PDF 和文档安全对贵公司有多重要？
在很多情况下，您都应该确保重要文件受到保护。同时，您还需要能够与需要查看这些文件的人共享这些文件。.
安全漏洞会给公司带来灾难性后果。敏感信息可能会帮助竞争对手获得优势，机密数据的泄露可能会造成严重的声誉损害，或者在 HIPAA 和 GDPR 等合规框架下被处以罚款。公司需要考虑数据泄露可能带来的法律后果，包括知识产权的滥用。.
什么是文件安全？
文档安全包括几种不同的措施，旨在保护访问并阻止对 PDF 或其他类型文档的不当使用。.
通常采用的安全措施有
- 密码保护
- 水印
- 文件过期、自毁和访问限制
- 数字版权管理：限制复制、打印或转发
- 对浏览者进行文件跟踪
PDF 密码保护
密码保护是任何人保护 PDF 或其他类型文件的最简单措施之一。虽然密码绝不是一个完美的安全系统，但它为任何试图不正当访问文档的人提供了额外的保护。.
有时，人们会无意中接触到文件，或者在其他时候，有人会故意试图访问他们不应该看到的文件。考虑到办公环境中的共享文件夹或共享计算机等情况，你就能明白文件可能会如何超出预想的范围。.
文件密码的传送可能是一个有点麻烦的步骤。通常，你会通过一种方式发送文件本身，然后通过另一个渠道发送密码。当然，根据你使用的通信渠道，密码有可能会被传播得更远，而且没有什么能阻止别人与他人共享密码。.
尽管如此、, 用密码保护 PDF 这是您可以采取的阻止不正当文件访问的最简单步骤之一，与其他安全措施结合使用尤其有效。.
水印
早在 13 世纪就已发现的原始文件安全措施之一是 文件水印. .传统上，水印一直被用于主张所有权或作为文件的商标装置，但在数字意义上，水印还有更多的应用。.
例如，你可能希望阻止机密文件的泄漏，并在这些文件传播得比预期更远时，提供一些可追溯性手段。一种策略是在数字文件上打上收件人自己电子邮件地址的水印，从而提供泄漏源。.
第二种更基本的应用是传达文件分类，让收件人知道如何处理该文件。与没有水印的文件相比，有人在处理带有 “机密 ”水印的文件时可能会更加小心。.
第三，水印仍可用于传统意义上的文件所有权声明。.
文件过期和自毁
有很多可能的应用情况，你可能想撤销对文档的访问权限，或者限制文档的访问权限，使文档的接收者无法永久获得该文档。例如，请考虑这些可能的情况：
- 一名员工离开了公司，或者与承包商的关系出现了问题。您要确保他们无法再访问潜在的敏感文件。.
- 您有一个项目，在此期间需要访问敏感信息，但您不希望持续访问这些信息。.
- 您有一份合同或竞标正在进行中，而报价只在规定时间内有效。您不希望截止日期一过就无法获取报价。.
- 您想防止链接在下载文件后被重复使用。.
所有这些情况都可以使用 文件过期, 此外，还具有撤销访问权限和自毁功能。事实上，许多公司更愿意将这些访问限制作为文件管理实践的正常组成部分，因为否则，一旦文件被发送出去，往往就完全失去了对它的控制。.
同样，这些类型的功能在与一个或多个其他安全功能结合使用时，往往能大大提高文件的安全性。.
数字版权管理（DRM）
数字版权管理（DRM）可以控制读者对文档的操作。DRM 通常适用于包含敏感信息或知识产权的文档，文档所有者不希望这些信息或知识产权被复制或传播。.
例如，如果您编写了一门课程或电子书，您就需要保护自己的知识产权，以确保不会有人复制并从中获利。如果您有机密文件需要发送以进行尽职调查，那么您需要确保这些文件不会发送到预定收件人以外的地方。.
比如密码保护、, DRM 是防止文件轻易传播的有效屏障。你可以防止打印，这样就不会意外地将打印副本留在别人可以找到的地方，而这种情况在公司中经常发生。您还可以阻止他人复制文档并将其粘贴到电子邮件或新文档中。这意味着，如果有人想窃取你的知识产权，他们将面临更困难的任务。.
文件跟踪
您有多少次在发送文件后，能够确定谁看过、打开过多少次以及从哪里打开的？经常发生的情况是，一旦文件发送出去，文件所有者就失去了控制权--任何人都可能查看你的数据，而你却毫不知情。.
这就是 文件跟踪 是一项重要的安全功能。PDF 文件和文档跟踪解决方案可帮助您了解文档的移动情况，以及它们是否超出了您的预期受众范围。您可以查看文档从何处打开等信息，并注意是否存在可疑活动。如果您采取了其他措施（如撤销访问权限），您就有可能对此采取一些措施。.
在下列情况下应考虑文件跟踪
- 安全问题。您可能正在传输敏感信息，因此需要格外小心文件的传输距离。.
- 销售和营销。如果跟踪打开情况，就可以衡量文档的受欢迎程度。在向某人发送推销信息等情况下，您可以检查对方是否已经看到，然后找出合适的时间进行跟进。.
查看下面的信息图表，了解确保文档安全的五种最佳方法。.
Willy Cheah
作者
