A ICS atinge uma conformidade líder no sector com o envio seguro de documentos Digify
Saiba como a ICS utiliza a Digify para a sua conformidade comercial e diligência devida
Sobre as Soluções Integradas de Conformidade (ICS)
Fundada em 2015, a ICS é a líder do setor no espaço da cannabis que fornece soluções bancárias e de conformidade para instituições financeiras e dispensários.
Como parceiro de conformidade bancária da canábis do Seed-to-Bank, o ICS facilita processos de negócio únicos entre fornecedores, bancos, clientes e detentores de licenças de acordo com o cenário regulamentar em mudança.
O problema
Responder a uma necessidade de conformidade
Como parte essencial da sua atividade, a ICS desenvolveu um programa de conformidade completo para todos os seus principais parceiros. Os novos comerciantes eram obrigados a submeter-se a verificações extensivas dos seus antecedentes como parte do seu processo de integração, enquanto as instituições financeiras e os fornecedores existentes tinham de efetuar diligências contínuas com a ICS. As informações recolhidas, analisadas e verificadas seriam depois utilizadas para tomar decisões comerciais essenciais.
Estes processos de conformidade exigem que um grande volume de documentos confidenciais seja enviado e visualizado de forma segura por muitos intervenientes internos e externos diferentes. Estes documentos contêm frequentemente propriedade intelectual e dados pessoais sensíveis. Qualquer fuga de informação confidencial seria prejudicial para a empresa e para os seus parceiros.
A solução
Utilizar a Digify para o envio seguro de documentos
A ICS utilizou salas de dados virtuais para efetuar o envio seguro de documentos durante o seu processo de conformidade com clientes, bancos e outros fornecedores.
Cada sala de dados foi configurada de acordo com as diferentes necessidades de segurança de cada parceiro. A ICS podia limitar estritamente o acesso aos documentos, convidando apenas espectadores específicos para a sala de dados. Os documentos múltiplos foram organizados e indexados corretamente para simplificar o processo de revisão na sala de dados.
Eis o que mais gostaram na utilização da Digify:
Maior rastreabilidade com marca de água automática
Com centenas de ficheiros e destinatários para gerir diariamente, a ICS utilizou a funcionalidade de marca de água da Digify para adicionar instantaneamente a marca registada da empresa e o endereço de e-mail do destinatário a cada documento. Esta camada extra de proteção impõe uma maior confidencialidade dos documentos e uma melhor responsabilização no caso de uma violação de dados.
Controlo total de quem tem acesso
A ICS pode personalizar o nível de acesso para diferentes tipos de destinatários, permitindo o modo de apenas visualização para alguns ou o acesso de contribuinte para outros. Com um simples clique num botão, o ICS pode revogar imediatamente o acesso de qualquer pessoa aos documentos, caso já não seja necessário visualizá-los, evitando assim uma potencial violação de dados.
Dados em tempo real para acompanhamento da atividade dos utilizadores e manutenção de registos.
A Digify fornece informações sobre documentos em tempo real, como quem acedeu ao ficheiro, durante quanto tempo o visualizou e se o imprimiu ou transferiu. Esta informação foi útil para a ICS ter a certeza de que os seus documentos eram visualizados pelas pessoas certas, mantendo um registo de dados claro para efeitos de conformidade.
O resultado
Alcançar a conformidade com segurança e rapidez
Ao utilizar a Digify, a ICS conseguiu uma transferência segura de dados e manteve o controlo total dos seus documentos para processos de conformidade. Conseguiram integrar clientes de forma fácil e segura, ao mesmo tempo que tinham o controlo para revogar o acesso quando necessário.
A Digify também ajudou a ICS a poupar tempo e a aumentar a sua produtividade no processamento de um grande número de documentos e na coordenação do acesso aos documentos pelos seus destinatários. Tim afirma que “Com o clique de um botão, posso enviar uma centena de documentos para alguém ver e, com a mesma facilidade, posso levá-los embora”.”
Pronto para começar?
Obtenha hoje mesmo o Digify para as suas necessidades de conformidade.