选择数据室进行尽职调查

了解如何选择虚拟数据室，为成功的投资尽职调查过程做好准备。.

如果您正在寻求 A 轮融资，那么您已经达到了一个重要的里程碑。根据 最近的一项研究, 在成功募集到种子/天使资金的初创企业中，只有不到一半能进入 A 轮融资阶段。.

很有可能，你能走到今天这一步是你应得的。你拥有坚如磐石的商业模式。你建立了一系列重要的战略合作伙伴关系。你已经成功执行了雄心勃勃的市场战略。你的产品或服务已经开始受到关注。而且，您已经证明了自己可以扩大规模。然而，要为进一步发展提供资金，您需要机构资金，这就要求您得到机构投资者的支持。然而，为了向这些经验丰富的风险投资人证明你已经走得如此之远，你需要将你最有价值的知识产权送去进行苛刻的尽职调查。毋庸置疑，如果在这项高度敏感的工作中任何一个环节出现管理不善，你就有可能危及你最宝贵的资产。它们甚至可能落入竞争对手之手。.

为了解决这个司空见惯的难题，任何一家今年进入 A 轮投资的初创公司都需要一个高度安全的云工作空间，专门用于组织和发送最敏感的机密数据： 虚拟数据室 (VDR）。.

在以前的时代，主要利益相关者或其代表通常会前往实体数据室，亲自查看敏感文件，每个人都要为此付出高昂的费用。然而，随着在线协作和云存储工具在过去五年的迅速发展，虚拟数据室已迅速超越实体数据室，成为新的行业标准。.

IBISWorld 指出，风险投资公司（以及律师事务所和私募股权公司）的种种迹象表明，在未来几年内，它们将继续 “从实体数据室过渡 ”到 VDR。. 虚拟数据室无疑已成为尽职调查过程的重要组成部分。.

专业级 VDR 的要素

与其他基于云的解决方案不同、, 虚拟数据室 它们在功能设置上存在很大差异，更不用说对质量和安全性的各种承诺了。因此，让我们仔细研究一下选择专业级 VDR 时应注意的关键要素：

能够整理并安全发送数百份敏感文件

许多初创企业注重外在收益而非内在组织，这是可以理解的。然而，初创企业在机构层面的筹资需要一种新的、更严格的心态。尤其是投资尽职调查程序，迫使即使是最成功的初创企业也必须快速整理好自己的事务。初创企业创始人及其团队别无选择，只能迅速转变，至少在几个月内，从大局观的思考者转变为注重细节、一丝不苟的申报者。.

为了符合彻底投资尽职调查的所有要求，初创团队需要严格遵循行业标准格式，在 VDR 中为包含数字资产的文件编制索引。虽然这听起来令人生畏，但只要及早开始，选择一款直观、专业级的 VDR，就完全可以实现。在比较 VDR 解决方案时，要注意一些整理要点，如 文件索引功能 它允许具有适当权限的用户重新安排数据室中文件的顺序，以优化顺序查看。.

合规和安全保证

在技术方面，必须确保考虑中的任何 VDR 提供商都符合在线处理敏感数据的最高合规性和安全标准。特别是，VDR 提供商应利用分布在几大洲的多个数据中心，并提供冗余数据副本。.

此外，数据中心本身不仅应具备先进的生物识别和钥匙卡控制功能，而且应全天 24 小时有人看守。虚拟数据记录仪提供商还应符合以下公认的数据安全标准：

• • 256 位 AES 端到端数据加密

• • ISO-27001（数字资产安全标准）

• • HIPAA 合规性

强大的访问控制

当涉及到最敏感的文件时，撤销访问权限的能力与授予访问权限的能力同样重要。虽然我们很难找到关于投资交易数量的确切统计数字，但我们可以从以下方面来说明这一点。 失察, 您应该为任何可能发生的情况做好准备。.

因此，VDR 的访问控制应具有灵活性，以便在新投资者加入和其他投资者退出时添加和删除用户。最好的 VDR 解决方案可以通过设置新接收者的访问有效期来自动删除程序。无论采用哪种方式，VDR 的访问控制都应能让您轻松、即时地授予或撤销个人或基于角色（如共同所有者/贡献者/查看者）的访问权限。.

可处理无限量的收件人和房间

收件人数量不限

作为一家正在筹集风险投资的初创企业，你应该期望 向至少一二十家风险投资公司推介. .因此，您的虚拟数据室应具备长期管理大量个人和投资团队访问的能力。如果您能找到一个允许无限数据接收者的虚拟数据存储解决方案，那就更好了，因为您无需担心上限问题。.

无限制房间

大多数 VDR 解决方案侧重于处理多个（甚至无限个）收件人。但有些 VDR 解决方案更进一步，允许您从一个账户创建和处理多个（甚至无限个）数据室。这是一项非常有用和强大的功能，值得添加到您的必备清单中。.

高级功能

访问控制、安全托管和端到端数据加密是任何虚拟数据室解决方案不可或缺的支柱。然而，如今专业级的 虚拟数据室 将远远超出这一基本基础，包括内置数字版权管理和高度灵活的安全选项。.

例如，如果你不情愿地决定让暂不确定的投资者访问你的 VDR，你可能希望限制他们打印或下载最敏感文件的能力。不过，在大多数情况下，你可能希望防止投资者创建文件副本。因此，请在您选择的任何 VDR 解决方案中寻找高级复制保护功能。.

专业级 VDR 需要具备的其他高级功能包括：轻松批量上传/导入、可定制的水印和内置 NDA。理想情况下，VDR 的批量上传/导入功能应与贵公司的通用云存储解决方案（如 Google Drive、Dropbox）无缝集成。反过来，水印功能应该 一次为任意数量的选定文件添加水印. .内置的保密协议虽然并非总是必要的，但也不失为一种婉转的权宜之计。毕竟，大多数风险投资公司既不会签署，也不喜欢在推销过程中被要求签署单独的保密协议。.

用户友好的设置和直观的界面

未来几年，随着 投资者继续向更大规模的交易过渡, 因此，尽职调查过程只会 更投入、要求更高.

为了抵消这种日益复杂的趋势，您所选择的虚拟数据室解决方案应该非常便于使用且直观。这既适用于 VDR 的设置，也适用于其数据管理界面。一个好的经验法则是，为团队设置虚拟数据室的时间不应超过一个小时。.

此外，虚拟数据记录器绝不应要求用户安装软件/插件。基于云计算的 VDR 还应全天候可用，并保证高可用性。如果您选择的 VDR 解决方案没有考虑到这些用户友好因素，潜在投资者将不可避免地感到沮丧，因为软件/插件要求、笨拙的界面和不可靠的云服务器会降低他们的访问速度。.

功能齐全但价格低廉

高度安全和专业化的解决方案，如专业级的虚拟数据室，确实比 Dropbox 这样的普通消费者级解决方案成本更高。然而，尽管 Dropbox 可以满足一些种子或天使投资人的基本要求，但真正的虚拟数据室对于 A 轮投资团队来说却是不可或缺的必备品。然而，价格合理的虚拟数据存储设备与价格过高的虚拟数据存储设备之间是有区别的。你应该只为你需要的东西付费。.

区分经济实惠的精简型 VDR 和价格过高的臃肿型 VDR 的最佳方法是对每个竞争者进行试驾。大多数 VDR 提供商都会为你提供免费试用机会，你可以在评估选择时加以利用。当然，有些提供商会要求你通过冗长的销售电话，然后才能获得免费试用的机会。值得庆幸的是，其他供应商会让你 立即注册.

快速、友好的支持

除非你和你的团队过去已经完成过一轮机构融资，否则这可能是你第一次建立和管理虚拟数据室。因此，您一定会有问题，您的潜在投资者也一定会有问题。为了快速解答这些问题，您的 VDR 需要提供两个基本的支持渠道：一个随时可用的资源中心和一条及时的支持热线。如果您正在考虑的 VDR 提供商缺乏这两个基本支持渠道中的任何一个，那么您可能需要换一家了。.

使用分析仪表板

跟踪数据室的活动是衡量投资交易进展的最佳方法之一。大多数潜在投资者既没有时间，也不愿意每次查看你提供的文件时都通知你。然而，专业级的 VDR 将为您提供详细的、一目了然的使用统计信息，在为您提供精确信息的同时，还能让您深入了解每位投资者的活动水平（以及潜在兴趣）。.

作为蓝宝石风险投资公司（Sapphire Ventures）的首席执行官兼常务董事 提醒我们, “如果出了问题，你不能解雇你的副总裁” 有鉴于此，风险投资使用分析为您提供了一个评估潜在投资者的绝佳机会，就像他们在评估您一样。.

未来的存储库

A 轮投资完成后，您就可以将数据存档，以备将来参考。您可能会发现，在随后的投资回合中，这些数据会派上用场。 未来职位. .另一方面，您也可以选择无限期使用 VDR。毕竟 一位风险投资人指出, 虚拟数据室不仅仅是为投资者准备的，也是为你准备的：

“虽然数据室对投资者很有用，但它也是您所有最敏感和机密材料的存放处”。”

为 A 轮尽职调查选择正确的 VDR

在为 A 轮尽职调查选择数据室时，找到一个兼具效率、安全性和易用性的解决方案是关键。以下是虚拟数据室基本要素的快速指南： 

安全、可扩展的文档管理 

• 安全存储和管理能力 数百份（最好是无限份）敏感文件
• 可处理多个数据室中数量不限的数据接收者

顶级合规性和安全标准 

• 确保 VDR 符合最高标准：  
• HIPAA 合规性 
• 256 位 AES 端到端加密 
• 保护敏感数据的安全基础设施

高级功能集 

专业级 VDR 可通过以下关键功能脱颖而出： 

• 打印和下载限制，防止未经授权的共享 
• 强大的副本保护功能可保护敏感文件 
• 批量上传/导入文件，加快设置速度 
• 可定制水印，提高安全性和可追溯性 
• 内置 NDR（保密协议），简化法律合规性 

简单直观的用户体验 

• 安装时间应少于一小时--没有复杂的上机过程 
• 价格合理--您不必为不需要的华而不实的功能买单 
• 免费试用应易于获取 

智能分析和支持 

• 用户友好型仪表板应提供  
  • 投资或活动跟踪，以衡量兴趣水平 
  • 洞察哪些文件正在被访问 
• 快速可靠的客户支持，包括
• 自助资源中心 
• 及时支持热线，提供即时援助 

超越尽职调查 

一个好的 VDR 不仅仅用于尽职调查，您还应该能够将其重新用于其他业务需求。有关为一般用途选择 VDR 的更多信息，请参阅我们的 完整指南.