원격으로 작업하는 동안 기밀 문서를 보호하는 5가지 방법

최근 기업들이 원격 근무를 선호하는 추세에 따라 기밀 문서 보호의 필요성이 더욱 중요해지고 있습니다. 코로나19의 확산은 단기간에 기업의 비즈니스 운영 방식에 큰 혼란을 가져왔습니다. 회사의 보안 컴퓨터와 네트워크를 사용하여 사무실에서 일하는 것은 더 이상 선택 사항이 아닐 수 있습니다. 팬데믹 이후에도 많은 기업이 재택근무를 계속하거나 최소한 재택근무를 할 수 있는 기회를 제공하려고 합니다. 

기밀 정보 보호 필요

재택근무나 사무실 밖에서 근무할 때는 기밀 정보를 보호하여 적절한 사람만 액세스하고 유출을 최소화하는 것이 중요합니다. 

기밀 문서를 적절히 보호하지 못하면 지적 재산 유출, 규정 준수 문제 또는 평판 위험과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

보안 문제를 완화하기 위해 원격으로 작업하는 동안 기밀 문서를 보호하기 위해 고려할 수 있는 5가지 방법을 소개합니다: 

1. 문서 보안에 대한 전사적 정책 시행

아직 없는 경우, 원격 근무 시 민감한 정보를 다룰 때 해야 할 일과 하지 말아야 할 일이 포함된 직원을 위한 기밀 문서 전송에 대한 명확한 정책을 만드세요. 암호화된 클라우드 저장소를 통해서만 문서를 저장하고 전송하거나 민감한 문서에 대한 활동을 모니터링하는 등 따라야 할 보안 조치를 지정하세요. 

이러한 조치를 준수하면 재택근무 중에도 팀이 효율적인 업무 흐름을 유지하고 기밀 문서를 안전하게 보관하는 데 도움이 됩니다. 

2. 공용 와이파이 또는 안전하지 않은 와이파이 사용 자제하기 

원격 근무를 할 때는 직원이 어디에서 일할지 알기 어렵습니다. 커피숍에 있을 수도 있고 집에서 암호화되지 않은 네트워크를 사용할 수도 있습니다. 안전하지 않은 네트워크를 사용하면 다른 외부 관찰자가 사용자의 트래픽을 모니터링할 수 있습니다. 

보안되지 않은 네트워크 문제를 완화하기 위해 온라인 신원을 효과적으로 숨기고 온라인 연결을 암호화하는 VPN을 사용하도록 설정할 수 있습니다. VPN을 사용할 수 없는 경우 전용 디바이스나 휴대폰에서 개인용 핫스팟을 사용하는 방법도 있습니다. 핫스팟과 목적지 사이의 트래픽이 암호화되지는 않지만, 해커가 같은 핫스팟에 있는 사람들의 트래픽을 엿듣는 가능성을 줄일 수 있습니다. 공용 Wi-Fi. 

3. 회사의 비밀번호 정책 검토

보고서에 따르면 2020년 1분기에만 이 같은 수치가 나타났습니다, 671TP3 데이터 유출 비율 도난당하거나 취약한 비밀번호, 사람의 실수, 사회적 공격으로 인해 발생합니다. 특히 보안되지 않은 네트워크 연결과 회사 소유가 아닌 컴퓨터를 사용하여 업무를 수행하는 경우 원격으로 작업할 때 자격증명 도용 및 인적 오류의 가능성이 더 높아질 수 있습니다. 

회사의 비밀번호 정책을 수정하면 취약한 자격 증명으로 인한 데이터 유출 가능성을 최소화할 수 있습니다. 이 정책에는 비밀번호를 정기적으로 업데이트하고 클라우드 스토리지 솔루션에 다단계 인증을 추가하는 프로토콜이 포함되어야 합니다. 직원들에게 여러 계정에서 동일한 비밀번호를 사용하지 않도록 하거나 비밀번호 관리자를 사용하도록 강제하는 것도 도움이 됩니다. 

4. 권한 관리 도구 사용

실사 문서든 직원 기록이든 기밀 정보에 대한 액세스는 특정 사람만 할 수 있도록 제한하는 것이 좋습니다. 특히 프리랜서 계약자나 제3자 대행사와 함께 일하는 경우 조직의 모든 사람이 기밀 문서에 액세스할 필요는 없으므로 관리팀 내에서만 기밀 문서에 액세스할 수 있도록 제한할 수 있습니다. 

권한 관리 도구를 사용하면 비즈니스에 해가 될 수 있는 콘텐츠 유출의 위험을 최소화할 수 있습니다. 일반적으로 권한 관리 도구를 사용하면 액세스, 인쇄 및 다운로드를 제어할 수 있습니다. 고급 도구에는 워터마킹 및 스크린샷 보호 기능이 있을 수 있습니다. 

5. 문서에 어떤 일이 일어나는지 추적 및 파악

기밀 문서의 활동을 추적하면 문서가 어떻게 액세스되고 있는지에 대한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 강력한 분석 기능과 활동 로그를 활용해 활동을 추적하고 누가 언제 언제 액세스했는지에 대한 포렌식을 수행할 수 있습니다. 기밀 문서에 대한 무단 액세스나 배포와 같은 의심스러운 활동을 발견할 수 있습니다.

지금 바로 문서 관리

새로운 업무 방식에 적응하려면 문서 보안을 유지하는 방법을 포함해 비즈니스 운영의 적절한 워크플로우를 파악해야 합니다. 기밀 문서 보호에 관한 모범 사례를 숙지하면 데이터 유출로 인한 피해를 최소화할 수 있습니다. 회사 내에서 원격으로 작업하는 동안 기밀 문서를 저장하고 전송하는 명확한 프로토콜을 마련하세요.

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