PDF e segurança de documentos: como proteger e rastrear documentos de forma segura (2025)
Qual a importância da segurança de documentos e PDFs para a sua empresa? As empresas precisam de considerar as potenciais ramificações legais das fugas de dados, incluindo a utilização indevida da sua propriedade intelectual. Nós mostramos-lhe como.
Há muitos exemplos em que deve garantir que os seus documentos importantes estão protegidos. Ao mesmo tempo, é necessário poder partilhar esses documentos com as pessoas que precisam de os rever.
As consequências das violações de segurança podem ser desastrosas para as empresas. As informações sensíveis podem ajudar os concorrentes a ganhar vantagem, ou as fugas de dados confidenciais podem causar graves danos à reputação, ou coimas no caso de quadros de conformidade como a HIPAA e o RGPD. As empresas têm de considerar as potenciais ramificações legais das fugas de dados, incluindo a utilização indevida da sua propriedade intelectual.
A segurança dos documentos abrange algumas medidas diferentes concebidas para proteger o acesso e desencorajar a utilização indevida do seu PDF ou de outros tipos de documentos.
As medidas de segurança normalmente utilizadas são:
A proteção por palavra-passe é uma das medidas mais simples que qualquer pessoa pode tomar para proteger um PDF ou outro tipo de ficheiro. Embora uma palavra-passe não seja, de forma alguma, um sistema de segurança perfeito, coloca um passo extra no caminho de qualquer pessoa que possa tentar aceder indevidamente a um documento.
Por vezes, as pessoas deparam-se com ficheiros por acidente ou, outras vezes, alguém pode tentar aceder deliberadamente a documentos que não deveria ver. Considere situações como pastas partilhadas ou computadores partilhados num ambiente de escritório, e pode ver como os ficheiros podem ir mais longe do que o pretendido.
A comunicação da palavra-passe do ficheiro pode ser um passo algo complicado. Normalmente, envia-se o próprio ficheiro por um meio e, em seguida, a palavra-passe por um canal separado. Claro que, dependendo dos canais utilizados para a comunicação, é possível que a palavra-passe se espalhe mais do que o pretendido e não há nada que impeça alguém de a partilhar com outra pessoa.
No entanto, proteger o seu PDF com uma palavra-passe é uma das medidas mais fáceis que pode tomar para dissuadir o acesso indevido a documentos, e pode ser especialmente eficaz em combinação com outras medidas de segurança.
Uma das medidas originais de segurança dos documentos, encontrada já no século XIII, é a marca de água de documentos. A marca de água tem sido tradicionalmente utilizada para reivindicar a propriedade ou atuar como um dispositivo de marca registada para documentos, mas no sentido digital, a marca de água tem outras aplicações.
Por exemplo, pode querer desencorajar a fuga de documentos confidenciais e incluir alguns meios de rastreabilidade caso esses documentos se espalhem para além do pretendido. Uma estratégia consiste em colocar uma marca de água nos documentos digitais com o endereço de correio eletrónico do próprio destinatário, indicando assim a origem da fuga.
Uma segunda aplicação, mais básica, consiste em comunicar a classificação do documento para que os destinatários saibam como o documento deve ser tratado. Uma pessoa pode ter muito mais cuidado com a forma como trata um documento com a marca de água “confidencial” do que teria sem a marca de água.
Em terceiro lugar, a marca de água pode ainda ser utilizada no sentido tradicional, para reivindicar a propriedade de um documento.
Existem muitas aplicações possíveis para quando se pretende revogar o acesso a um documento ou limitar o acesso de modo a que não esteja permanentemente disponível para os destinatários de um documento. Por exemplo, considere estes cenários potenciais:
Todas estas situações podem ser geridas utilizando expiração do documento, A gestão de documentos pode ser efectuada através de restrições de acesso, revogação de acesso e funcionalidades de auto-destruição. De facto, muitas empresas preferem utilizar estas restrições de acesso como parte normal das suas práticas de gestão de documentos, porque, caso contrário, quando um documento é enviado, o seu controlo perde-se muitas vezes completamente.
Mais uma vez, estes tipos de caraterísticas melhoram significativamente a segurança dos documentos quando utilizados em conjunto com uma ou mais caraterísticas de segurança.
A gestão de direitos digitais (DRM) permite o controlo do que o leitor pode fazer com o documento. A DRM é normalmente utilizada para documentos que contêm informações sensíveis ou propriedade intelectual que o proprietário do documento não quer que sejam copiadas ou divulgadas.
Por exemplo, se escreveu um curso ou um livro eletrónico, vai querer proteger a sua propriedade intelectual para garantir que ninguém o copia e lucra com ele. Se tiver documentos confidenciais que precise de enviar para efeitos de diligência devida, deverá garantir que esses documentos não vão para além dos destinatários pretendidos.
Como a proteção por palavra-passe, DRM é uma barreira eficaz para impedir que os seus documentos se espalhem facilmente. Pode impedir a impressão para que as cópias impressas não sejam acidentalmente deixadas onde outros as possam encontrar, como tem acontecido frequentemente nas empresas. Também pode impedir que alguém copie o documento e o cole numa mensagem de correio eletrónico ou num novo documento. Isto significa que, se alguém quiser roubar a sua propriedade intelectual, terá uma tarefa mais difícil pela frente.
Quantas vezes já enviou um documento e não conseguiu saber ao certo quem o viu, quantas vezes foi aberto e de onde? O que acontece muitas vezes é que, uma vez enviado um documento, o controlo é perdido pelo proprietário - qualquer pessoa pode ver os seus dados e você não saberia.
É aqui que rastreio de documentos é uma importante caraterística de segurança. As soluções de rastreio de ficheiros PDF e de documentos ajudam-no a compreender o movimento dos seus documentos e se estes estão a ser difundidos para além do público a que se destinam. Pode consultar informações como o local de onde o documento está a ser aberto e tomar nota se houver atividade suspeita. Potencialmente, se tiver outras medidas em vigor, como a revogação de acesso, poderá fazer algo a esse respeito.
O rastreio de documentos deve ser considerado para situações como:
Veja a infografia abaixo sobre as cinco melhores formas de manter os seus documentos seguros.
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Planear a sua estratégia de proteção da propriedade intelectual é essencial para evitar fugas de propriedade intelectual.
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