多年来，许多企业都依赖 Microsoft Outlook 来分发文件、安排会议和发送电子邮件。公司的声誉和收入取决于能否避免丢失宝贵的资产和私人客户或顾客信息。.
对于那些必须遵守 HIPAA 或 GDPR 等数据保护法律的行业，如金融、法律、出版、教育和医疗保健，处理不当敏感信息也会导致罚款和其他处罚。.
随着网络安全挑战的增加，电子邮件加密已成为数据保护的行业标准。无论您是需要与同事发送文档密码，还是与客户商谈机密交易，都必须部署最佳的 Outlook 电子邮件加密技术，以确保您的安全得到真正保护。.
如何在 Outlook 中发送完全加密的电子邮件
Microsoft Outlook 的电子邮件加密服务并不像你认为的那样安全。这是因为 Outlook 使用 S/MIME（安全/多用途互联网邮件扩展）和 Office 365 信息加密来加密电子邮件，而这两种加密方式都依赖于 发件人和收件人已启用.
如果收件人使用的电子邮件平台不支持 S/MIME 或 Office 365 信息加密，您向其发送电子邮件时可能无法得到保护。免费网络邮件用户，如 电子邮件, 雅虎和 iCloud 通常不具备强大电子邮件加密所需的功能。.
2019 年，网络犯罪分子 被黑客攻击的网络邮件客户端 Outlook.com 并获取了敏感的私人信息，包括电子邮件主题行、文件夹名称、联系人列表和一些电子邮件内容。使用方法 端到端加密 是确保 Outlook 电子邮件和附件完全安全的唯一方法，无论是在传送给收件人的过程中还是在收件箱中。.
使用第三方插件电子邮件加密服务
为了确保电子邮件和附件的完全安全，贵公司可以转而使用单独的加密电子邮件提供商。但在这种情况下，您将失去您所依赖的 Outlook 的所有功能。.
另一个更方便的解决方案是在 Outlook 中添加第三方插件加密服务，而不是麻烦地更换电子邮件平台。不过，你要确保选择的服务不会给发件人和收件人的邮件发送过程增加太多麻烦。.
电子邮件加密如果没有简化的用户体验，就可能需要额外的不便步骤才能发送和阅读电子邮件，从而使其难以使用。如果是这种情况，员工和组织中的其他人就不会始终如一地使用它。.
安装 Digify 的 Outlook 加密插件后，发送安全的 Outlook 电子邮件和附件就变得轻而易举了。.
如何使用 Digify 加密电子邮件和附件
有了 Digify 的 Outlook 加密插件，您就可以加密电子邮件*和附件，而无需改变工作流程或离开收件箱。您也无需手动向收件人提供密码或让他们订阅该平台。.
发送后可随时控制对电子邮件附件的访问，并选择收件人是否可以下载或打印。添加水印并设置文档在特定时间后自动销毁。您还可以查看文档的浏览次数和浏览时间。.
要开始使用 Digify 的 Outlook 加密插件 请遵循以下五个简单步骤：
- 下载 Digify Outlook 加密插件 这里.
- 在Digify的Outlook插件中撰写电子邮件信息
- 使用插件将文件附加到电子邮件中
- 自定义以下安全设置：
- 访问控制： 添加应接收访问权限的收件人
- 权限:设置打印和下载所附文件的权限
- 水印:选择是否包含用于识别和跟踪的个性化水印
- 到期日:选择所附文件自动失效的日期和时间
- 将 Outlook 附件作为链接插入电子邮件并发送
观看下面的视频演示，了解如何在 outlook 中发送加密电子邮件。.
要加密 Outlook 电子邮件和附件，Digify 使用 AES-256 加密算法 国家安全局（NSA）认证的绝密文件。.
收件人如何打开加密的 Outlook 电子邮件和附件
收件人收到加密电子邮件附件时，只需点击电子邮件中的附件链接即可。然后就可以通过安全的 Digify 链接查看您的 Outlook 电子邮件附件了。.
您还可以选择是否要收件人验证其电子邮件地址才能打开附件文档。选择此选项后，系统会自动创建一个验证码并发送给收件人，以便他们打开附件。.
如何跟踪加密的 Outlook 电子邮件和附件
作为最流行的商业通信方式，企业依靠电子邮件发送敏感文件，如合同、演示文稿和许多其他类型的文件。一旦您发送了电子邮件，您就不得不猜测附件文档的最终去向，甚至猜测收件人是否打开了这些文档。.
除了使用 Digify 安全加密 Microsoft Outlook 电子邮件和附件外，您还可以 跟踪您的电子邮件和附件 以查看收件箱中的所有邮件何时被打开、打印和转发。.
您可以查看收件人何时打开了您的电子邮件和附件，查看了多长时间，以及他们是否 下载或打印文件. .在设定的时间后，您可以配置电子邮件和附件自动过期。.
这样，您就不必冒机密信息暴露给错误的个人或组织的风险。只需点击切换开关，即可在 Outlook 电子邮件和附件发送给收件人后撤销访问权限。.
结论
披露的数据泄露事件 41 亿条记录 在 2019 年的前六个月。尽管数据泄露事件每年都在增加，但许多公司并没有做好预防和打击这些事件的准备，从而使自己不必要地面临声誉和经济损失的风险。.
幸运的是，您可以通过 Digify 等电子邮件加密解决方案来提高电子邮件的安全性，以防外泄。现在，您可以重新控制谁可以访问您的 Outlook 电子邮件和附件，而无需牺牲无缝协作。.
了解用一个软件就能轻松安全地将加密的 Outlook 电子邮件和附件发送到任何地方和任何人。 免费试用 Digify 的 Outlook 电子邮件加密插件。.
Willy Cheah
作者
