2025년 기업을 보호하는 4가지 이메일 보안 모범 사례

세계경제포럼은 데이터 유출과 사이버 공격을 자연재해, 기후 변화와 함께 2025년 글로벌 최우선 위험으로 꼽았습니다.

이메일은 여전히 기업이 공격을 받는 가장 일반적인 경로 중 하나입니다. 따라서 이메일 보안 모범 사례를 구현하는 것의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않으며, 특히 대부분의 기업이 일상적인 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 이 채널에 크게 의존하고 있기 때문에 더욱 그렇습니다. 사이버 범죄자들은 분산 서비스 거부(DDoS) 및 피싱 공격, 멀웨어 및 랜섬웨어, 직원의 실수 등을 통해 기업 이메일 보안의 간과된 취약점을 쉽게 악용할 수 있습니다.

2021년 이메일 보안 현황 보고서에 따르면, 조직의 60%가 내년에 이메일 공격이 불가피하거나 발생할 가능성이 있다고 답했습니다.

이메일 보안이 취약하면 데이터 손실과 다운타임은 물론 회사의 재무, 지적 재산, 직원 및 고객 정보에 대한 기밀 정보 유출이 발생할 수 있습니다. 또한 이러한 민감한 문서에 대한 통제력을 잃으면 매출 및 시장 점유율 손실, 벌금, 평판 손상으로 이어질 수 있습니다. 특히 금융, 법률, 출판, 교육, 의료 등 규제가 엄격한 산업에 종사하는 사람들에게는 더욱 그렇습니다. 

하지만 기업들은 여전히 이메일 보안을 강조하는 사이버 복원력 전략을 개발하지 못하고 있습니다. 각 공격 유형에 대응하기 위한 전문화된 독립형 이메일 보안 솔루션을 사용할 수 있습니다. 하지만 IT 부서는 기업의 전반적인 이메일 보안 전략과 방어에 대한 포괄적인 가시성과 제어가 필요합니다. 그래야만 가능한 모든 유형의 공격으로부터 보호할 수 있습니다.      

기업의 전반적인 사이버 보안 전략에 통합할 수 있는 이메일 보안 모범 사례 4가지를 소개합니다.

모범 사례 #1 - 엔드포인트 및 이메일 보안 위생 개선

엔드포인트 이메일 보안에는 이메일을 통한 공격으로부터 최종 사용자의 디바이스를 보호하는 다양한 도구와 프로세스가 포함됩니다. 피싱 이메일, 스팸 및 멀웨어의 표적이 될 수 있으며, 이러한 이메일을 열면 디바이스가 감염되고 해커가 전체 기업 네트워크에 액세스할 수 있는 게이트웨이를 제공할 수 있습니다. 

이를 방지하기 위해 기업은 안티바이러스 보호 도구와 함께 엔드포인트 이메일 보안 소프트웨어를 설치해야 합니다. 이러한 소프트웨어는 의심스러운 발신자 및 IP 주소의 멀웨어 또는 스팸 이메일을 필터링 및 차단하고 감염된 시스템이 아웃바운드 스팸을 보내지 못하도록 정리할 수 있습니다.

특히 엔드포인트 보안 소프트웨어는 디바이스가 조직의 네트워크에 액세스하도록 허용하기 전에 보안 정책을 충족하는지 여부를 확인할 수 있습니다. 운영 체제를 업데이트하지 않았거나 방화벽이 꺼져 있거나 기타 특별히 인식된 보안 결함이 있는 원격 장치는 액세스가 거부되어 네트워크에 대한 외부 위협이 완화됩니다.  

또한 악의적인 공격자들은 소프트웨어, 하드웨어 또는 펌웨어의 이전에 알려지지 않은 결함을 악용하는 제로데이 공격을 실행하는 데 이메일을 사용합니다. 이에 대한 기본적인 대응책은 IT 팀이 모든 엔드포인트를 정기적으로 업그레이드하고 패치를 적용하는 것입니다. 이렇게 한다고 해서 제로데이 공격을 완전히 막을 수는 없지만, 제로데이 공격의 성공 가능성을 줄이거나 적어도 관련 제로데이 패치가 제공될 때까지 시간을 벌 수 있습니다.

엔드포인트 보호의 또 다른 핵심 요소는 기본 비밀번호 및 기업 이메일 보안 모범 사례에 대한 전사적 정책을 구현하는 것입니다. 예를 들어, 직원들에게 다음과 같이 지시할 수 있습니다:

• 종이 노트나 공공장소에 비밀번호를 저장하지 마세요.
• 이전 비밀번호나 다른 사이트에서 만든 비밀번호를 복제하지 마세요.
• 영숫자(a) 대신 문자(@)를 사용하여 강력한 비밀번호를 만드세요.
• 모르는 사람이 추측할 수 없는 비밀번호 사용(이름, 나이, 생년월일, 회사, 소셜 미디어 관심사 등 피하기)

또한 모든 직원에게 휴대폰, 디바이스의 앱 또는 인증 토큰을 통한 2단계 인증을 의무화하거나 최소한 권장해야 합니다. 

또한 피싱 이메일을 발견하는 방법을 포함하여 이메일 보안 모범 사례에 대해 직원들을 지속적으로 교육하고 테스트하여 피싱 이메일을 피하고 신고할 수 있도록 준비하도록 합니다. 일부 기업에서는 모의 피싱 공격을 배포하여 직원들의 준비 상태를 테스트하기도 합니다.      

모범 사례 #2 - 암호화를 통한 이메일 콘텐츠 보호 

이메일 콘텐츠를 완벽하게 보호하려면 콘텐츠와 첨부파일이 전송 중이거나 받은 편지함에 보관되어 있을 때 모두 암호화되어야 합니다. Gmail 및 Outlook과 같이 널리 사용되는 이메일 플랫폼은 일반적으로 모든 사이버 위협으로부터 조직을 완벽하게 보호하는 데 필요한 엔터프라이즈급 이메일 암호화 기능을 제공하지 않습니다. 또한 이러한 플랫폼에서 암호화를 지원하는 경우에도 발신자와 수신자가 모두 특정 확장 프로그램을 사용하도록 설정한 경우에만 작동합니다.

타사 애드인 암호화 서비스는 이러한 기업 이메일 보안 격차를 해소할 수 있습니다. 하지만 이러한 암호화 서비스 중 일부는 사용자 경험에 상당한 마찰을 일으킬 수 있다는 점에 유의하세요. 모든 암호화 도구는 사용자가 일상적인 워크플로우의 일부로 쉽게 사용할 수 있을 때만 효과적입니다. 따라서 최종 선택을 하기 전에 평가판을 테스트하여 옵션을 신중하게 검토하세요. Digify의 Gmail 그리고 Outlook 플러그인을 사용하면 최종 사용자는 워크플로우를 중단하지 않고도 Gmail 또는 Outlook에서 바로 암호화된 이메일과 파일을 보낼 수 있습니다. 

문서 보안 솔루션은 이메일을 통해 공유되는 기밀 정보에 대한 무단 액세스를 방지하는 데도 효과적입니다. 이러한 솔루션은 문서를 보고, 인쇄하고, 다운로드할 수 있는 사람을 제어하는 방식으로 작동합니다. 이메일을 보낸 후 수신자에 대한 액세스 권한을 취소할 수도 있습니다. 한편, 만료 설정, 워터마크, 화면 캡처 보호, 그리고 추적 를 사용하면 중요한 문서가 외부로 유출되지 않고 안전하게 보관할 수 있습니다. 이러한 중요한 문서 보안 기능은 어떤 타사 암호화 서비스를 선택하든 반드시 포함되어 있어야 합니다.  

모범 사례 #3 - 이메일 서버 보호 구현하기

이메일 서비스만 해킹당할 수 있는 것이 아니라 이메일을 저장하고 전송하는 데 사용되는 서버도 해킹당할 수 있습니다. 이러한 서버에 대한 스팸 및 DDoS 공격은 정상적인 이메일 전송 및 처리를 방해할 수 있습니다. 또한 해커가 이러한 서버를 스팸 이메일을 보내는 수단으로 사용하여 평판을 훼손하고 블랙리스트에 오르게 할 수도 있습니다.

그렇기 때문에 이메일 서버를 보호하는 것이 중요합니다. IT 팀에 다음과 같은 건전한 이메일 서버 보호 기술을 적용하도록 지시하세요: 

• 메일을 안전하게 전달할 수 있는 도메인 및 IP 주소 목록을 지정하여 메일 릴레이 매개변수 제한하기  
• 연결 수를 제한하여 스팸 및 DDoS 공격 가능성 줄이기
• 수신 메시지를 수락하기 전에 역방향 DNS 조회를 통해 발신자 확인   
• 콘텐츠 필터링을 사용하여 스팸 발송자가 서버에 액세스하지 못하도록 차단하기

IT 팀과 협력하여 이메일 서버를 보호하는 데 필요한 모든 정보를 제공하는 것이 중요합니다. 스팸, 피싱 공격 및 기타 위협으로부터 진짜 이메일을 조기에 구분하면 지적 재산과 회사 기밀 정보를 안전하게 보호하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

모범 사례 #4 - 데이터 유출 및 침해 방지

기밀 문서는 특정 속성을 공유하는 경우가 많습니다. 이러한 문서에는 유사한 키워드, 데이터 유형 또는 규칙이 있을 수 있으며, 이러한 문서를 지능적으로 찾아내는 데 사용할 수 있습니다. 기업에서는 키워드, 표현, 규칙을 기반으로 필터링, 차단, 검열하여 이메일에 포함된 이러한 민감한 데이터의 유출을 방지할 수 있습니다. 예를 들어, IT 팀은 주민등록번호, 신용카드 정보, “기밀” 또는 “내부 전용” 키워드가 포함된 파일과 같은 개인 정보가 포함된 모든 발신 이메일을 차단할 수 있습니다. 암호화를 사용하여 아웃바운드 데이터를 보호하는 동시에 인바운드 이메일을 필터링하여 멀웨어, 바이러스 및 피싱 위협을 차단하는 것이 좋습니다.   

데이터 손실 방지(DLP) 도구를 적용하면 데이터 액세스 정책 위반을 IT 관리자에게 알림으로써 민감한 정보가 기업 외부로 확산되는 것을 방지할 수 있습니다. 이를 통해 IT 팀은 데이터 유출이 이미 발생한 후 피해를 복구하는 대신 사전에 문제에 대응할 수 있습니다. 머신러닝(ML) 및 인공지능(AI)과 같은 예측 기술은 데이터 유출을 식별하고 방해할 수 있는 비정상적인 데이터 패턴을 탐지하기 위해 실시간 모니터링에 점점 더 많이 사용되고 있습니다.   

효과적인 DLP 도구가 없다면 기업은 의도치 않게 고객 데이터가 노출되어 신원 도용, 금전적 사기, 비즈니스 평판 하락으로 이어질 수 있는 위험에 노출될 수 있습니다. 고객과 직원이 개인 데이터를 공유할 만큼 조직을 신뢰한다면 기업은 이를 보호해야 할 책임이 있습니다.  

결론

이메일은 대부분의 기업에서 비즈니스 커뮤니케이션의 중심이므로 이 채널을 안전하게 보호하는 것이 무엇보다 중요합니다. 올바른 기업 이메일 보안 모범 사례를 구현하면 공격과 데이터 유출을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 조직의 운영, 직원, 고객과의 신뢰를 구축하는 데 있어 핵심적인 요소입니다.

규정을 준수하는 문서 보안을 갖춘 Digify와 같은 타사 통합 이메일 보안 솔루션을 추가하면 이메일을 통해 공유하는 정보를 무단 액세스, 다운로드 및 오용으로부터 보호할 수 있습니다. Digify는 이메일 콘텐츠와 첨부파일을 암호화할 뿐만 아니라 파일을 전송한 후에도 파일에 대한 액세스를 제어할 수 있습니다. 수신자가 첨부파일을 언제 여는지, 얼마나 오래 보는지, 문서를 다운로드하거나 인쇄하는지 확인할 수 있습니다. 또한 암호화된 메시지와 첨부파일이 일정 시간이 지나면 자동으로 만료되도록 구성할 수 있습니다. Digify는 일급 비밀 문서에 대해 인증된 AES-256 알고리즘을 사용하여 이메일과 파일을 암호화합니다. 
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