文件交换是各行各业不同业务的基本组成部分--从兼并和收购到法律程序和监管合规。.
多年来，对更高效、安全和灵活的文件共享方式的需求与日俱增。公司开始使用云存储应用程序和虚拟数据室等解决方案来促进文件共享，从而使其在当今得到广泛应用。.
如今，这些现代化的解决方案有助于跨越实体文件共享的障碍，使相关利益方能够即时获取文件。.
然而，面对各种不同的文档共享解决方案和虚拟数据室的热议，你可能会想知道哪种解决方案最适合你的需求。.
在本文中，您将了解什么是虚拟数据室，它们与云存储应用程序有何不同，以及何时应该使用虚拟数据室。.
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- 历史：从物理数据室到虚拟数据室
- 什么是虚拟数据室？
- 虚拟数据室与云存储应用程序
- 为什么要使用虚拟数据室？
- 评估您对虚拟数据室的需求
- 需要虚拟数据室却不知从何下手？
- Digify 作为虚拟数据室解决方案有何与众不同之处？
历史：从物理数据室到虚拟数据室
让我们回顾历史，了解虚拟数据室（VDR）如何改变了当今企业处理文档共享的方式。.
在虚拟数据室之前，人们通常通过劳动密集型的实体数据室共享文件。这些都是安全保密的物理空间，用于存储和检查敏感文件，通常用于金融交易、法律诉讼和并购。.
这些数据室通常位于安全的场外地点，受到严格控制，进出受到严格管制，以确保只有在这些场所内的人才能查看其中的重要文件。这既费时又麻烦，因为参与尽职调查或法律程序的人员往往不得不前往数据室的实际地点，手动翻阅成堆的文件，从而延缓了交易过程。.
此外，实际条件的限制也限制了在任何特定时间审查文件的人数，从而进一步拖延了审查过程。.
2000 年前后，虚拟数据记录仪开始取代实体数据室和其他解决方案。VDR 的引入标志着一个转折点。人们不再需要到一个安全的地点来访问机密的实体文件。管理实体文件的麻烦--打印、归档、存储--都不复存在。.
有了虚拟文件记录器，现在可以对文件进行数字化存储、保护，并随时随地进行访问。这意味着多方可以共同审查必要的文件，而无需在同一房间甚至同一国家。.
虚拟数据室大大减少了与实体文件处理相关的时间和成本，只需点击几下即可完成整个过程。.
什么是虚拟数据室？
A 虚拟数据室 (又名 VDR、交易室或数字数据室）是一种在线安全文件存储库，便于存储和分发重要文件。.
这些虚拟存储空间设计安全，可在并购、尽职调查、法律交易等过程中支持经授权的用户通过互联网共享信息。.
虚拟数据室与云存储应用程序
云存储是一种在 ‘云 ’上存储和共享文件的方法，"云 "是一个可通过互联网连接访问的远程服务器网络。这意味着你可以将文件保存到由第三方维护的网络服务中，而不是保存在电脑硬盘或本地存储设备中。.
数据室和云存储应用程序都有一些共同点 相似性 喜欢
A.在线存储和访问
数据室和云存储应用程序都可以将数据存储在远程服务器上，让您可以在任何有互联网连接的地方访问它们的信息。.
B.安全措施
它们采用安全协议来保护存储的数据。这包括安全的用户身份验证和权限设置，以控制谁可以查看或编辑特定文档或数据。.
现在，数据室和云存储应用程序乍一看可能很相似，都是为了存储和共享数字文档。.
但是，一旦考虑到企业的具体需求，如文件的复杂性和敏感性，它们之间的区别就会变得很明显。.
让我们深入探讨一下 主要优势 虚拟数据室优于云存储应用程序。.
A.更多品牌选择
数据室通常提供更改网站徽标和品牌颜色的功能。某些提供商还提供更高级的品牌选项，如对 "关于 "页面和专用白标 URL 进行更深入的品牌定制。.
B.高级访客管理和细粒度权限
云存储应用程序旨在扩展数据量。这些应用程序对文件夹/文件提供广泛的访问控制，例如谁可以查看、评论或编辑文档。然而，云存储应用程序的用户会发现，在涉及多个交易方的尽职调查交易中，配置必要的文档权限是一项挑战。与此相反，虚拟数据记录仪的设计既能扩大数据量，又能管理数据室访客及其活动。通过细粒度的权限和组，数据室管理员可以为文档创建组和详细权限，同时保持对这些权限的清晰概览。.
C.尽职调查具体工作流程
云存储应用程序可以满足一般使用情况，但不足以支持特定的工作流程，如尽职调查。VDR 专为简化和支持尽职调查而设计，其功能可帮助参与尽职调查的各方节省时间和金钱。相关功能的一些例子包括
- 访问条款： 数据室客人在查看数据室之前需要同意法律条款。.
- 问答： 数据室访客可发布问题并获得文件回复
- 自动文件索引： 在尽职调查中，通常需要对与尽职调查清单相对应的文件进行编号，您可以自动完成这项工作。.
- 电子邮件提醒:通知数据室访客上传了新文件，或自动提醒访客查看文件
D.高级文件安全
云存储应用程序包含基本的安全功能，仅在传输和存储过程中防止未经授权的访问。虚拟数据记录器可满足敏感业务交易的需求，并配备先进的安全措施。例如
- DRM（数字版权管理）： 控制收件人是否可以复制、打印或下载文档。还可以撤销文件访问权限。.
- 动态水印 收件人的电子邮件地址可实时添加到水印中。根据提供商的不同，还可能提供其他选项（IP 地址、日期、时间）。.
- 劝阻截图 由选定供应商提供的具有特殊功能的.
- 高级到期选项:您可以选择何时开始查看，或在一段时间后自动取消访问权限。.
E.高级分析
云存储应用程序的分析通常侧重于使用统计，如消耗的存储空间和当前访问。虚拟数据记录器提供更详细的、以交易为重点的分析，包括细粒度的用户活动跟踪，如哪些文档被浏览最多、浏览持续时间、逐页参与情况以及用户问题和文档请求跟踪。这些详细的分析对于衡量交易方的兴趣和安排后续行动非常重要。.
为什么要关注使用虚拟数据室？
无论您是管理企业、处理敏感的法律文件，还是监督金融交易，数据室的重要性都不言而喻。.
让我们快速了解虚拟数据室与云存储应用程序和其他文档共享解决方案相比，如何使您的企业整体受益。.
01.在客人面前保持专业形象
如果你正在筹集数百万资金或出售公司，你会希望使用数据室而不是云存储应用程序共享文件，这样你就能在 LP、投资者、收购方或合作伙伴面前显得更专业。.
这往往超出了品牌定制的范围，使数据室更符合您的品牌。此外，使用数据室，客户访问大量文件的体验通常会更好。通过使用数据室，您还表明您了解尽职调查中复杂的文档共享需求需要更高的安全性和量身定制的工作流程，而这些在标准的云存储应用程序中根本无法实现。.
02.更快的交易
效率是虚拟数据室的核心。通过在安全的环境中实现高效的文件共享、审查和协作，虚拟数据室可以大大缩短完成交易所需的时间。.
通过问答等功能更快地获取信息和简化沟通，有助于您更快地达成协议，加快整个交易时间表。.
03.消除重复性工作
VDR 可以自动执行许多传统上需要手动操作且耗时的常规流程。这些流程包括为文件编制索引、设置权限、文档版本控制、发送提醒等。这可以节省团队的宝贵时间，并减少在复杂的交易或文档繁重的流程中出现人为错误的可能性。.
04.更好的决策
通过内置的分析、报告和版本管理功能，VDR 可以深入了解文档的访问和互动情况。这可以为更好的决策提供信息，使您能够确定哪些文件最受投资者或合作伙伴的关注，并确定讨论或谈判的重点。.
分析还能突出文件访问方面的潜在瓶颈或问题，从而实现对数据室的主动管理。.
05.全球无障碍
VDR 旨在消除前往实体数据室访问重要文件的麻烦和额外成本。.
虚拟数据室可确保没有地域障碍，因为来自世界各地的利益相关者只要有互联网接入，就可以在任何时间、任何地点查阅数据室中的文件。这种全球可访问性也鼓励了国际投资者和合作伙伴的参与，扩大了您的业务潜力。.
评估您对虚拟数据室的需求
重要的是，您首先要确定自己的具体需求，然后将这些需求与虚拟数据室的独特功能和优势结合起来。以下是使用虚拟数据室和简化文件共享流程的方法。.
01.并购咨询和交易
在并购交易中，买卖双方通常会交换大量机密文件，以评估兼容性。其中包括财务记录、法律文件、员工信息和知识产权细节。.
VDR 为您提供了一个安全、有序的平台来促进这种交流，使双方都能高效地进行尽职调查。水印、防止截图和自定义选项等功能可让您保持专业形象，同时确保在整个谈判过程中不会出现信息泄露。.
02.筹资和尽职调查
投资者或有限合伙人在对其投入资金的公司/基金进行详尽的尽职调查时，通常会要求使用虚拟数据室。.
您必须开始使用 VDR 来整理筹资所需的所有文件，如项目介绍、财务数据，并同时与多个投资者分享。它允许您通过文档级别的访问权限设置每位投资者看到的内容，给投资者留下专业的印象，并通过内置的分析功能轻松评估投资者的兴趣。.
03.财务和法律审计
如果您以前参与过任何审计过程，您就会知道这个过程有多繁琐。审计要求公司允许审计师或会计师查阅其重要的财务记录、合同和合规文件，以核实其准确性和是否符合规定。.
使用虚拟数据室可以在安全、可访问的环境中集中管理合规文件。除了安全之外，这些虚拟数据室还能在共享文件后提供详细的跟踪，确保您可以访问审计跟踪，提高透明度。.
04.首次公开募股准备工作
为了实现首次公开募股，您付出了巨大的努力。但是，您是否拥有实现这一目标所需的一切？
如果您正在为首次公开募股做准备，要知道您将与监管机构、律师和银行共享大量不同的文件。应使用虚拟数据室来协助组织并与所有相关方共享敏感文件。.
您可以利用数据室品牌选项保持专业印象，遵守监管要求，加快首次公开募股申请。.
05.商业/战略伙伴关系
建立战略合作伙伴关系需要探索双方之间的协同效应。.
为此，您需要交换机密信息，以评估合作关系的投资回报率。虚拟数据室必须为共享这些信息创造一个安全的环境，只有获得授权的人才能访问这些信息。安全功能还能对潜在合作关系的消息进行保密。.
06.知识产权保护
如果您是一家拥有专利、商标、研究数据等宝贵知识产权 (IP) 的公司，我们知道保护这些资产是您的首要任务。.
VDR 用于存储和共享与知识产权相关的文件。它们具有水印、选择性分发、文件过期、下载限制等功能，有助于防止未经授权的访问，并在不同的业务交易中防止潜在的知识产权盗窃。.
07.投资者关系/董事会管理
要保持投资者和董事会成员对公司的信任，就必须定期与他们进行透明的沟通。.
虚拟数据室可以让您保持这些通信，同时确保您的机密业务文档安全，只有经授权的利益相关者才能访问。它还能让您了解谁查看了哪份文件以及查看了多长时间，以便您可以相应地计划下一步措施。.
需要虚拟数据室却不知从何下手？
如果您的需求符合上述用例之一，那么现在就开始使用虚拟数据室吧。.
首先要确定流行的虚拟数据室提供商，如 Digify、Intralinks 等。比较它们的功能、安全协议、客户支持和定价结构。评估您的具体需求（包括文件量和安全要求）与它们提供的产品的匹配情况。.
利用以下机构提供的免费试用版或演示版 虚拟数据室提供商 亲身体验他们的平台。最后，为顺利实施做好计划，确保您的团队训练有素，能够充分利用虚拟数据室。.
此外，请阅读 虚拟数据室供应商 2025 年购买指南
Digify 作为虚拟数据室解决方案有何与众不同之处？
Digify 提供独特的功能和优势组合，实现无缝文档共享和分析。.
下面我们来看看 Digify 的特别之处。.
- 简单： 用户及其客人都喜欢 Digify 的易用性。Digify 有一套独特的文档安全方法，既简单又省事。即使您的客人不懂技术，他们也会发现 Digify 上的安全文档很容易访问。这对您快速完成交易或项目非常重要。.
- 高级品牌推广： Digify 使您能够向受众清晰地传达您的品牌和信息，超越大多数竞争对手所提供的服务。完全自定义数据室的视觉效果，使其与您的品牌形象相一致。这包括添加可配置的 "关于 "页面以解释您的项目，以及更改徽标和品牌颜色。我们提供高级品牌定制服务，可定制登录屏幕、背景、电子邮件布局，甚至白标 URL。.
- 集成和应用程序接口： 在所有虚拟数据室提供商中，Digify 的集成范围可能是最广的。您的用户可以使用他们的谷歌和微软身份登录，并通过 Zapier 与 6000 多个其他应用程序集成。我们还为 Gmail 和 Office 365 提供电子邮件插件，用于跟踪电子邮件附件。对于更复杂的需求，用户可以集成复杂的工作流，甚至通过我们的 API 构建自己的应用程序。.
- 独特的安全和分析功能： 我们提供其他数据室解决方案难以提供的高级安全功能和分析功能。Digify 拥有独特的屏幕屏蔽技术专利，可阻止屏幕截图。我们的动态水印功能是市场上最全面的功能之一。Digify 具有绊线警报功能，可在文件泄露时通知您。我们详细的分析功能超出了许多竞争对手的水平。.
- 定价透明： 与许多竞争对手不同，我们明确公布了大部分计划的定价。我们确保您只需支付真正需要的费用，从而实现最大价值。此外，我们不收取任何隐藏费用，让您轻松了解所支付的费用。.
Digify 虚拟数据室的功能远不止这些。. 开始免费试用 了解我们的全面功能如何超越满足您的业务需求。.
Willy Cheah
作者
