PDFとドキュメントのトラッキング：誰がPDFやドキュメントを閲覧したかを把握

PDFファイルや文書を送信した後に何が起こるかご存知ですか？誰があなたのPDFファイルを閲覧したかを確認できますか？文書がいつ、どれくらいの頻度で、どこから開かれているのか？

実際のところ、いったんファイルが送信されると、コントロールが効かなくなることが多い。それを追跡する簡単な方法はなく、現実的には、あなたが意図したよりもはるかに遠くまで広がってしまう可能性があります。.

PDFファイルや文書の追跡ソリューションは、文書の動きを把握するのに役立ちます。特に、他の文書セキュリティ機能と組み合わせて使用すれば、文書が漏洩していないかどうかを把握することができ、それに対して何かできるかもしれません。.

詳しく見てみよう：

なぜPDFファイルや文書の追跡が役に立つのか？

PDFファイルと文書追跡機能の使用を検討すべき主な理由は3つあります：

セキュリティへの懸念

最近では、多くの文書が電子的に転送され、閲覧が必要な人に閲覧されます。当然ながら、これらのファイルのセキュリティ維持に気を配り、意図しない受信者に転送されないことを期待する必要があります。.

ドキュメントの閲覧ログを取ることで、誰がファイルにアクセスしたかを追跡することができます。ファイルが漏洩した場合、誰がそのファイルを見たかを追跡することができます。不正アクセスは避けたいものですし、見知らぬ場所からの正規ユーザーのアクセスをチェックしたい場合もあるでしょう。送信者にとっては、管理されているという実感が得られるし、文書を受け取る側にとっても、説明責任を果たすことができる。ソリューションによっては、送信後にファイルを持ち帰ることもできる。.

セールス＆マーケティング

投資家の支援を得ようとしているベンチャーのピッチデッキや企画書を送ったとしよう。ただピッチを送り、後でフォローアップするのに適切なタイミングを選んでいることを期待して待つこともできるが、より強力な戦略は、フォローアップするのに良いタイミングを選んだことを知ることだ。.

どうやってわかるのか？文書がいつ開かれ、いつ閲覧されたかを追跡すれば、a)受信者は間違いなくその文書を見た、b)あなたがフォローアップをする前に、受信者がその文書を確認するのに十分な時間があった、ということがわかります。そうすれば、フォローアップのタイミングを計ることができ、返事をもらえる可能性が最も高くなります。.

M&A案件への関心を測る

取引文書や提案書を送る場合、人々がこれらの文書に費やす時間は、彼らの関心のレベルを示している。一度受け取った人はそれを読むだろうか？それとも何度も読み返すのか？そうすれば、あなたのコンテンツに最も興味を示す見込み客に焦点を当て、優先順位をつけることができる。.

別の視点から見ると、リードマグネットとしてPDF文書を配布する場合、人々がそれを読むのにどれくらいの時間を費やすかをチェックすることで、どれだけ役に立つかを理解することができます。あなたが使用する異なるリードマグネット間でデータを比較することができます。.

DigifyでPDFファイルを追跡する方法

ファイル送信セクションであれ、データルームセクションであれ、Digifyの追跡機能により、誰があなたのファイルを閲覧したか、閲覧の場所と時間を知ることができます。また、ファイルが何回閲覧されたか、印刷されたか、ダウンロードされたかも知ることができます。. 

文書セキュリティ

PDF ファイルと文書の追跡は、デジファイの一連の文書セキュリティ機能の一部です。Digifyを使用してファイルを送信した後は、以下のようになります：

• 受信者があなたのファイルを初めて閲覧した際に、モバイルとEメールで即座に通知を受け取ることができます。これにより、受信者へのフォローアップがより効果的になります。相手が読んだかどうかを推測する必要はもうありません。.

• Digifyのインターフェイスでは、あなたが送信したファイルの閲覧、ダウンロード、印刷のサマリーを見ることができます。詳細までドリルダウンすると、誰が、何回、どの場所からそのファイルを見たかという流れを見ることができます。.
  
• セキュリティに関心のある人は、使用パターンを観察することで、人々が認証情報を共有しているかどうか、あるいはファイルが漏洩していないかどうかを知ることができる。.

データルーム

デジファイの バーチャル・データルーム, 受信者のアクティビティを明確に把握することができます。誰が訪問したか、または訪問していないかなどの詳細な分析を見ることができます。ここから、特に文書を読んでいない人にリマインダーを送ることができます。.

データルームは、誰が最も長い時間ドキュメントを閲覧したか、誰が最も多く訪問したかなどのランキングを見ることができるなど、ドキュメント分析の概要を素早く簡単に提供するのに役立ちます。どの文書が最も人気があるかがわかり、これらの情報はすべて、フォローアップの努力に磨きをかけ、優先順位をつけるのに役立ちます。.

簡単に参照できるように、次のこともできます。 文書分析の並べ替え、ランク付け、エクスポート. .例えば、誰が最後にあなたのデータルームを訪問したかを確認することは非常に便利です。.

Digifyによるシンプルな文書セキュリティ

デジファイの文書セキュリティ機能は、単なるファイル追跡にとどまりません：

• デジタル著作権管理（DRM） - PDFや文書のコピー、転送、ダウンロードを制限または防止し、情報の拡散を抑制することができます。.
  
• アクセスコントロール - ドキュメントのパスワードを設定し、必要に応じてユーザーへのアクセスを許可または取り消します。.
  
• 透かし - ページに埋め込まれた、印刷可能な古典的な透かしのいずれかを使用します。.
  
• ドキュメントの有効期限と自己破棄 - ドキュメントの有効期限を特定の日時に設定したり、一定期間後にファイルを自己破棄して再アクセスできないように設定することができます。.

Digifyは、あなたの特定のニーズに合わせて、文書のセキュリティ機能を任意に、または組み合わせて使用することができます。ファイルを保護するためにAES-256暗号化アルゴリズムを使用し、これは最高レベルの保護であり、NSAによって最高機密文書を保護するために認定されています。当社のセキュリティとシンプルさのバランスは、あらゆる種類の文書セキュリティのニーズを持つ企業に最適です。.

無料トライアルでDigifyの機能を試すことができます。. ここをクリック を始める。.