda air unik Anda sehingga investor Anda akan lebih kecil kemungkinannya untuk membocorkan informasi rahasia. Dokumen juga dicap dengan alamat email penerima sehingga jika terjadi kebocoran, Anda akan memiliki jejak audit untuk mengidentifikasi sumbernya.

NDA dapat dimasukkan ke dalam strategi Anda. Investor mungkin tidak memiliki waktu untuk menandatangani setiap dokumen, tetapi ketika Anda menggunakan VDR Digify, NDA otomatis akan muncul saat mengakses VDR. Ini akan membantu melindungi ide Anda dan memberikan kepastian bahwa investor dan pihak lain telah menerima persyaratan Anda sebelum mereka dapat mengakses data Anda.

VDR lebih mudah digunakan daripada yang Anda pikirkan. Banyak pendiri khawatir bahwa ruang data virtual mereka akan menjadi satu lagi alat yang menantang yang harus mereka cari tahu cara menggunakannya. Namun, sering kali, ruang data virtual sangat mudah digunakan - dan merupakan bagian penting dari arsenal penggalangan dana Anda, menjadikannya sepadan dengan waktu yang diinvestasikan untuk upaya tersebut.

VDR sangat bagus untuk proyek jangka panjang. Banyak orang beranggapan bahwa ruang data virtual adalah yang terbaik untuk inisiatif jangka pendek. Kenyataannya, ruang data virtual merupakan alat yang sangat baik untuk mengatur data Anda dalam jangka panjang, memastikan bahwa investor Anda memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan penting tentang startup Anda. Baik itu selama penggalangan dana atau bahkan setelah Anda menutup pendanaan.

Manfaat Organisasi Data

Sebagai seorang pendiri, Anda memiliki banyak sekali dokumen yang mungkin perlu Anda akses - dan sediakan untuk para investor Anda - secara teratur. Dalam banyak kasus, Anda mungkin bertanggung jawab untuk mengatur ratusan dokumen untuk dikirimkan kepada investor Anda. Anda harus dapat memberikan informasi yang tepat kepada investor Anda pada saat-saat kritis. Tidak dapat mengakses informasi tersebut dapat menyebabkan terhambatnya proses - atau, dalam skenario terburuk, menyebabkan pendanaan Anda gagal sama sekali.

VDR Anda membantu mengatur semua data penting tersebut, dan memilikinya di ujung jari Anda kapan pun Anda membutuhkannya. Baik itu komunikasi cepat dengan investor yang membutuhkan informasi akurat dengan cepat atau kemampuan untuk memastikan bahwa Anda memiliki data terbaru dan paling akurat, ruang data virtual Anda memastikan bahwa Anda dapat dengan mudah menyediakan tautan terbaru ke data tersebut.

Oleh karena itu, tujuan Anda adalah mengantisipasi kebutuhan investor Anda: informasi apa yang paling mungkin mereka minta. Data apa yang paling penting bagi para investor tersebut? Informasi apa yang perlu disertakan dalam ruang data virtual Anda? Menjaga informasi ini tetap mutakhir adalah bagian penting dari uji tuntas dan memastikan bahwa investor Anda memiliki semua informasi yang mereka butuhkan. Unduh daftar periksa uji tuntas investasi gratis yang siap pakai ini sekarang untuk memastikan Anda memiliki data yang tepat di ujung jari Anda sebelum investor membutuhkannya.

Menghemat Waktu, Mengumpulkan Dana

Investor Anda tidak memiliki waktu yang tidak terbatas - dan jika Anda menggunakan waktu secara berlebihan, mereka pasti akan memberitahukannya kepada Anda. Ruang data yang bagus akan menghemat waktu Anda dan investor Anda dalam beberapa cara.

• Tidak akan ada waktu yang terbuang untuk mencari email lama, karena semua data Anda akan tersimpan dengan rapi di satu tempat. Hal ini sangat penting terutama ketika Anda berurusan dengan rangkaian email yang panjang atau beberapa email dari satu individu.
• Investor Anda tidak perlu menunggu Anda memberikan data yang mereka butuhkan, karena data tersebut sudah siap untuk dikirim dan terdapat di dalam satu file. lokasi yang mudah diakses.
• Anda tidak perlu membuang waktu untuk menggali data yang sudah tidak relevan lagi dengan kebutuhan bisnis Anda saat ini, namun penting bagi investor Anda.
• Anda akan lebih kecil kemungkinannya untuk melewatkan permintaan data, yang menempatkan Anda pada posisi yang lebih baik untuk mendapatkan pendanaan yang Anda butuhkan dengan cepat dan efisien. 

Rowan Grant, Partner di perusahaan modal ventura yang berfokus pada Seri A, Full Circle VC dan Direktur di Arbor Group, telah membantu lebih dari 25 kesepakatan investasi startup melalui uji tuntas. Menurut Grant:

“Selama saya bergabung dengan Transition Level Investments (portofolio investasi startup milik Steve Baxter) dan Full Circle VC, saya menyadari bahwa ada satu kesamaan yang dimiliki oleh transaksi yang paling efisien dan menyenangkan: ruang data yang terstruktur dengan baik yang telah dipersiapkan sebelum pertemuan penggalangan dana.”

Ruang data yang bagus menunjukkan kepada investor Anda bahwa Anda benar-benar peduli dengan waktu dan usaha mereka yang berkaitan dengan proyek Anda - dan itu membuat mereka lebih mungkin untuk terus berinvestasi dalam startup baru Anda. Penghematan waktu ini dapat berdampak signifikan pada dana yang dapat Anda peroleh.

Pembaruan Mudah untuk Semua Orang

Putaran pendanaan Seri A dapat berjalan dalam waktu yang lama, terutama jika Anda perlu mendapatkan pendanaan tambahan atau jika Anda bekerja sama dengan investor baru selama proses berlangsung. Dalam banyak kasus, Anda mungkin mendapati bahwa Anda perlu memperbarui file Anda secara teratur - dan itu berarti memperbarui investor Anda bersama mereka.

Untungnya, ketika Anda menggunakan VDR, Anda dapat mengintegrasikan dengan mulus informasi terbaru. Tidak hanya mudah bagi investor Anda untuk mengakses dokumen terbaru dan melihat perubahan apa yang telah Anda buat, Anda juga dapat mengatur email otomatis untuk dikirim ke investor Anda, sehingga memudahkan semua orang untuk tetap mendapatkan informasi terbaru. Bicara tentang lebih banyak penghematan waktu.

Kesalahpahaman Terbesar tentang Ruang Data Virtual

Jika Anda pernah mempertimbangkan untuk menggunakan ruang data virtual di masa lalu, Anda mungkin pernah memilih cara lain untuk mengirim data sebagai akibat dari informasi yang salah. Ada beberapa kesalahpahaman utama yang mungkin menghalangi Anda - dan Anda perlu menantang kesalahpahaman tersebut untuk mendapatkan pengalaman manfaat penuh dari ruang data virtual sebagai bagian dari uji tuntas untuk startup Anda.

Kesalahpahaman #1:
Ruang data terlalu mahal. Mereka hanya untuk bisnis besar.

Ruang data fisik dulunya merupakan upaya yang mahal. Tidak hanya membutuhkan ruang fisik, tetapi juga berarti menerbangkan investor agar mereka dapat duduk di ruang fisik dan melihat-lihat data. Munculnya ruang data virtual, di sisi lain, secara signifikan mengurangi biaya yang terkait dengan membangun ruang data dan memungkinkan semua investor Anda untuk mengakses data tersebut 24/7.

Kesalahpahaman #2:
Dokumen uji tuntas membutuhkan keamanan yang lebih dari yang dapat disediakan oleh ruang data virtual.

Dokumen uji tuntas untuk startup Anda sangat penting, dan dokumen ini membutuhkan lapisan keamanan yang tinggi. Anda ingin mengirimkannya kepada investor untuk mendapatkan dukungan mereka, tetapi Anda juga tidak ingin melepaskan kendali atas informasi tersebut. VDR seperti Digify memungkinkan Anda untuk mempertahankan kontrol atas data penting tersebut sambil tetap mengizinkan investor untuk mengaksesnya dengan mudah.

Kesalahpahaman #3:
Anda tidak perlu melacak siapa yang mengakses dokumen Anda.

Melacak siapa saja di antara para investor yang telah mengakses dokumen Anda merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa mereka benar-benar tertarik dengan apa yang ditawarkan startup Anda. Seorang calon investor yang bahkan belum mengakses file Anda adalah orang yang mungkin tidak terlalu tertarik untuk berinvestasi di startup Anda, sementara calon investor yang telah menghabiskan waktu berjam-jam untuk melihat-lihat dokumen Anda kemungkinan besar akan benar-benar berinvestasi. Dengan melacak aktivitas tersebut, Anda bisa memprediksi dengan lebih baik pendanaan yang akan Anda dapatkan - dan ini adalah sesuatu yang tidak dapat Anda lakukan dengan Dropbox.

Ruang data virtual untuk uji tuntas adalah bagian penting dari startup Anda - baik untuk mengatur informasi Anda maupun untuk memastikan bahwa Anda dapat dengan mudah dan aman memberikan informasi terbaru kepada investor. Jika Anda siap untuk memulai dengan ruang data virtual untuk bisnis baru Anda, hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat mengubah upaya pengiriman data Anda atau lihat uji coba gratis untuk mengetahui seberapa baik platform ini dapat bekerja untuk startup Anda.