PDF 및 문서 추적: 누가 내 PDF와 문서를 열람했는지 파악

PDF 파일이나 문서를 전송한 후 어떤 일이 발생하는지 알고 있나요? 누가 PDF 파일을 열람했는지 확신할 수 있나요? 문서가 언제, 얼마나 자주, 어디서 열리고 있는지는 어떻게 알 수 있나요?

사실 파일이 전송된 후에는 통제력을 잃는 경우가 많습니다. 이를 추적할 수 있는 쉬운 방법이 없으며 현실적으로 의도한 것보다 훨씬 더 멀리 퍼질 수 있습니다.

PDF 파일 및 문서 추적 솔루션을 사용하면 문서의 이동 경로를 파악하고 문서가 의도한 대상 외로 확산되었는지 여부를 파악할 수 있습니다. 특히 다른 문서 보안 기능과 함께 사용하면 문서가 유출되었는지 여부를 파악할 수 있으며, 이에 대한 조치를 취할 수도 있습니다.

자세히 살펴보겠습니다:

PDF 파일 및 문서 추적이 유용한 이유는 무엇인가요?

PDF 파일 및 문서 추적 기능 사용을 고려해야 하는 세 가지 주요 이유가 있습니다:

보안 문제

요즘에는 민감한 문서를 포함하여 많은 문서가 전자적으로 전송되어 열람해야 하는 사람들에게 전달됩니다. 당연히 이러한 파일의 보안을 유지하는 데 신경을 써야 하며, 의도하지 않은 수신자에게 전달되지 않기를 기대해야 합니다.

문서 열람 기록을 남기면 누가 파일에 액세스했는지 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 파일이 유출된 경우 누가 파일을 보았는지 역추적할 수 있습니다. 무단 액세스를 원치 않거나 권한이 있는 사용자가 낯선 위치에서 액세스했는지 확인하고 싶을 수도 있습니다. 발신자에게는 통제감을 주고 문서를 받는 사람에게는 책임감을 더할 수 있습니다. 일부 솔루션을 사용하면 전송 후 파일을 되찾을 수도 있습니다.

영업 및 마케팅

투자자의 지원을 받고자 하는 벤처에 대한 프레젠테이션 자료나 제안서를 보냈다고 가정해 봅시다. 프레젠테이션을 보내고 기다렸다가 나중에 적절한 시기를 선택하여 후속 조치를 취할 수 있기를 바랄 수도 있지만, 더 강력한 전략은 후속 조치를 취하기에 좋은 시기를 선택했다는 것을 아는 것입니다.

어떻게 알 수 있나요? 문서를 열어 본 시간을 추적하면 수신자가 a) 문서를 확실히 보았고 b) 후속 조치를 취하기 전에 충분히 검토할 시간이 있었다는 것을 알 수 있습니다. 그러면 후속 조치 시간을 정하여 응답을 받을 수 있는 최상의 기회를 얻을 수 있습니다.

M&A 거래에 대한 관심도 측정

거래 문서나 제안서를 보내는 경우, 사람들이 이 문서에 소비하는 시간은 사람들의 관심 수준을 나타냅니다. 사람들이 문서를 받은 후 읽나요? 한 번만 열어보나요, 아니면 여러 번 다시 보나요? 그러면 콘텐츠에 가장 많은 관심을 보이는 잠재 고객에게 더 집중하고 우선순위를 정할 수 있습니다.

다른 관점에서 보면, PDF 문서를 리드 마그넷으로 제공하는 경우 사람들이 얼마나 많이 읽는지 확인하여 얼마나 유용한지 파악할 수 있습니다. 사용하는 여러 리드 마그넷 간의 데이터를 비교할 수도 있습니다.

Digify로 PDF 파일을 추적하는 방법

파일 보내기 섹션을 사용하든 데이터 룸 섹션을 사용하든, Digify의 추적 기능을 통해 누가 파일을 조회했는지, 조회 위치 및 기간을 알 수 있습니다. 또한 파일을 조회, 인쇄 또는 다운로드한 횟수도 알 수 있습니다. 

문서 보안

PDF 파일 및 문서 추적은 Digify의 문서 보안 기능 제품군의 일부입니다. Digify를 사용하여 파일을 전송하면 됩니다:

• 수신자가 파일을 처음 볼 때 모바일과 이메일로 즉시 알림을 받습니다. 이를 통해 수신자에게 더 효과적으로 후속 조치를 취할 수 있습니다. 더 이상 상대방이 파일을 읽었는지 여부를 추측할 필요가 없습니다.

• Digify 인터페이스에서 전송한 파일의 조회, 다운로드 및 인쇄에 대한 요약을 볼 수 있습니다. 세부 사항으로 드릴다운하여 누가 파일을 보았는지, 몇 번이나 보았는지, 어느 위치에서 보았는지에 대한 흐름을 확인할 수 있습니다.
  
• 보안을 중요하게 생각하는 경우, 사용 패턴을 관찰하면 사람들이 자격 증명을 공유하고 있는지 또는 파일이 유출되었는지 여부를 파악하는 데 도움이 됩니다.

데이터룸

Digify의 가상 데이터룸, 를 사용하면 수신자의 활동에 대한 명확한 가시성을 확보할 수 있습니다. 누가 방문했는지, 방문하지 않았는지 등 자세한 분석 결과를 확인할 수 있습니다. 여기에서 특히 문서를 읽지 않은 사람들에게 리마인더를 보낼 수 있습니다.

데이터룸은 누가 문서를 가장 많이 보았는지, 누가 가장 많이 방문했는지 등 문서 분석에 대한 개요를 빠르고 쉽게 제공하는 데 유용합니다. 어떤 문서가 가장 인기가 있는지 확인할 수 있으며, 이 모든 정보는 후속 작업의 우선순위를 정하고 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

쉽게 참조할 수 있도록 다음을 수행할 수도 있습니다. 문서 분석 정렬, 순위 지정 및 내보내기. 예를 들어, 누가 마지막으로 데이터룸을 방문했는지 확인하는 것은 매우 유용할 수 있습니다.

Digify로 간편한 문서 보안을 완성하세요

Digify의 문서 보안 기능은 단순한 파일 추적을 넘어 다음과 같은 기능을 제공합니다:

• 디지털 저작권 관리(DRM) - 정보 확산을 방지하기 위해 PDF 및 문서 복사, 전달 또는 다운로드를 제한하거나 방지할 수 있습니다.
  
• 액세스 제어 - 문서에 비밀번호를 설정하고 필요에 따라 사용자에게 액세스 권한을 부여하거나 취소합니다.
  
• 워터마킹 - 페이지에 임베드된 클래식 워터마크와 인쇄 가능한 워터마크 중 하나를 사용합니다.
  
• 문서 만료 및 자동 삭제 - 특정 날짜 및 시간이 지나면 문서가 만료되도록 선택하거나 일정 기간이 지나면 파일이 자동 삭제되도록 설정하여 다시 액세스할 수 없도록 할 수 있습니다.

Digify를 사용하면 특정 요구 사항에 맞게 문서 보안 기능을 하나 또는 여러 개 조합하여 사용할 수 있습니다. AES-256 암호화 알고리즘을 사용하여 파일을 보호하는 이 기능은 미국 국가안보국(NSA)에서 1급 비밀 문서 보호를 위해 인증한 최고 수준의 보호 기능을 제공합니다. 보안과 간편함의 균형은 모든 종류의 문서 보안이 필요한 기업에게 훌륭한 선택입니다.

무료 평가판을 통해 Digify의 기능을 직접 사용해 볼 수 있습니다. 여기를 클릭하세요 를 클릭하여 시작하세요.