ICS、Digifyによるセキュアな文書送信で業界をリードするコンプライアンスを達成
ICSがビジネスコンプライアンスとデューデリジェンスにDigifyをどのように活用しているかをご覧ください。
Integrated Compliance Solutions (ICS)について
2015年に設立されたICSは、金融機関や薬局にバンキングとコンプライアンスのソリューションを提供する大麻分野の業界リーダーである。.
ICSは、Seed-to-Bankの大麻バンキング・コンプライアンス・パートナーとして、変化する規制の状況に応じて、ベンダー、銀行、クライアント、ライセンス保有者間のワンストップ・ビジネス・プロセスを促進する。.
問題点
コンプライアンスへの対応
事業の中核として、ICSはすべての主要パートナーに対して完全なコンプライアンス・プログラムを開発した。新規加盟店にはオンボーディング・プロセスの一環として広範なバックグラウンド・チェックを実施し、金融機関や既存のベンダーにはICSとの継続的なデューデリジェンスを実施することを義務付けた。収集、検討、検証された情報は、重要なビジネス上の意思決定に使用される。.
このようなコンプライアンス・プロセスでは、社内外のさまざまな利害関係者が大量の機密文書を安全に送信し、閲覧する必要があります。これらの文書には、機密性の高い知的財産や個人情報が含まれていることが少なくありません。機密情報の漏洩は、企業やそのパートナーにとって不利益となります。.
ソリューション
セキュアな文書送信にDigifyを使用
ICSは、顧客、銀行、その他のベンダーとのコンプライアンス・プロセスにおいて、安全な文書送信を行うためにバーチャル・データ・ルームを利用した。.
各データ・ルームは、各パートナーの異なるセキュリティ・ニーズに従って設定された。ICSは、特定の閲覧者のみをデータ・ルームに招待することで、文書へのアクセスを厳密に制限することができた。データ・ルーム内でのレビュー・プロセスを合理化するため、複数の文書が適切に整理され、インデックスが付けられた。.
デジファイを利用して最も良かった点は以下の通りです：
自動透かしによるトレーサビリティの向上
数百のファイルと受信者を毎日管理する必要があるため、ICSはDigifyの電子透かし機能を利用して、即座に会社の商標と受信者のメールアドレスを各文書に追加しました。この特別な保護レイヤーにより、文書の機密性が高まり、データ漏洩が発生した場合の説明責任が強化されました。.
アクセス権を完全に管理
ICSは、受信者のタイプに応じてアクセスレベルをカスタマイズすることができ、一部の受信者には閲覧専用モードを、他の受信者には貢献者アクセスモードを有効にすることができます。ICSは、ボタンをクリックするだけで、文書を閲覧する必要がなくなった場合、その文書へのアクセス権を即座に取り消すことができ、潜在的なデータ漏洩を防ぐことができます。.
ユーザーのアクティビティと記録を追跡するためのリアルタイムデータ。.
Digifyは、誰がファイルにアクセスしたか、どれくらいの時間閲覧したか、印刷やダウンロードをしたか、といったドキュメントに関する洞察をライブで提供します。この情報は、ICS社にとって、コンプライアンス目的のために明確なデータ記録を維持しながら、文書が適切な人によって閲覧されたことを確認するのに役立ちました。.
結果
セキュリティとスピードでコンプライアンスを実現
Digifyを使用することにより、ICSは安全なデータ転送を実現し、コンプライアンスプロセスのために文書を完全に管理することができました。彼らは、適切な場合にアクセスを取り消す制御を持ちながら、簡単かつ安全にクライアントをオンボードすることができました。.
Digifyはまた、ICSが大量の文書を処理し、受信者が文書にアクセスできるように調整する時間を節約し、生産性を高めるのに役立った。ティム氏は、“ボタンをクリックするだけで、100もの文書を誰かに送り、閲覧させることができ、また、簡単に持ち帰ることもできる ”と断言しています。”