近来，随着公司趋向于远程办公，保护机密文件的需求变得更加重要。COVID-19 的爆发在短时间内扰乱了公司的业务运营方式。使用公司的安全计算机和网络在办公室工作可能不再是一种选择。即使在疫情过后，许多公司仍希望继续在家办公，或至少给人们提供这样的机会。.
需要保护机密信息
在家里或办公室以外的其他地方工作时，如何确保机密信息的安全，确保只有正确的人才能访问，并最大限度地减少泄漏，是一个问题。.
如果不能充分保护机密文件，就可能导致知识产权泄露、合规问题或声誉风险等问题。.
为了帮助你减轻安全顾虑，以下是你在远程工作时可以考虑的保护机密文件的五种方法：
1.在全公司范围内实施文件安全政策
如果还没有，请为员工制定明确的机密文件发送政策，包括远程工作时处理敏感信息的注意事项。明确规定需要遵守的安全措施，例如只能使用加密的云存储来存储和发送文档，或监控敏感文档的活动。.
只要遵循这些措施，就能帮助您的团队实现高效的工作流程，并确保在家工作时机密文件的安全。.
2.避免使用公共或不安全的无线网络
远程工作时，很难知道员工将在哪里工作。 他们可能在咖啡厅，也可能在家里使用未加密的网络。当你使用不安全的网络时，其他第三方观察者可以监控你的流量。.
为了减少对不安全网络的担忧，你可以强制使用 VPN，它可以有效地掩盖你的在线身份并加密你的在线连接。另一种方法是，如果无法使用 VPN，可以通过专用设备或手机使用个人热点。虽然热点和目的地之间的流量没有加密，但可以减少黑客监听同一热点上的人的流量的机会。 公共 Wi-Fi.
3.查看公司的密码政策
报告显示，仅在 2020 年第一季度、, 67% 数据泄露的百分比 在远程工作中，由于密码被盗或密码薄弱、人为失误和社交攻击等原因，可能会出现凭证被盗和人为失误的几率更高。在远程工作时，尤其是在使用不安全的网络连接和非公司计算机工作时，发生凭证被盗和人为错误的几率可能会更高。.
修订公司的密码政策可以最大限度地减少因凭证薄弱而造成数据泄露的机会。该政策应包括定期更新密码的协议，并在云存储解决方案中添加多因素身份验证。如果能强制要求员工不要在多个账户上使用相同的密码，或使用密码管理器，则会有所帮助。.
4.使用权限管理工具
无论是尽职调查文件还是员工记录，建议只允许特定人员访问机密信息。您可以将机密文件的访问权限限制在管理团队内部，因为并非组织中的每个人都需要访问权限，尤其是当您与自由承包商或第三方机构合作时。.
通过使用权限管理工具，可以最大限度地降低内容泄漏的风险，从而避免对企业造成危害。一般来说，权限管理工具可以控制访问、打印和下载。更先进的工具可能具有水印和屏幕截图保护功能。.
5.跟踪并了解文件处理情况
跟踪机密文件的活动可以为您提供有价值的信息，让您了解这些文件是如何被访问的。您可以利用强大的分析和活动日志来跟踪活动，并对访问者和访问时间进行取证。您将能够发现任何可疑活动，如未经授权访问或分发机密文件。.
立即控制您的文件
要适应新的工作方式，就必须确定业务运营中的正确工作流程，包括如何维护文档安全。了解保护机密文件的最佳做法，可以最大限度地减少有害数据泄露的机会。在公司内部远程工作时，要有明确的机密文件存储和发送协议。.
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Willy Cheah
作者
