Configuração de uma sala de dados virtual para a devida diligência: Um guia em 7 passos
Saiba como configurar corretamente uma sala de dados para a devida diligência.
A sala de dados virtual (VDR) permite que as organizações enviem e armazenem documentos confidenciais de forma segura durante a devida diligência. Quer esteja a passar por uma angariação de fundos para empresas em fase de arranque ou a explorar fusões e aquisições (M&A) e outros tipos de transacções, os VDR podem ajudar a simplificar e acelerar o processo de diligência devida.
Os documentos analisados no processo de due diligence podem incluir demonstrações financeiras, tabelas de capitalização, listas de acionistas, propriedade intelectual (PI), funcionários e acordos de gestão. A fuga destes documentos para além das partes autorizadas pode resultar numa atenção indesejada dos meios de comunicação social e afetar todo o processo de negociação. Ou ainda pior, se os concorrentes deitarem a mão a estes documentos, podem utilizar a informação para ganhar vantagem.
Ao utilizar um sala de dados virtual, O sistema de gestão de documentos garante que os documentos só são acedidos por pessoas autorizadas, de acordo com as suas regras e permissões.
É importante preparar-se com antecedência para garantir que a sua sala de dados virtual está pronta para maximizar a produtividade e a segurança. Seguem-se sete passos para o ajudar a configurar corretamente a sua sala de dados para due diligence e outras transacções.
Existe uma vasta gama de salas de dados com várias caraterísticas e funcionalidades a todos os níveis de preços. Isto pode tornar confuso saber qual é a melhor sala de dados virtual para as suas necessidades específicas.
Eis os factores mais importantes para avaliar a solução de VDR que deve escolher:
A segurança é uma das caraterísticas mais analisadas quando se trata de criar uma sala de dados virtual para a devida diligência. Está tentado a utilizar o armazenamento na nuvem? Pode estar a comprometer a segurança.
Para garantir que os seus documentos estão protegidos durante a devida diligência, procure um software de sala de dados que seja especificamente concebido para a segurança. Uma sala de dados concebida especificamente para o efeito fará com que pareça mais profissional perante os seus investidores ou compradores.
Ponta VDR #1:
Pode querer evitar alguns dos fornecedores de armazenamento na nuvem mais populares por razões de diligência. Em vez disso, considere soluções de data room especialmente concebidas a pensar no fluxo de trabalho e na segurança.
Isto significa que o VDR deve ser capaz de encriptar os seus ficheiros na sala de dados, tanto em armazenamento como em trânsito. Deve ter a opção de ativar a verificação adicional dos destinatários para garantir que apenas os utilizadores autorizados podem aceder aos seus ficheiros. Deve poder definir permissões de utilizador detalhadas e revogar direitos de acesso durante qualquer fase do seu projeto. Considere também se necessita de funcionalidades de segurança adicionais e gestão de direitos digitais ferramentas como marcas de água e outras funções de visualização restrita para desencorajar fugas de informação.
As salas de dados virtuais devem ser rápidas de configurar e a interface deve ser de fácil utilização. A sala de dados deve ser optimizada para o seu fluxo de trabalho de due diligence, como a apresentação de um NDA/Termos de Acesso antes de permitir o acesso aos ficheiros, e ter caraterísticas de numeração automática. Antes de tomar a sua decisão, lembre-se de consultar as avaliações dos fornecedores de data room para saber como os utilizadores avaliam a funcionalidade e a experiência de utilização do VDR, por exemplo, a facilidade de convidar utilizadores e de carregar e organizar documentos. Além disso, a maioria dos serviços de sala de dados deve incluir notificações instantâneas de carregamentos de documentos e outras actividades.
Ponta VDR #2:
Veja se as soluções de sala de dados oferecem as principais caraterísticas de segurança, como controlo de acesso, marca de água, proteção contra cópias, expiração, NDA e relatórios numa única plataforma. Se optar por um fornecedor que não o faça, poderá ser obrigado a encontrar e instalar separadamente ferramentas autónomas, o que pode complicar o seu fluxo de trabalho.
Certifique-se de que tem acesso a um historial detalhado da atividade dos seus utilizadores, para que possa ver como, quando e durante quanto tempo os destinatários interagem com o seu documento. Isto pode ser útil quando quiser saber quais os investidores mais envolvidos no processo de lembretes e acompanhamento.
O preço é uma consideração comum ao escolher um fornecedor de software de sala de dados. Descubra como os planos de preços dependem do número de pessoas que podem criar salas de dados, do número de salas de dados que podem ser criadas e do número de destinatários que podem ser convidados. Outros factores a considerar são as funcionalidades de segurança adicionais que acompanham o plano.
Algumas empresas criam salas de dados separadas para as diferentes fases do processo de negociação ou com base no nível de sensibilidade dos ficheiros que têm de ser enviados. Por exemplo, pode criar uma sala de dados para teaser decks e outras informações preliminares durante as fases iniciais da angariação de fundos para enviar a um grande número de investidores interessados.
Pode depois ter outro VDR para enviar ficheiros altamente confidenciais a um grupo selecionado de investidores que demonstrem grande interesse na due diligence propriamente dita. Certifique-se de que compreende antecipadamente quais são as suas necessidades específicas para ser o mais produtivo e simplificado possível, mantendo o controlo sobre todos os seus documentos.
Quando estiver na fase de diligência devida, o investidor principal pode fornecer-lhe uma lista de verificação de diligência. Esta dar-lhe-á uma ideia de todos os documentos - activos da empresa, A empresa tem de estar preparada para as devidas diligências, incluindo responsabilidades, contratos, benefícios e potenciais problemas.
Idealmente, a lista de controlo também lhe dará uma indicação de como organizar a sua sala de dados virtual. Algumas empresas seguem a sua própria lista de controlo da diligência devida para preparar a angariação de fundos. Neste caso, quando o investidor pergunta sobre a devida diligência, já tem a informação pronta para ajudar a acelerar o processo geral. Alguns investidores podem sentir-se à vontade para aceder a uma sala de dados previamente preparada e pedir-lhe informações adicionais.
Utilizando a lista de verificação de diligência devida, pode criar uma estrutura de ficheiros para organizar a sala de dados. É importante garantir que todos conseguem encontrar os ficheiros de que necessitam, especialmente quando se envia um grande número de ficheiros com vários intervenientes. A atenção adequada às convenções de nomeação de ficheiros, categorização, ordenação e indexação é essencial para manter a organização. Este índice deve corresponder à sua lista de verificação de diligência devida.
Sugestão VDR #3:
Procure um software de sala de dados que inclua uma funcionalidade de indexação de ficheiros. A indexação de ficheiros é um método que torna um ficheiro facilmente disponível, criando automaticamente um número de índice para o localizar. Este número será automaticamente renumerado quando reorganizar os ficheiros, caso altere a sua lista de verificação de diligência devida, poupando-lhe tempo e esforço.
Decida que permissões de acesso devem ser dadas a cada uma das partes interessadas. Deverá considerar os factores abaixo para o ajudar a escolher as definições da sala de dados:
Pergunte a si próprio se pretende tornar os ficheiros acessíveis apenas a algumas pessoas ou conceder mais flexibilidade aos investidores. Os diferentes fornecedores de salas de dados dispõem de diferentes funcionalidades para garantir a flexibilidade no controlo do acesso, como o bloqueio do acesso a um determinado domínio.
Deve ser possível escolher se os destinatários podem descarregar e imprimir documentos.
Note-se que as salas de dados não podem controlar os documentos depois de terem sido descarregados e impressos. Por isso, se permitir que os destinatários descarreguem os seus documentos, tem de ter a certeza de que não haverá consequências se as informações contidas nesses documentos forem divulgadas. Em caso de dúvida, aplique marcas de água dinâmicas aos seus documentos.
Antes de carregar os ficheiros mais sensíveis na sua sala de dados, veja se pode adicionar marcas de água aos seus documentos. Isto ajudará a desencorajar os destinatários de enviarem estes documentos mesmo depois de os descarregarem. Alguns fornecedores de salas de dados também oferecem a funcionalidade de apresentar termos de acordos de acesso para os destinatários aceitarem antes de visualizarem os documentos. Estas medidas são especialmente úteis para garantir proteção da propriedade intelectual durante a fase de diligência devida.
Depois de definir as definições de segurança da sua sala de dados, é altura de carregar os seus documentos. Por vezes, pode ser necessário examinar e eliminar informações sensíveis. Se for esse o caso, certifique-se de que notifica previamente os seus investidores de boa fé.
Dependendo da fase do processo de diligência devida, pode convidar investidores para a sala de dados específica que criou para eles. Normalmente, existem várias permissões e definições de expiração que pode escolher durante a configuração.
É importante planear com antecedência a criação de uma sala de dados para due diligence ou quaisquer outras transacções comerciais. Deve ter em mente o que o processo de negociação implicará para se poder preparar em conformidade. Depois, pode seguir os sete passos descritos neste artigo para configurar a sua sala de dados de acordo com as suas necessidades específicas.
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10 funcionalidades obrigatórias do VDR (virtual data room) para acelerar os negócios: acompanhamento em tempo real, análise de páginas, permissões granulares, pistas de auditoria e integrações.
Saiba como as modernas salas de dados virtuais, a análise de envolvimento e as ferramentas digitais simplificam a angariação de fundos de capital privado, protegem documentos e fecham negócios mais rapidamente.
Este artigo fornece um guia completo e prático para a realização de due diligence em fusões e aquisições. Destaca as melhores práticas, as principais etapas e ferramentas como VDRs para auxiliar no processo de M&A.
