我们使用 PDF 文件和文档有许多不同的原因。有时，这些文件可能具有 “敏感 ”或 “机密 ”性质。了解如何使用数字版权管理（DRM）是确保重要信息安全的重要一步。.
如今，任何人都可以轻松转发 PDF 文件和文档。如果没有数字版权管理系统，信息就很容易被转发、复制、打印或下载。.
什么是数字版权管理？
数字版权管理（DRM）指的是一套能够控制读者对内容的操作的技术。DRM 软件通常也被称为 “复制保护 ”或 “复制预防”，它使发送方能够防止此类信息的意外传播。.
DRM 通常用于保护敏感或机密文件。这些文件可能包含知识产权。出版作品或专有内容被盗的事件屡见不鲜，造成了严重损失。对 PDF 文档的数字版权进行管理，可以让人们更难、更不方便地在您不知情的情况下获取您的信息并将其传递出去。.
让我们来详细了解一下数字版权管理以及如何限制或防止复制、打印和转发。.
谁在使用 DRM？
通常情况下，实施 DRM 是为了控制信息的意外或非法传播。例如
- 图书出版商需要实施 DRM，这样他们的电子图书就不会在论坛上非法传播或转售。培训课程提供商需要确保其培训手册的安全，以免其知识产权受到损害。.
- 金融或房地产公司使用数据室进行尽职调查和交换机密信息。许多数据室提供商还使用 DRM 作为基础技术，以确保机密交易文件的安全。这通常是从 DRM 公司获得许可或购买的。.
- 公司还可以实施 DRM 的一种变体，即信息权限管理（或 IRM）。这是为了控制对公司运营非常重要的敏感文件的访问。有些敏感信息一旦泄露，可能会损害公司声誉，或影响公司遵守 HIPAA 或 GDPR 等规则。当员工离职时，公司通常也希望撤销对敏感信息的访问权限。.
为什么 DRM 没有得到更广泛的应用？
虽然 DRM 听起来非常适合保护文档，但其易用性和成本通常是阻碍采用该技术的两个因素。.
许多 DRM 解决方案对发送方和接收方来说都很困难。收件人需要经过许多步骤才能获取文档，包括安装特殊软件或验证身份。.
其次，如果收件人确实需要安装软件，他们需要在查看文档的任何个人电脑或设备上安装。如果是在公司环境中，他们可能会发现在公司设备上安装软件受到限制。此外，由于个人电脑和设备种类繁多，安装不一定都能成功。.
最后，实施 DRM 可能要花费大量的成本和精力，有可能导致成本过高或公司和专业人员无法使用 DRM。安装可能需要昂贵的专用服务器软件和大量 IT 专业知识。有时，这足以让公司不敢尝试 DRM。.
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DRM 无法做到的事情
一般来说，DRM 无法阻止通过外部设备录制文档。读者可以随时从外部设备进行录像。如果他们能看到，就能复制。任何软件都不可能阻止所有的录制方式和手段。.
这就是所谓的 “模拟漏洞”。即使好莱坞拥有所有资源，也无法避免有人用手机录制电影的可能性，因此 YouTube 上才会出现那些抖动的视频！不过，DRM 可以通过水印加以补充，从而阻止人们传播信息。.
任何人只要有一部手机，或者有现成的软件（通常是免费的），就可以轻而易举地截图。如果你通过 PDF 发送敏感信息，你要确保没有人能够截图并将信息传递给其他人。.
DRM 仍有助于保护信息的意外传播.
即使可以进行屏幕录制或截图，但要捕捉整本书或页面的完整分辨率仍具有挑战性。安装 DRM 是保护或锁定数字资产的第一步，这样你就能掌控一切。.
Digify 如何提供帮助
Digify 具有屏幕屏蔽功能，一次只能查看一个狭窄的部分，还具有动态水印功能，可识别文档的特定收件人。这两项措施都能阻止用户使用其他外部设备或截屏工具截取屏幕。.
我可以自己保护我的文件吗？
有时可以自己对文件进行复制保护，比如在 Excel 中用密码将文件设置为只读。但是，这仍然无法阻止信息的传播，因为密码和文件可以一起发送出去。DRM 采用整体方法来锁定文件，使其无法轻易传播，至少不会在你没有控制和不知情的情况下传播。.
跟踪和撤销文件的能力可能也很重要。一旦怀疑信息已经扩散，知道谁接触过文件以及撤销或收回文件的能力就非常有价值。.
PDF 数字版权管理如何运作？
一般来说，DRM 可以限制拷贝、打印（和拷贝数量）、编辑和访问控制。高级 DRM 系统还具有撤销访问权限和文件失效等功能。大多数 DRM 系统不提供详细的文件跟踪或水印功能，这些功能通常作为单独的工具提供。.
让我们进一步了解限制或阻止复制、打印和下载的情况。.
防止复制 PDF
在某些 DRM 系统中，即使编辑受到限制，任何人也可以选中并复制 PDF 内容。例如，他们可以复制任何文本，然后粘贴到 Word 文档中。一个好的 PDF 文档安全软件可以防止任何人复制文本。.
Digify 如何提供帮助
Digify 的 PDF 数字版权管理 软件可帮助您限制文档的编辑和复制。.
限制 PDF 文件的打印
如果文件可以打印，那么它落入坏人之手的几率就会大大增加。硬拷贝会被放在办公桌上、公文包里或其他地方，未经授权的人可能会拿到文件。不过，有时在培训课程中或收件人更喜欢阅读纸质文件时，还是有必要使用打印文件。.
Digify 如何提供帮助
您可以选择限制打印，这样就更难获得硬拷贝形式的信息。Digify 允许你随意设置打印机。这可以完全限制打印，允许人们自由打印，或限制可打印的份数。.
如何选择 DRM 解决方案
以下是探索 DRM 解决方案选项时需要注意的几个要点：
- 简约 - 尝试试用 DRM 解决方案。在不同的浏览器或电脑上试用发送方和接收方的体验。您是否需要在电脑上安装一些东西？这是您会使用的东西吗？您需要的是简单实用的解决方案。.
- 格式 - DRM 解决方案支持哪些格式？是否支持您需要的所有格式？(例如：PDF、Excel、Word、Powerpoint、视频、图像）
- 完整性 - 解决方案是否提供您所需的所有 DRM 功能？使用该解决方案是否安全？
Digify 提供帮助
在 Digify，我们创建了一个 DRM 解决方案，该方案功能丰富，可帮助解决以下问题：
- 简单。. Digify 的使用非常简单。对于发送方和接收方来说，它都是一种零安装解决方案。.
- 多种格式。. Digify 可处理 PDF DRM 以外的各种文件格式。我们可以处理 Word、Excel、Powerpoint、图像和视频格式。.
- 超越 DRM。. Digify 拥有一整套加密、访问控制、权限、过期、文件跟踪和水印功能，是一个单一、完整的文档安全解决方案，因此您不必让不同的软件协同工作。.
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Willy Cheah
作者
