リモートワーク中に機密文書を保護する5つの方法

機密文書を保護する必要性は、企業がリモートワークの傾向にある昨今、より重要になってきている。COVID-19の流行は、短期間のうちに、企業の業務遂行方法を混乱させた。会社のセキュアなコンピューターやネットワークを使ってオフィスで仕事をするという選択肢はもうないかもしれない。パンデミックの後でも、多くの企業は在宅勤務を続けようと考えており、少なくともその機会を与えようとしている。. 

機密情報の保護

自宅やオフィス以外の場所で仕事をする場合、機密情報を保護し、適切な人だけがアクセスできるようにし、漏洩を最小限に抑えることが問題となる。. 

機密文書の適切な保護を怠ると、知的財産の流出、コンプライアンス上の問題、風評リスクなどの問題につながる可能性がある。.

リモートワーク中に機密文書を保護するための5つの方法をご紹介します： 

1.文書セキュリティに関する全社的なポリシーを導入する

まだ策定していない場合は、従業員向けに機密文書の送信に関する明確なポリシーを作成し、リモートワークで機密情報を扱う際の注意事項を盛り込む。例えば、暗号化されたクラウドストレージを使用してのみ文書を保存・送信する、機密文書に関する行動を監視するなど、遵守すべきセキュリティ対策を明記する。. 

このような対策に従えば、在宅勤務中でも効率的なワークフローを実現し、機密文書を安全に保管することができる。. 

2.公衆無線LANや安全でない無線LANの使用を控える。 

リモートワークの場合、従業員がどこで仕事をしているかを把握することは難しい。 喫茶店にいるかもしれないし、自宅で暗号化されていないネットワークを使っているかもしれない。安全でないネットワークを使用している場合、他の第三者監視者があなたのトラフィックを監視することができます。. 

セキュアでないネットワークの懸念を軽減するには、オンライン・アイデンティティを効果的にマスクし、オンライン接続を暗号化するVPNの使用を義務付けることができます。また、VPNが利用できない場合は、専用デバイスや携帯電話からパーソナル・ホットスポットを利用する方法もある。ホットスポットから目的地までの間のトラフィックは暗号化されませんが、ハッカーが同じ場所にいる人のトラフィックを盗聴する可能性は低くなります。 公衆無線LAN. 

3.会社のパスワードポリシーを確認する

報告によると、2020年の第1四半期だけで, データ漏洩の67%パーセント パスワードの盗難や脆弱性、ヒューマンエラー、ソーシャルアタックなどが原因です。特に、セキュアでないネットワーク接続や会社以外のコンピューターを使用して仕事をしている場合、リモートワークではクレデンシャルの盗難やヒューマンエラーの可能性が高くなる可能性があります。. 

会社のパスワードポリシーを見直すことで、脆弱な認証情報によるデータ漏洩の可能性を最小限に抑えることができる。ポリシーには、パスワードを定期的に更新し、クラウド・ストレージ・ソリューションに多要素認証を追加するプロトコルを含めるべきである。複数のアカウントで同じパスワードを使用しないよう従業員に徹底させるか、代わりにパスワード・マネージャーを使用することも有効だ。. 

4.権利管理ツールの使用

デューデリジェンス文書であれ従業員の記録であれ、機密情報へのアクセスは特定の人物に限定することを推奨する。特にフリーランスの請負業者や第三者機関と協働する場合は、組織内の全員がアクセスする必要はないため、機密文書へのアクセスは経営陣の範囲内に留めることができる。. 

著作権管理ツールを使うことで、ビジネスにとって有害なコンテンツ流出のリスクを最小限に抑えることができる。通常、著作権管理ツールでは、アクセス、印刷、ダウンロードを制御することができる。より高度なツールでは、電子透かしやスクリーンショットの保護機能を備えている場合もあります。. 

5.あなたの文書に何が起こったかを追跡し、知る

機密文書のアクティビティを追跡することで、それらがどのようにアクセスされているかについての貴重な洞察を得ることができます。堅牢な分析とアクティビティログを活用してアクティビティを追跡し、誰がいつアクセスしたかについてフォレンジックを実行できます。機密文書への不正なアクセスや配布など、疑わしい活動に気づくことができます。.

今すぐ文書を管理

新しい働き方に対応するには、文書セキュリティの維持方法など、業務における適切なワークフローを特定する必要があります。機密文書の保護に関するベストプラクティスを知ることで、有害なデータ漏洩の可能性を最小限に抑えることができます。社内でのリモートワーク中に機密文書を保管・送信する際のプロトコルを明確にしておきましょう。.

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