PDFとドキュメントの有効期限と自己破棄：ワンタイムリンクの設定

送信する必要があるが、永久にアクセスさせたくない文書があることはありませんか？機密情報を送信する必要があるビジネスでは、このようなことがよく起こります。.  

幸いなことに、ファイルへの一時的なアクセスを許可することは可能です。アクセスを制限したい場合の例としては、以下のようなものがあります：

• プロジェクトまたは有料ライセンス期間中のアクセス制限 
• 会社情報などの個人情報へのアクセスを制限する
• ダウンロード後にリンクを無効にすることで、リンクが許可なく再利用されるのを防ぐ。
• 従業員が退職した後の情報へのアクセス権の剥奪

アクセス制限がなければ、一度送信されたファイルの管理は永遠に失われることが多い。この情報は悪人の手に渡り、社内のセキュリティを危険にさらすことになりかねない。.  

アクセス制限にはどのような種類がありますか？

ウェブブラウザで閲覧するPDFやWord文書へのアクセスを制限するには、通常3つの方法があります：

期限切れ

有効期限とは、一定の日時までアクセスを制限する機能である。例えば、入札やRFPなど、評価が必要な機密性の高い取引文書に適している。期限は、緊急感を与えることができるため、交渉に有用である。. 

有効期限を有効にするためには、日時を数日、数週間、数ヶ月単位で前もって設定しなければならないことが多い。アクセス権の再許可で余計な手間がかからないよう、この点を考慮することが重要です。.

自己破壊/ワンタイム送信

によって普及した。 ミッション・インポッシブル シリーズやSnapchatのように、受信者がPDFやその他のドキュメントを開いた時点から自爆タイマーがカウントダウンする。劇的な爆発はなく、文書は単に消え、通常は自己破壊したというメッセージに置き換えられる。.

ビジネスの文脈では、この機能は、文書やファイルを表示するために必要なおおよその時間だけ文書が有効であるワンタイム・リンクを課すために使用することができます。自己破壊タイマーが有用であるためには、タイマーは短くなければならない。 これでは、携帯電話で写真を撮るなどして、誰かが文書をコピーする時間はほとんど残らない。. 

取り消し

取り消しとは、ファイルを開いたり送信したりした後に、アクセスを無効にする、つまり「取り戻す」行為です。誤ってファイルを送信してしまい、それを取り消す必要がある場合に便利です。あるいは、重要なアップデートを行う必要があり、それが完了するまでドキュメントを閲覧させたくない場合などです。.

時には、従業員が退職した後に機密情報へのアクセスを無効にしたり、人間関係が悪化したときに外部の請負業者を締め出したりする必要があるかもしれません。ビジネス上の機密情報が悪用されないようにするためには、できる限りのことをすることが重要であり、アクセス権を剥奪する機能は、自由に使える貴重なツールです。.

書類の有効期限を無効にする自由な方法はありますか？

Googleで検索すると、文書の有効期限を設定したり、アクセスを制限したりするための無料のオプションがいくつかヒットする。ここでは紹介しきれないほど多くのオプションがあるが、サービスを評価する際にいくつか重要な質問がある：

• サービスは安全ですか？
• その会社を信頼していますか？
• ファイルを管理するためのログインはありますか？
• 期限切れ後にファイルにアクセスできますか？ 
• 使用後や期限切れのファイルをシステムから削除できますか？

一般的なルールとして、「無料」のサービスには必ず何らかの見返りがある。それは、そのサービスがあなたやあなたのユーザーに広告を提示することかもしれない。また、1回限りのものであり、文書へのアクセスをやり直さなければならないことに気づくかもしれない。このようなサービスの中には、一度に一人のユーザーしかファイルを管理できないものもあります。何か問題が起きて、文書に正しくアクセスできなくなったら、あなたは誰に頼りますか？

サービスをお探しの際は、ご自身の情報がどれほど貴重なものであるかを念頭に置いてください。もしその情報が漏れた場合、大惨事になる可能性があるのであれば、正直なところ、安全で評判の良いソフトウェアを使用することをお勧めします。あなたの情報が漏れるリスクを冒さないでください！

デジファイはどのようにお役に立てるのでしょうか？

今日、Digifyは、期限切れ、自己破棄、PDFの失効、文書へのアクセスなど、あらゆるオプションを提供しています。重要なことは、当社のサービスは最高レベルの暗号化によって保護されており、お客様は当社のダッシュボードを通して全ての文書を管理することができるということです。.

見てみよう：

書類の有効期限

ドキュメントの有効期限機能により、設定された日時にファイルの有効期限が切れるように簡単に設定することができます。Digifyは以下のような多くの種類のファイルをサポートしています：

• PDF
• MSオフィス文書
• 画像
• ビデオ

あなたのニーズに応じて、いくつかの異なるレベルで有効期限と時間を設定することができます。. 

• ファイルレベルの有効期限： 単一ファイルの有効期限を設定することができます。. 
• データルームのレベル失効： ファイルのグループ全体に同じファイルレベルの有効期限を設定することができます。.
• データルームにおけるユーザーごとの有効期限： データルームの有効期限をグループごとに異なる日時に設定することができます。これは、他のソリューションでは、人々のグループごとに新しいデータルームを設定する必要があるため、非常に便利です。ユーザーごとに設定された有効期限は、多くの時間と労力を節約します。.

自己破壊/ワンタイム送信

デジファイがスタートしたとき、セルフ・デストラクトは最初に提供した機能のひとつでした。マスコミは私たちを ミッション・インポッシブル」アプリ, あるいは “「ビジネスのためのスナップチャット”. .私たちが発見したのは、自己破壊機能は、機密情報へのワンタイム・リンクを送信し、その情報のセキュリティ・レベルを高めるために最も有用であるということだった。.

たとえば、自己破棄期間を30分と設定した場合、誰かがその30分間文書を閲覧すると、リンクが転送されたとしても、情報は自己破棄され、利用できなくなる。.

異なるアクセス設定でも自己破壊オプションを使用できます。以下のようなものがあります：

• リンク＋自爆ファイルをお持ちの方。. リンクを持っている人は誰でもあなたのファイルにアクセスすることができます。自己破壊タイマーは、最初の受信者があなたのファイルを閲覧した瞬間に開始されます。ファイルが自己破壊されると、誰にもアクセスできなくなります。.
• パスキー＋自爆ファイルがあれば誰でも。. パスキーを持っている人は誰でもファイルにアクセスできます。自爆タイマーは、最初の受信者が設定したパスキーを使ってファイルを閲覧した瞬間に開始されます。ファイルが自爆すると、もう誰もアクセスできなくなります。.
• 私が指定した人のみ＋自爆ファイル。. 招待された受信者のみが、指定したメールアドレスを使用してファイルにアクセスできます。複数の受信者にファイルを送信する場合、各受信者は、ファイルを閲覧したときに起動する独自の自己破壊タイマーを持っています。.

どの設定を選択するかは、あなたのニーズに応じて、あなた自身の裁量に任されていますが、最後のオプションは、他の人がファイルを開いた時間に影響されることなく、あなたのドキュメントを見る必要があるすべての人がそれを見る時間を確保するためのものです。.

アクセスの取り消し

Digifyは、ファイルを完全に失効させたり、特定のユーザーのファイルへのアクセス権だけを失効させたりすることができます。いつでもアクセス権を剥奪することができ、エラーのあるファイル、間違った人に送られたファイル、もう送って欲しくないファイルを取り戻す力を与えてくれます。.

下の画像は、「送信済み」文書の「アクセス」コントロールをオフにするだけで、ファイルの受信者全員へのアクセスを取り消す方法を示しています。個人を制限する場合は、「受信者」をクリックし、個人名の横にある「アクセス」コントロールをオフにするだけです。.

Digifyは、デジタル著作権管理のための最も手頃なソリューションの一つであり、信頼性が高く、安全なオプションです。7日間の無料トライアルでお試しください、, こちらで入手可能。.