Perlu memberlakukan penayangan satu kali? Pelajari lebih lanjut tentang PDF & Masa Berlaku dan Penghancuran Mandiri menggunakan fitur Masa Berlaku Digify.
Pernahkah Anda memiliki dokumen yang perlu dikirim, tetapi tidak ingin memberikan akses permanen? Hal ini biasanya terjadi pada bisnis yang membutuhkan pengiriman informasi sensitif.
Untungnya, Anda dapat memberikan akses sementara ke file, yang berarti bahwa penerima hanya memiliki waktu singkat untuk memeriksanya. Contoh-contoh ketika Anda mungkin ingin membatasi akses meliputi:
Tanpa pembatasan akses, begitu file dikirim, kendali atas file tersebut sering kali hilang selamanya. Informasi ini dapat berakhir di tangan yang salah dan membahayakan keamanan internal.
Biasanya ada tiga cara untuk membatasi akses ke dokumen PDF atau Word untuk dilihat di browser web:
Masa berlaku adalah kemampuan untuk membatasi akses hingga tanggal dan waktu tertentu. Misalnya, ini cocok untuk dokumen kesepakatan sensitif yang perlu dievaluasi, misalnya dalam tender atau RFP. Batas waktu berguna untuk negosiasi, karena dapat memberikan rasa urgensi.
Agar masa kedaluwarsa bermanfaat, tanggal dan waktu sering kali harus ditetapkan sebelumnya beberapa hari, minggu, atau bulan. Hal ini penting untuk diperhatikan agar Anda tidak perlu bekerja ekstra untuk memberikan akses kembali.
Dipopulerkan oleh Mission Impossible dan Snapchat di ruang konsumen, pengatur waktu penghancuran sendiri akan menghitung mundur sejak penerima membuka PDF atau dokumen lainnya. Tidak ada ledakan yang dramatis, dokumen akan menghilang begitu saja dan biasanya digantikan dengan pesan yang mengatakan bahwa dokumen tersebut telah hancur dengan sendirinya.
Dalam konteks bisnis, fitur ini dapat digunakan untuk memaksakan tautan satu kali, di mana dokumen akan berlaku selama perkiraan waktu yang diperlukan untuk melihat dokumen atau file. Agar pengatur waktu penghancuran otomatis berguna, pengatur waktu harus singkat, paling lama dalam hitungan menit atau jam. Hal ini menyisakan sedikit waktu bagi siapa pun untuk menyalin dokumen, misalnya dengan mengambil gambar pada ponsel.
Pencabutan adalah tindakan menonaktifkan akses, atau “mengambil kembali” file setelah dibuka atau dikirim. Hal ini dapat berguna dalam kasus-kasus di mana file terkirim secara tidak sengaja, dan Anda perlu membatalkan kesalahan tersebut. Atau, mungkin Anda perlu melakukan pembaruan penting dan tidak ingin orang lain melihat dokumen tersebut sebelum hal itu dilakukan.
Terkadang Anda mungkin perlu menonaktifkan akses karyawan ke informasi rahasia setelah mereka meninggalkan perusahaan, atau menutup kontraktor eksternal ketika hubungan memburuk. Penting untuk melakukan apa yang bisa Anda lakukan untuk memastikan bahwa informasi bisnis yang sensitif tidak disalahgunakan, dan kemampuan untuk mencabut akses adalah alat yang berharga yang bisa Anda gunakan.
Pencarian cepat di Google akan memunculkan beberapa opsi gratis untuk memaksakan masa berlaku dokumen atau membatasi akses. Terlalu banyak pilihan untuk dicantumkan di sini, tetapi ada beberapa pertanyaan penting yang harus Anda tanyakan pada layanan ini ketika mengevaluasinya:
Sebagai aturan umum, selalu ada semacam imbalan untuk layanan “gratis”. Bisa jadi layanan ini menyajikan iklan kepada Anda dan pengguna Anda. Anda mungkin mendapati bahwa ini hanya satu kali dan Anda harus melakukan akses dokumen ulang. Beberapa dari layanan ini hanya mengizinkan Anda mengelola file satu pengguna dalam satu waktu, sementara kadang-kadang, layanan ini tidak memiliki entitas yang dapat diidentifikasi di belakangnya. Siapa yang akan Anda hubungi jika terjadi kesalahan dan dokumen Anda tidak dapat diakses dengan benar?
Ketika Anda mencari layanan, perhatikan betapa berharganya informasi Anda. Jika informasi tersebut berpotensi menjadi bencana jika bocor, maka sejujurnya, kami sarankan untuk menggunakan perangkat lunak yang aman dan bereputasi baik. Jangan ambil risiko informasi Anda bocor!
Saat ini, Digify menawarkan berbagai macam opsi untuk masa berlaku, penghancuran sendiri, pencabutan PDF dan akses dokumen. Yang terpenting, layanan kami diamankan dengan enkripsi tingkat tertinggi dan Anda dapat mengontrol semua dokumentasi melalui dasbor kami.
Mari kita lihat:
Anda dapat dengan mudah mengatur file agar kedaluwarsa pada tanggal dan waktu tertentu dengan fitur kedaluwarsa dokumen kami. Digify mendukung banyak jenis file seperti:
Anda dapat mengatur tanggal dan waktu kedaluwarsa pada beberapa tingkat yang berbeda, tergantung kebutuhan Anda.
Saat Digify dimulai, penghancuran diri adalah salah satu fitur pertama yang kami tawarkan. Pers menyebut kami aplikasi “Mission Impossible”, atau “Snapchat untuk Bisnis”. Yang kami temukan adalah bahwa fitur penghancuran diri paling berguna untuk mengirim tautan satu kali ke informasi sensitif, untuk meningkatkan tingkat keamanan informasi tersebut.
Misalnya, jika periode penghancuran sendiri selama 30 menit telah ditetapkan, setelah seseorang meninjau dokumen selama periode 30 menit tersebut, informasi tersebut akan terhapus dengan sendirinya dan tidak lagi tersedia, meskipun tautannya diteruskan.
Anda juga dapat menggunakan opsi penghancuran sendiri dengan pengaturan akses yang berbeda. Ini termasuk:
Pengaturan yang Anda pilih sesuai dengan kebijaksanaan Anda sendiri sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi opsi terakhir adalah yang memastikan semua orang yang perlu melihat dokumen Anda memiliki waktu untuk melakukannya, tanpa terpengaruh oleh waktu orang lain yang telah membuka file tersebut.
Digify menawarkan kemampuan untuk mencabut file secara keseluruhan, atau mencabut akses pengguna tertentu ke file tersebut. Anda dapat mencabut akses kapan saja, dan ini memberi Anda kekuatan untuk mengambil kembali file yang memiliki kesalahan, yang telah dikirim ke orang yang salah, atau yang tidak lagi Anda inginkan untuk dikirim.
Gambar di bawah ini menunjukkan bagaimana Anda dapat mencabut akses ke semua penerima file, cukup dengan menonaktifkan kontrol “akses” untuk dokumen “terkirim”. Jika Anda ingin membatasi individu, Anda cukup mengeklik “Penerima” dan menonaktifkan kontrol “akses” di samping nama individu.
Digify adalah salah satu solusi paling terjangkau untuk Manajemen Hak Digital, dan merupakan opsi yang andal dan aman. Cobalah sendiri dengan uji coba gratis selama tujuh hari, tersedia di sini.
Penulis
Tidak semua ulasan Digify menceritakan kisah yang lengkap. Dapatkan fakta-fakta nyata tentang harga, keamanan, integrasi, dan dukungan Digify-langsung dari sumbernya.
Merencanakan strategi perlindungan kekayaan intelektual Anda sangat penting untuk mencegah kebocoran IP.
Sumber daya pembelajaran jarak jauh seperti keamanan dokumen Digify dan akses jarak jauh Splashtop dapat membantu mengatasi tantangan pendidikan online saat ini.