A 虚拟数据室 (VDR) 允许企业在尽职调查期间安全地发送和存储机密文件。无论您是通过 初创企业筹资 VDR 可以帮助简化和加快尽职调查过程。.
尽职调查过程中审查的文件可能包括财务报表、上限表、股东名单、知识产权 (IP)、员工和管理协议。如果这些文件泄漏到授权方之外，可能会引起不必要的媒体关注，影响整个交易过程。更糟糕的是，如果竞争对手掌握了这些文件，他们可能会利用这些信息获得优势。.
通过使用 虚拟数据室, 您可以确保只有经过授权的人员才能按照您的规则和权限访问文件。.
必须提前做好准备，确保虚拟数据室已准备就绪，以最大限度地提高工作效率和安全性。以下七个步骤可帮助您为尽职调查和其他交易正确设置数据室。.
步骤 #1--选择适合您需求的数据室
数据室的种类繁多，功能各异，价格不一。这可能会让人感到困惑，不知道什么是最适合您特定需求的虚拟数据室。.
以下是评估应选择哪种 VDR 解决方案的最关键因素：
安全
在建立虚拟数据室进行尽职调查时，安全性是最受关注的功能之一。想使用云存储？你可能会在安全性上打折扣。.
为确保您的文件在尽职调查过程中受到保护，请寻找专为安全而设计的数据室软件。专用数据室会让您在投资者或买家面前显得更加专业。.
VDR 提示 #1：
为了尽职尽责，您可能要避免使用一些比较流行的云存储提供商。取而代之的是，考虑那些专门针对工作流程和安全性而设计的数据室解决方案。.
这意味着 VDR 应该能够对数据室中存储和传输中的文件进行加密。您应该可以选择为收件人开启额外的验证功能，以确保只有授权用户才能访问您的文件。您应该能够设置详细的用户权限，并在项目的任何阶段撤销访问权限。还要考虑是否需要额外的安全功能和 数字版权管理 工具，如水印和其他限制查看功能，以防止泄密。.
工作流程和易用性
虚拟数据室的设置应快捷，界面应方便用户使用。数据室应针对您的尽职调查工作流程进行优化，如在允许访问文件前显示 NDA/访问条款，并具有自动编号功能。在做出决定之前，请记住查阅数据室提供商的评论，了解用户对 VDR 功能和使用体验的评价，例如邀请用户、上传和整理文件的难易程度。此外，大多数数据室服务应包括文件上传和其他活动的即时通知。.
VDR 提示 #2：
查看数据室解决方案是否在一个平台上提供访问控制、水印、复制保护、过期、NDA 和报告等关键安全功能。如果您选择的供应商不提供这些功能，您可能不得不另外寻找和安装独立的工具，这可能会使您的工作流程变得更加复杂。.
报告
确保您可以访问用户活动的详细历史记录，这样您就可以了解收件人如何、何时以及在多长时间内参与了您的文档。当您希望找出哪些投资者最愿意参与提醒和跟进过程时，这将很有帮助。.
定价
在选择数据室软件提供商时，价格是一个常见的考虑因素。了解定价计划如何取决于可创建数据室的人数、可创建的数据室数量以及可邀请的收件人数量。其他需要考虑的因素包括计划附带的其他安全功能。.
步骤 #2--确定在哪个阶段应使用哪个数据室
一些公司为交易过程的不同阶段或根据需要发送的文件的敏感程度建立单独的数据室。例如，在筹款的早期阶段，你可以创建一个数据室，用于向大量感兴趣的投资者发送预告和其他初步信息。.
然后，您可以使用另一台 VDR，向对实际尽职调查表现出浓厚兴趣的特定投资者发送高度机密的文件。确保您事先了解自己的特殊需求，以便在保持对所有文件控制的同时，尽可能提高效率和简化流程。.
步骤 #3 - 遵循尽职调查清单
进入尽职调查阶段后，首席投资者可能会给您一份尽职调查清单。这将使您对所有文件有一个大致的了解，包括 公司资产, 这些都需要为尽职调查做好准备。.
理想情况下，该清单还能让你知道如何组织虚拟数据室。 有些企业按照自己的 尽职调查清单 为筹资做准备。在这种情况下，当投资者问及尽职调查时，您已经准备好了相关信息，有助于加快整个过程。有些投资者可能会很乐意访问预先准备好的资料室，并要求您提供更多信息。.
步骤 #4--创建并整理数据室的文件结构
使用尽职调查清单，您可以创建一个文件结构来组织数据室。确保每个人都能找到所需的文件非常重要，尤其是在向多个利益相关者发送大量文件时。适当注意文件命名惯例、分类、排序和索引对保持组织性至关重要。该索引应与您的尽职调查清单相对应。.
VDR 提示 #3：
寻找带有文件索引功能的数据室软件。文件索引是一种通过自动创建索引号来查找文件的方法。如果您修改了尽职调查清单，在重新排列文件时，该索引号将自动重新编号，从而节省您的时间和精力。.
步骤 #5 - 设置访问级别、权限和安全设置
决定每个利益相关者的访问权限。您需要考虑以下因素，以帮助您选择数据室设置：
门禁控制
问问自己是想让只有少数人可以访问文件，还是想让投资者有更大的灵活性。不同的数据室提供商有不同的功能来解决访问控制的灵活性问题，例如锁定对某个域的访问。.
打印和下载
您应该可以选择是否允许收件人下载和打印文件。.
请注意，数据室无法控制下载和打印后的文件。因此，如果您允许收件人下载您的文档，您需要确信这些文档中的信息不会泄露出去。如果有疑问，请在文件上使用动态水印。.
添加水印和访问协议
在数据室上传较为敏感的文件之前，看看能否在文件上添加水印。这将有助于阻止收件人在下载文件后发送这些文件。一些数据室提供商还提供提交访问协议条款的功能，让收件人在查看文件前接受。这些措施对于确保 知识产权保护 在尽职调查阶段。.
步骤 #6 - 收集必要文件并上传
确定数据室的安全设置后，就可以上传文档了。有时，您可能需要审核和编辑敏感信息。如果是这种情况，请务必事先诚恳地通知投资者。.
步骤 #7--邀请投资者进入数据室
根据尽职调查过程所处的阶段，您可以邀请投资者访问您为他们设置的特定数据室。在设置过程中，您通常可以选择各种权限和有效期设置。.
最后的收获
在为尽职调查或任何其他商业交易建立数据室时，提前做好计划非常重要。您要牢记交易流程的内容，以便做好相应的准备。然后，您就可以按照本文概述的七个步骤来设置数据室，以满足您的特定需求。.
Digify 的虚拟数据室服务可快速、轻松地为筹资、并购和其他复杂交易的尽职调查进行设置。.
Digify 的数据室分析可让您深入了解投资者对文件的参与情况。了解谁最频繁、持续时间最长地访问您的文档，可以帮助您确定哪些人最有可能投资，并将交易推进到下一阶段。.
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Willy Cheah
作者
