Uzaktan çalışırken gizli belgeleri korumak için uygulayabileceğiniz pratik ipuçlarını öğrenin.
Gizli belgelerin korunması ihtiyacı, şirketler uzaktan çalışma eğilimine girdikçe daha da önemli hale geldi. COVID-19 salgını kısa sürede şirketlerin iş operasyonlarını yürütme biçimlerini altüst etti. Şirketin güvenli bilgisayarlarını ve ağlarını kullanarak ofiste çalışmak artık bir seçenek olmayabilir. Pandemiden sonra bile, birçok şirket evden çalışmaya devam etmek istiyor ya da en azından insanlara bunu yapma fırsatı veriyor.
Evden veya ofis dışındaki diğer yerlerden çalışırken, yalnızca doğru kişilerin erişebildiğinden ve sızıntının en aza indirildiğinden emin olmak için gizli bilgilerin güvenliğini sağlamak bir sorundur.
Gizli belgelerin yeterince korunmaması, fikri mülkiyetin sızması, uyum sorunları veya itibar riskleri gibi sorunlara yol açabilir.
Güvenlik endişelerini azaltmanıza yardımcı olmak için, uzaktan çalışırken gizli belgeleri korumak için göz önünde bulundurabileceğiniz beş yolu burada bulabilirsiniz:
Halihazırda böyle bir politikanız yoksa, çalışanlarınız için uzaktan çalışırken hassas bilgileri kullanırken yapılması ve yapılmaması gerekenleri içeren gizli belge gönderme konusunda net bir politika oluşturun. Belgelerin yalnızca şifrelenmiş bir bulut depolama alanı kullanılarak depolanması ve gönderilmesi veya hassas belgeler üzerindeki faaliyetlerin izlenmesi gibi uyulması gereken güvenlik önlemlerini belirtin.
Bu önlemlere uyulduğunda, ekibinizin verimli bir iş akışına sahip olmasına ve evden çalışırken gizli belgeleri güvende tutmasına yardımcı olacaktır.
Uzaktan çalışırken, çalışanların nerede çalışacağını bilmek zordur. Bir kafede olabilirler ya da evde şifrelenmemiş ağları kullanıyor olabilirler. Güvenli olmayan bir ağ kullandığınızda, diğer üçüncü taraf gözlemciler trafiğinizi izleyebilir.
Güvenli olmayan ağ endişelerini azaltmak için, çevrimiçi kimliğinizi etkili bir şekilde maskeleyen ve çevrimiçi bağlantınızı şifreleyen bir VPN kullanımını zorunlu kılabilirsiniz. VPN kullanmak mümkün değilse, bir başka seçenek de özel bir cihazdan veya telefonunuzdan kişisel bir hotspot kullanmaktır. Trafik, hotspot ile varış noktası arasında şifrelenmese de, bilgisayar korsanlarının aynı noktadaki kişilerin trafiğini dinleme olasılığını azaltır. halka açık Wi-Fi.
Raporlar, yalnızca 2020'nin ilk çeyreğinde, 67% veri ihlallerinin yüzdesi çalınan veya zayıf parolalar, insan hatası ve sosyal saldırılar nedeniyle ortaya çıkmıştır. Uzaktan çalışırken, özellikle de işinizi yapmak için güvenli olmayan bir ağ bağlantısı ve kurumsal olmayan bir bilgisayar kullanıyorsanız, kimlik bilgisi hırsızlığı ve insan hatası olasılığının daha yüksek olması mümkündür.
Şirketin parola politikasının gözden geçirilmesi, zayıf kimlik bilgileri nedeniyle veri ihlali olasılığını en aza indirebilir. Politika, parolaları düzenli olarak güncellemek ve bulut depolama çözümünüze çok faktörlü kimlik doğrulama eklemek için protokoller içermelidir. Çalışanlarınızı aynı parolaları birden fazla hesapta kullanmamaya veya bunun yerine bir parola yöneticisi kullanmaya zorlamanız yardımcı olacaktır.
İster durum tespiti belgeleri ister çalışan kayıtları olsun, gizli bilgilere erişimin yalnızca belirli kişilerle sınırlandırılması önerilir. Gizli belgelere erişimi yönetim ekibi içinde tutabilirsiniz, çünkü kuruluşunuzdaki herkesin erişime ihtiyacı yoktur, özellikle de serbest yüklenicilerle veya üçüncü taraf ajanslarla çalışıyorsanız.
Bir hak yönetimi aracı kullanarak, işletmeniz için zararlı olabilecek içerik sızıntısı riskini en aza indirebilirsiniz. Tipik olarak hak yönetimi araçları erişim, yazdırma ve indirme kontrolüne izin verir. Daha gelişmiş araçlar filigran ve ekran görüntüsü korumasına sahip olabilir.
Gizli belgelerinizin etkinliklerini izlemek, bunlara nasıl erişildiği konusunda size değerli bilgiler sağlayabilir. Etkinlikleri izlemek ve kimin ne zaman eriştiğine dair adli bilişim gerçekleştirmek için güçlü analizlerden ve etkinlik günlüklerinden yararlanabilirsiniz. Gizli belgelerinize yetkisiz erişim veya dağıtım gibi şüpheli faaliyetleri fark edebileceksiniz.
Yeni çalışma biçimine uyum sağlamak, belge güvenliğinin nasıl sağlanacağı da dahil olmak üzere iş operasyonlarında uygun iş akışlarını belirlemenizi gerektirir. Gizli belgelerin korunmasına ilişkin en iyi uygulamaları bilmek, zararlı bir veri ihlali olasılığını en aza indirebilir. Şirketinizde uzaktan çalışırken gizli belgelerin saklanması ve gönderilmesi konusunda net protokollere sahip olun.
Digify, gönderdikten sonra belgelerinizin kontrolünü elinizde tutmanıza yardımcı olur. Dosyalar, videolar ve e-postalar için kapsamlı hak yönetimi, filigran, izleme ve koruma özelliklerine sahiptir. Digify'ın uzaktan çalışırken belge güvenliğinizi artırmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görmek istiyorsanız, daha fazla bilgi edinin veya 7 günlük ücretsiz deneme.
Yazar
Belge takibi artık çok kolay: İzlenecek etkileşim metrikleri, sinyallerin nasıl okunacağı ve görüntüleme ve sayfada kalma sürelerini takibe dönüştürecek araçlar.
Belge takibi ve sayfa analizlerinin yatırımcı niyetini nasıl ortaya çıkarabileceğini, takip zamanlamasını nasıl artırabileceğini ve anlaşmaları daha hızlı kapatmanıza nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.
Bir PDF dosyası veya belge gönderdikten sonra ne olduğunu biliyor musunuz? Digify'da PDF ve Belge Takibi hakkında daha fazla bilgi edinin.