Cara mengirim email yang benar-benar aman di Microsoft Outlook

Selama bertahun-tahun, Microsoft Outlook telah diandalkan oleh berbagai macam bisnis untuk mendistribusikan file, menjadwalkan rapat, dan mengirim email. Reputasi dan pendapatan perusahaan bergantung pada penghindaran hilangnya aset berharga dan informasi pribadi klien atau pelanggan. 

Kesalahan penanganan informasi sensitif juga dapat mengakibatkan denda dan hukuman lain bagi mereka yang berada di industri seperti keuangan, hukum, penerbitan, pendidikan, dan perawatan kesehatan yang harus mematuhi undang-undang perlindungan data seperti HIPAA atau GDPR. 

Dengan tantangan keamanan siber yang terus meningkat, enkripsi email adalah standar industri untuk perlindungan data. Baik Anda perlu mengirim kata sandi dokumen dengan rekan kerja atau menegosiasikan kesepakatan rahasia dengan klien, sangat penting untuk menggunakan enkripsi email Outlook terbaik yang tersedia untuk memastikan bahwa Anda benar-benar terlindungi. 

Cara mengirim email terenkripsi penuh di Outlook 

Layanan enkripsi email Microsoft Outlook tidak seaman yang Anda yakini. Hal ini karena Outlook mengenkripsi email menggunakan S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) dan enkripsi pesan Office 365, yang keduanya mengandalkan pengirim dan penerima mengaktifkannya.   

Anda mungkin tidak terlindungi ketika mengirim email ke penerima yang menggunakan platform email yang tidak mendukung enkripsi pesan S/MIME atau Office 365. Pengguna webmail gratis seperti klien di Gmail, Yahoo, dan iCloud sering kali tidak memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan untuk enkripsi email yang kuat.

Pada tahun 2019, penjahat siber klien email web yang diretas Outlook.com dan mendapatkan akses ke informasi pribadi yang sensitif, termasuk baris subjek email, nama folder, daftar kontak, dan beberapa konten email. Menggunakan enkripsi ujung ke ujung adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa pesan dan lampiran email Outlook Anda sepenuhnya aman, baik saat transit ke penerima maupun saat berada di kotak masuk. 

Menggunakan layanan enkripsi email tambahan dari pihak ketiga

Untuk memastikan bahwa email dan lampiran Anda benar-benar aman, perusahaan Anda bisa beralih ke penyedia email enkripsi terpisah. Namun dalam kasus ini, Anda akan kehilangan semua fungsionalitas Outlook yang selama ini Anda andalkan. 

Daripada repot-repot mengganti platform email, solusi lain yang lebih nyaman adalah dengan menambahkan layanan enkripsi tambahan pihak ketiga ke Outlook. Namun, Anda harus memastikan bahwa Anda memilih layanan yang tidak menambah beban yang signifikan pada proses email baik bagi pengirim maupun penerima. 

Enkripsi email tanpa pengalaman pengguna yang efisien dapat memerlukan langkah-langkah ekstra yang tidak nyaman hanya untuk mengirim dan membaca email sehingga sulit untuk digunakan. Jika demikian, hal ini tidak akan diterapkan secara konsisten oleh para karyawan dan orang lain dalam organisasi Anda.  

Ketika Anda memasang add-in enkripsi Outlook Digify, mengirim email dan lampiran Outlook yang aman menjadi mudah. 

Cara menggunakan Digify untuk mengenkripsi email dan lampiran  

Dengan add-in enkripsi Outlook dari Digify, Anda dapat mengenkripsi email* dan lampiran tanpa mengubah alur kerja atau meninggalkan kotak masuk. Anda juga tidak perlu memberikan kata sandi secara manual kepada penerima atau meminta mereka berlangganan ke platform. 

Mengontrol akses ke lampiran email Anda kapan saja setelah mengirimkannya dan memilih apakah penerima dapat mengunduh atau mencetaknya. Tambahkan tanda air dan atur agar dokumen Anda dapat dihancurkan sendiri setelah jangka waktu tertentu. Anda juga dapat melihat berapa kali dokumen Anda dilihat dan berapa lama. 

Untuk memulai dengan Digify Add-in enkripsi Outlook ikuti lima langkah sederhana ini:

1. Unduh add-in enkripsi Digify Outlook di sini.
2. Tulis pesan email Anda di add-in Outlook Digify
3. Lampirkan dokumen Anda ke email menggunakan add-in
4. Sesuaikan pengaturan keamanan Anda berikut ini:
   • Kontrol Akses: Menambahkan penerima yang harus menerima akses
   • Izin: Mengatur izin untuk mencetak dan mengunduh dokumen terlampir Anda
   • Penandaan air: Pilih apakah akan menyertakan tanda air yang dipersonalisasi untuk identifikasi dan pelacakan
   • Kadaluarsa: Pilih tanggal dan waktu kapan dokumen terlampir akan kedaluwarsa secara otomatis
5. Sisipkan lampiran Outlook Anda sebagai tautan di email Anda dan kirim 

Tonton demo video di bawah ini untuk mempelajari cara mengirim email terenkripsi di Outlook.

Untuk mengenkripsi pesan dan lampiran email Outlook, Digify menggunakan fitur Algoritma enkripsi AES-256 yang disertifikasi oleh National Security Administration (NSA) untuk dokumen rahasia. 

Cara penerima membuka email dan lampiran Outlook terenkripsi Anda

Ketika penerima menerima lampiran email terenkripsi Anda, yang harus mereka lakukan adalah mengklik tautan lampiran di dalam email. Lampiran email Outlook Anda kemudian dapat dilihat melalui tautan Digify yang aman.

Anda juga dapat memilih apakah Anda ingin penerima memverifikasi alamat email mereka untuk membuka dokumen terlampir. Ketika Anda memilih opsi ini, sebuah kode secara otomatis dibuat dan dikirim ke penerima sehingga mereka dapat membuka lampiran.  

Cara melacak email dan lampiran Outlook terenkripsi

Sebagai metode komunikasi bisnis yang paling populer, organisasi mengandalkan email untuk mengirim dokumen sensitif seperti kontrak, presentasi, dan banyak jenis file lainnya. Setelah mengirim email, Anda harus menebak-nebak di mana dokumen yang dilampirkan berakhir dan apakah dokumen tersebut dibuka oleh penerima.  

Selain mengenkripsi email dan lampiran Microsoft Outlook Anda secara aman dengan Digify, Anda dapat melacak email dan dokumen terlampir Anda untuk melihat ketika mereka dibuka, dicetak, dan diteruskan dari kotak masuk Anda. 

Anda dapat melihat kapan penerima membuka email dan lampiran Anda, berapa lama mereka melihatnya, dan apakah mereka mengunduh atau mencetak dokumen Anda. Setelah jangka waktu tertentu, Anda dapat mengonfigurasi email dan lampiran agar kedaluwarsa secara otomatis. 

Dengan cara ini Anda tidak perlu mengambil risiko informasi rahasia Anda terekspos ke orang atau organisasi yang salah. Cukup klik tombol sakelar untuk mencabut akses setelah email Outlook dan lampiran dikirim ke penerima.

Kesimpulan

Pelanggaran data yang diungkapkan 4,1 miliar catatan dalam enam bulan pertama tahun 2019. Meskipun pelanggaran data menjadi lebih umum setiap tahun, banyak perusahaan tidak siap untuk mencegah dan memeranginya, sehingga menempatkan diri mereka pada risiko yang tidak perlu, baik dari segi reputasi maupun kerugian finansial.  

Untungnya, Anda bisa meningkatkan keamanan email Anda dari pembobolan dengan solusi enkripsi email seperti Digify. Kini Anda bisa mendapatkan kembali kendali atas siapa saja yang memiliki akses ke email dan lampiran Outlook Anda tanpa mengorbankan kolaborasi yang lancar.  

Lihat betapa mudahnya mengirim email dan lampiran Outlook terenkripsi dengan aman ke mana saja dan siapa saja yang Anda inginkan dengan uji coba gratis dari add-in enkripsi email Outlook Digify.