Microsoft Outlook에서 진정한 보안 이메일을 보내는 방법

수년 동안 다양한 기업에서 파일을 배포하고, 회의를 예약하고, 전자 메일을 보내는 데 Microsoft Outlook을 사용해 왔습니다. 회사의 평판과 수익은 귀중한 자산과 개인 고객 또는 고객 정보의 손실을 방지하는 데 달려 있습니다. 

민감한 정보를 잘못 취급하면 금융, 법률, 출판, 교육, 의료 등 HIPAA 또는 GDPR과 같은 데이터 보호법을 준수해야 하는 업계 종사자에게 벌금 및 기타 처벌을 받을 수도 있습니다. 

사이버 보안 문제가 증가함에 따라 이메일 암호화는 데이터 보호를 위한 업계 표준입니다. 동료와 문서 암호를 보내야 하거나 고객과 기밀 거래를 협상해야 하는 경우, 사용 가능한 최고의 Outlook 전자 메일 암호화를 배포하여 진정한 보안을 보장하는 것이 중요합니다. 

Outlook에서 완전히 암호화된 이메일을 보내는 방법 

Microsoft Outlook의 이메일 암호화 서비스는 생각만큼 안전하지 않습니다. Outlook은 S/MIME(Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) 및 Office 365 메시지 암호화를 사용하여 전자 메일을 암호화하기 때문입니다. 발신자와 수신자가 활성화된 상태여야 합니다..   

S/MIME 또는 Office 365 메시지 암호화를 지원하지 않는 이메일 플랫폼을 사용하는 수신자에게 이메일을 보낼 경우 보호되지 않을 수 있습니다. 클라이언트와 같은 무료 웹메일 사용자는 Gmail, Yahoo 및 iCloud에는 강력한 이메일 암호화에 필요한 기능이 없는 경우가 많습니다.

2019년 사이버 범죄자들은 해킹된 웹 메일 클라이언트 Outlook.com 이메일 제목, 폴더 이름, 연락처 목록, 일부 이메일 콘텐츠 등 민감한 개인 정보에 액세스할 수 있게 되었습니다. 사용 엔드투엔드 암호화 는 수신자에게 전송 중일 때와 받은 편지함에 보관 중일 때 모두 Outlook 이메일 메시지와 첨부 파일을 완전히 안전하게 보호할 수 있는 유일한 방법입니다. 

타사 애드인 이메일 암호화 서비스 사용

이메일과 첨부 파일의 완벽한 보안을 보장하기 위해 회사에서 별도의 암호화 이메일 공급업체로 전환할 수 있습니다. 하지만 이 경우 사용하던 Outlook의 모든 기능을 잃게 됩니다. 

번거롭게 이메일 플랫폼을 변경하는 대신 타사 애드인 암호화 서비스를 Outlook에 추가하는 것이 더 편리한 솔루션입니다. 하지만 발신자와 수신자 모두에게 이메일 프로세스에 큰 마찰을 일으키지 않는 서비스를 선택해야 합니다. 

간소화된 사용자 환경이 없는 이메일 암호화는 이메일을 보내고 읽는 데만 불편한 단계를 추가로 거쳐야 하므로 사용하기 어려울 수 있습니다. 이러한 경우 직원과 조직의 다른 사람들이 일관되게 적용하지 않을 수 있습니다.  

Digify의 Outlook 암호화 추가 기능을 설치하면 안전한 Outlook 이메일과 첨부파일을 쉽게 보낼 수 있습니다. 

Digify를 사용하여 이메일 및 첨부파일을 암호화하는 방법  

Digify의 Outlook 암호화 추가 기능을 사용하면 워크플로우를 변경하거나 받은 편지함을 떠나지 않고도 이메일*과 첨부파일을 암호화할 수 있습니다. 또한 수신자에게 수동으로 비밀번호를 제공하거나 플랫폼에 가입하도록 할 필요도 없습니다. 

이메일 첨부파일을 전송한 후 언제든지 첨부파일에 대한 액세스를 제어하고 수신자가 다운로드 또는 인쇄할 수 있는지 여부를 선택할 수 있습니다. 워터마크를 추가하고 특정 시간이 지나면 문서가 자동 삭제되도록 설정하세요. 문서가 조회된 횟수와 기간도 확인할 수 있습니다. 

Digify를 시작하려면 Outlook 암호화 추가 기능 다음의 간단한 5단계를 따르세요:

1. Digify Outlook 암호화 추가 기능 다운로드 여기.
2. Digify의 Outlook 애드인에서 이메일 메시지 작성하기
3. 추가 기능을 사용하여 이메일에 문서 첨부하기
4. 보안 설정을 다음과 같이 사용자 지정하세요:
   • 액세스 제어: 액세스 권한을 받아야 하는 수신자 추가
   • 권한: 첨부 문서 인쇄 및 다운로드 권한 설정
   • 워터마킹: 식별 및 추적을 위해 개인화된 워터마크를 포함할지 여부를 선택합니다.
   • 만료: 첨부된 문서가 자동으로 만료되는 날짜와 시간을 선택합니다.
5. 이메일에 Outlook 첨부파일을 링크로 삽입하고 다음을 전송합니다. 

아래 동영상 데모를 보고 Outlook에서 암호화된 이메일을 보내는 방법을 알아보세요.

Outlook 이메일 메시지 및 첨부 파일을 암호화하기 위해 Digify는 다음을 사용합니다. AES-256 암호화 알고리즘 미국 국가안보국(NSA)에서 일급 기밀 문서에 대해 인증한 문서입니다. 

수신자가 암호화된 Outlook 전자 메일 및 첨부 파일을 여는 방법

수신자가 암호화된 이메일 첨부파일을 받으면 이메일 내의 첨부파일 링크를 클릭하기만 하면 됩니다. 그러면 안전한 Digify 링크를 통해 Outlook 이메일 첨부파일을 볼 수 있습니다.

수신자가 첨부된 문서를 열기 위해 이메일 주소를 인증하도록 할지 여부를 선택할 수도 있습니다. 이 옵션을 선택하면 수신자가 첨부파일을 열 수 있도록 코드가 자동으로 생성되어 수신자에게 전송됩니다.  

암호화된 Outlook 이메일 및 첨부 파일을 추적하는 방법

가장 널리 사용되는 비즈니스 커뮤니케이션 수단인 이메일은 계약서, 프레젠테이션 및 기타 여러 유형의 파일과 같은 민감한 문서를 전송하는 데 사용됩니다. 이메일을 보낸 후에는 첨부된 문서가 어디로 전송되는지, 수신자가 문서를 열었는지 여부를 추측해야 합니다.  

Digify를 사용하여 Microsoft Outlook 이메일과 첨부 파일을 안전하게 암호화할 뿐만 아니라 다음을 수행할 수 있습니다. 이메일 및 첨부 문서 추적 을 클릭하면 받은 편지함에서 열리고, 인쇄되고, 전달된 모든 메일을 확인할 수 있습니다. 

수신자가 이메일과 첨부 파일을 언제 열었는지, 얼마나 오래 보았는지, 그리고 다음과 같은 경우 문서 다운로드 또는 인쇄. 설정된 시간이 지나면 이메일과 첨부파일이 자동으로 만료되도록 구성할 수 있습니다. 

이렇게 하면 기밀 정보가 엉뚱한 사람이나 조직에 노출될 위험을 감수할 필요가 없습니다. Outlook 이메일과 첨부 파일이 수신자에게 전송된 후 토글 스위치를 클릭하기만 하면 액세스 권한을 취소할 수 있습니다.

결론

데이터 유출 공개 41억 개의 레코드 2019년 첫 6개월 동안의 데이터 유출 건수입니다. 데이터 유출이 매년 더 흔해지고 있음에도 불구하고 많은 기업이 이를 예방하고 대처할 준비가 되어 있지 않아 불필요하게 평판과 재정적 손실의 위험에 노출되어 있습니다.  

다행히도 Digify와 같은 이메일 암호화 솔루션으로 이메일 보안을 강화하여 침해에 대비할 수 있습니다. 이제 원활한 협업을 유지하면서 Outlook 이메일과 첨부 파일에 액세스할 수 있는 사용자를 다시 제어할 수 있습니다.  

암호화된 Outlook 전자 메일과 첨부 파일을 원하는 곳과 사람에게 안전하게 보내는 것이 얼마나 쉬운지 알아보세요. 무료 평가판 Digify의 Outlook 이메일 암호화 추가 기능입니다.