投資デューデリジェンスのためのバーチャル・データルームの整理方法【無料チェックリスト

に向かうのであれば シリーズA資金調達, となれば、重要な投資デューデリジェンス・プロセ スが待ち構えていることを、真剣に考えなければならない時期であること は、すでにお分かりだろう。また、機関投資家が、そのようなデューデリジェンス・プロセスを行うために、以下のような情報へのアクセスを期待していることもご存知だろう。 エンタープライズグレードの仮想データルーム (VDR)を使用し、取引の前に重要な文書や知的財産を安全に確認することができる。.

確かに、VDRを持つこと、そしてそれを早期に持つことの重要性を過大評価することはできない。とはいえ、投資デューデリジェンス・プロセスを合理化するために、VDRをどのように整理すればよいのか分からないという方も多いだろう。そのギャップを埋めるために、ここでは必要不可欠なステップを説明する：

1.ドキュメントの選択

必然的にだ、, 異なるVC は異なる文書を要求する。そのため、データ・ルーム用に選択する必要があるファイルの最終的なリストを前もって知る方法はありません。それでも、投資デューデリジェンス・チームの考え方を採用し、彼らが必要とするドキュメントの種類を予想することはできる。

Octopus VenturesのVCであるWill Gibbs氏は、VDRのために重要な書類を集め始めることを提案している。 と聞かれる前に 彼らのために. “要求される書類の大半は、資金調達を始める前にすでに存在している” とギブスは書いている、, “だから、早い段階で彼らを集めよう”

ベンチャーキャピタルがよく要求する書類のリストについては、以下を参照してください。 包括的投資デューデリジェンス・チェックリスト. .一方、投資デューデリジェンス・プロセスで一般的に見られる2つの主要なタイプの文書、すなわち標準的なビジネス文書と知的財産を簡単に見てみよう。.

標準的なビジネス文書

仕事の一環として、定款や財務諸表といった公式文書に目を通すよりも、プレゼンテーションやモックアップに目を通す時間の方が多いのではないだろうか。しかし、投資デューデリジェンス・チームが注目するのは、まさにこうした文書なのだ。このことを念頭に置いて、候補となる書類を前もって集めておく必要がある。創業文書、従業員契約書、リース契約書、パートナーシップ契約書、NDAなど、公式で重要そうな文書は、文書収集の段階で目に留まるはずだ。.

知的財産

デューデリジェンス・プロセスに入る際、最も貴重な知的財産を含む文書を送ることに警戒心を抱くかもしれない。あなただけではない。ほとんどの新興企業はこの懸念を共有している。.

ただし、エンタープライズクラスの 仮想データルーム は、強力な著作権保護ツールを味方につけることになる： 自動電子透かし. .このツールを活用すると、バーチャル・データ・ルームはすべての文書に特定の受信者の電子メールアドレスを自動的にスタンプする。これにより、機密保持を促進しながら、漏洩を強力に阻止することができる。.

それにもかかわらず、あなたはまだ自分が何をしたいのかについて疑問を持っているかもしれない。 VCと共有する これは一般的な懸念事項で、多くのVCはこの点を考慮し、バーチャル・データ・ルームで最初に目を通す書類のリストを求める。これは一般的な懸念事項であり、多くのVCは、バーチャル・データ・ルームで目を通すための最初の書類リストを求める際に、この点を考慮している。.

VCの中には、交渉戦術として、あるいは水面を試すために、前もって全ての主要な知的財産文書の提出を求める場合もある。また、投資デューデリジェンスが進み、創業者が次のステップに進んでよいと感じるまで待つ場合もある。また、主要な知的財産文書の提出を全く求めない場合もある。しかし、具体的な状況がどうであれ、重要な知的財産文書を前もって集めておくことは当然のことです。少なくとも、最初の面談に臨む際の交渉材料として、知的財産文書を準備しておきたいものだ。.

2.書類の準備

もちろん、紙だけの文書を電子化する必要があることは言うまでもない。 データルームにアップロードする. .しかし、文書準備には、それほど目立たない他の要素もある。最も重要な2つの要素を見てみよう。

ファイルとフォルダの名前の変更

自分たちのために、あるいは社内の共有スペースでフォルダや文書に名前をつけるとき、私たちは自分や同僚にとって意味のある名前を使いがちです。しかし、こうした内向きのファイル名では、部外者は頭を悩ませるかもしれません。.

たとえば、ハミルトン・エンタープライズという会社と積極的なパートナーシップを結んでいて、その会社のことをチームでは単にハムと呼ぶようになったとする。この場合、あなたのドキュメント・ライブラリは、Ham.docxやHam dealのような名前のファイルやフォルダでいっぱいになるかもしれない。ハミルトン・エンタープライズが、投資デューデリジェンスチームを含め、誰もが略してハムと呼ぶような有名企業でない限り、あなたは腕まくりをして、それらのファイルやフォルダの名前を適宜変更する必要がある。.

また、文書やフォルダのタイトルを検索に適したものにすることも重要です。検索にヒットする可能性を高めるため、ファイルやフォルダのタイトルにアンダースコアや特殊文字、一般的でない略語を使用するのは可能な限り避けましょう。もちろん、以下を確実にすることも同様に重要です。 デューデリジェンス・データ・ルームを選ぶ 優れた検索機能を備えている。. 

最新バージョンの共有 

投資デューデリジェンスのプロセスにおいて、重要な文書の様々なバージョン間に重要な違いがある場合、古いバージョンをアップロードすると、あなたの会社に対するVCの信頼を損ない、取引を危うくする可能性がある。したがって、準備プロセスの重要な部分は、送信する予定の各文書の最新バージョンに焦点を合わせることである。そのためにも、審査中の各ファイルを必ずチェックし、最新版であることを確認してください。.

さらに、デューデリジェンス・プロセスが始まったら、送付した書類に新たな更新があれば、遅滞なくアップロードすること。これは育成すべき重要な習慣である。結局のところ、適切に実施された投資デューデリジェンス・プロセスには ひゃくねん, また、創設者はすべての関連書類とデータを最新の状態に保つことが求められる。.

VDRは、エレガントでシームレスな方法でファイル更新プロセスを完全にサポートする必要があることに注意してください。具体的には 新しいファイル通知機能 これは、新しいファイルや更新をアップロードするたびに、データルーム内の全員に警告を発します。.

すぐに使用でき、完全に編集可能な投資デューデリジェンス・チェックリストはこちらからダウンロードできます。.

3.文書の分類

重要な書類を選び、準備したら、次はそれらをカテゴリー別に整理する番だ。主にVC、会計士、弁護士、その他の専門家のために文書を分類していることを忘れないでください。従って、VDRの分類法はあなたの好きなアレンジではなく、彼らの好きなアレンジを反映させるべきである。そのため、投資デューデリジェンスチームがどのようにVDRのドキュメントライブラリをナビゲートしたいかを考慮することが重要です。.

カテゴリーの選択

文書のカテゴリーとサブカテゴリー（データルームのフォルダとサブフォルダに相当）の正確なリストは、あなたの業界と状況によって大きく異なります。しかし、あなたの指針となる原則は、訪問者が必要なものを素早く見つけられるように、直感的なドキュメントライブラリを作成することです。.

訪問者は、主にベンチャーキャピタル、弁護士、会計士、その他の専門家で、財務諸表、訴訟、リース、パートナーシップ、不動産、買収、設立書類、保険、知的財産、顧客契約、株式記録などの名前のフォルダに潜り込み、仕事の大半を費やすことになる。.

投資デューデリジェンスのプロセスはそれぞれ独特であるが、これらの分類は投資デューデリジェンスの主軸であり、文書をどのように分類学的に整理すればよいかを示す有力な指標となる。.

形式と利便性のバランス

分類を進めるにあたって考慮すべきもう一つの重要な点は、利便性である。例えば、あなたの新興企業が、投資家にとって本当に関心のある法律問題にたった1つだけ巻き込まれたとする。.

実際、この特許紛争に関する質問は、あなたが接触するすべてのVCから殺到する。したがって、この紛争をめぐる一連の文書が、あなたの文書ライブラリーの中で最もトラフィックの多い領域のひとつになることは、あらかじめわかっているはずだ。このような場合、これらの文書を次のような場所に埋めておくのはあまり意味がない。 法律 > 争点 > 特許紛争 > 未解決, たとえそれが最も正確な分類であったとしても。実用的な観点からは、この厳格なアプローチは、誰もが一番上にあるべきと知っている何かを見つけるために、4つのフォルダをドリルダウンしなければならない専門家をイライラさせるだけだ。.

したがって、必要であれば形式よりも利便性を優先してもまったく問題はない。トップレベルのフォルダーは 特許紛争 は、透明性でポイントを稼ぎつつ、全員の時間を大幅に節約する。.

十分な情報に基づいて調整を行う

この例では、VDRの中で最も訪問者の多い分野や文書がどのようなものであるか、 事前に分かっていることを前提としていることに留意されたい。しかし、多くの場合、投資デューデリジェンス・プロセスが進むにつれて、様子を見る必要があるかもしれない。. 

そのために不可欠な機能のひとつが、ファイル・トラッキングだ。この高度なバーチャル・データ・ルーム機能により、投資家が特定のドキュメントを閲覧していることを知ることができます（そのため、投資家に尋ねる必要はありません）。また、ファイル追跡機能により、最も閲覧されている文書やフォルダを把握することができ、将来的にそれらを見つけやすくすることができます。.

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フォルダ内の文書の順序

分類法を作成したら、フォルダ内の文書を正確な順序に従って並べ替えると、投資デューデリジェンス・プロセスが容易になる。. 

多くの場合、VCは、VCが望む所定の構造を提供する。そのようなVCに対応するため、VDRに堅牢な ファイルインデックス機能 ファイルの並べ替えや並べ替えを素早く正確に行うことができます。.

デューデリジェンスのためにVDRを整理する方法

避けることはできない。を確保するためには 起業資金, そのためには、厳密な投資デューデリジェンス・プロセスを成功させなければならない。このプロセス全体が長いことで有名であり、いくつかの仮想データルームは、セットアップとナビゲートするために同様に複雑になることがあります。一方、義務なしの無料トライアルを提供し、あなたが作成することができ、新興企業に優しいデータルームプロバイダがあります。 あなただけのデータルームが数分で完成.

上記では、送信する文書の選択、下準備、分類という3つのステップを紹介した。.

最初のステップは、送信する文書を選択することです。 あなたのVDRに. .VCによって要求される書類は異なるが、定款や財務諸表といった標準的なビジネス文書が最もよく要求される。また、交渉の切り札として使うためだけでなく、貴重な知的財産を集める必要もあるだろう。.

第二のステップは、書類の準備だ。紙媒体のみの文書をデジタル化した後、ファイルやフォルダの名前付けやリネームを行い、検索ツールはもちろん、投資デューデリジェンス・チームが識別しやすいようにする必要があります。また、アップロードする各文書の最新版を送信しているかどうかも確認する必要がある。デューデリジェンス・プロセスの展開に合わせて、継続的なアップデートを送信するために新しいファイルの通知を活用することもお忘れなく。.

第3のステップは、文書をカテゴリーとサブカテゴリーに整理することです。VDRのファイル追跡機能を活用して必要な調整を行い、VDRのファイルインデックス機能を活用して、投資デューデリジェンスで要求される正確な順序で文書を並べる。.

これら3つのステップに従うことで、バーチャル・データ・ルームの整理プロセスが大幅に効率化される。とはいえ、VDRの整理は、より大きな絵の一部分に過ぎない。すべてがどのように組み合わされているのかを知るためには、包括的なガイドが最適です。 投資デューデリジェンス・チェックリスト