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デューデリジェンス中に新興企業の機密文書を送るのは危険だ
投資家への機密文書の送付は、スタートアップが勢いを増し、投資家を説得するにつれて、ますます必要になってくる。.
潜在的な投資家は、投資対象を理解するために、あなたの新興企業の財務情報や顧客リストを確認したり、知的財産へのアクセスを求めたりするかもしれない。彼らがあなたのチームを評価する際に、機密性の高い従業員情報が混ざってくるかもしれない。.
また、潜在的な投資家がより詳細なデューデリジェンスを行うにつ れて、信頼できるアドバイザー（弁護士など）にもこれらの書類のレ ビューを求めるかもしれない。このように、あなたの会社の財務情報、専有情報、知的財産情報が送信されることは、あなたを不安にさせるはずです。適切に処理されなければ、PDFや文書の盗難につながり、会社に損害を与えかねない。.
多くの無料または安価なサービスを通じて、文書やPDFをある程度管理することができる。しかし、重要な文書に対する実質的な管理は、文書追跡を組み込んで初めて可能になります。PDFやドキュメントのトラッキングにより、誰が、どこから、どのくらいの期間、ドキュメントにアクセスしているのかを把握することができます。.
PDFとドキュメントのトラッキングにより、管理し続けることができます。
PDFやドキュメントのトラッキングにより、誰がドキュメントを閲覧し、どのように使用できるかを管理することができます。さらに、いつ、どれくらいの時間、ファイルを閲覧したかを監視することもできます。.
PDFを閲覧専用にすることで、誰かがPDFを共有することを制限する方法はあります。しかし、印刷する許可を与えてしまうと、コピーを作成し、権限のない人と共有することを制御できなくなります。PDFにパスワードをかけるのも、効果は限定的です。受信者は、同じパスワードを使って複数のデバイスから文書にアクセスすることができ、さらにそのパスワードを権限のない人と共有することもできます。彼らの行動を追跡しなければ、同じパスワードで文書にアクセスする人が増えているかどうかを知る術はありません。.
PDFとドキュメントのトラッキングにより、誰かがドキュメントにアクセスするとアラートが表示されます。また、文書にどれくらいの時間アクセスしたかを監視し、投資を確保するためのフォローアップのための貴重な洞察を得ることができます。.
バーチャル・データルームは、新興企業の機密文書を最大限に保護する。
あなたの新興企業がベンチャー・キャピタルの段階に達したとき、あなたは、あなたの会社が価値あるリターンを生み出す商品、才能、能力を有していることを最も説得力のある形で説明しなければならない。そのためには、冷厳なデータを提供するしかない。.
潜在的な投資家は、あなたの新興企業についてあらゆる詳細を理解する必要があります。財務情報、知的財産、さらには従業員の個人情報までもリスクにさらすことになる機密書類を提出する必要がある。しかし、それはやらなければならない。.
だからこそ、経験豊富な創業者やCEOの多くは、プロフェッショナルな人材を選ぶのだ。 仮想データルーム ファイルを共有することができます。バーチャル・データ・ルームを利用すれば、誰がどのようにファイルにアクセスし、共有できるかをコントロールすることができます。.
例えば、潜在的な投資家が、あなたの財務データを弁護士に送付してレビューしてもらいたい場合、その個人に対してアクセスを要求する必要があります。あなたはアクセスを許可する権限を持ち、いつ、どこで、どれくらいの期間データにアクセスするかを監視することができます。.
さらに重要なのは、文書へのアクセスを取り消すことができることです。これは、PDFやその他の保護されたアクセス・ドキュメントではできません。同様に、投資家が御社に合わないと判断した場合、直ちにアクセス権を剥奪し、御社の専有情報や知的財産を他の企業や投資家と共有することを防ぐことができます。.
あなたの情報が漏えいした場合、誰がどのようにして漏えいしたかをすぐに知ることができる。
機密文書をより多くの人に公開することの最大の危険性の一つは、データが漏洩したときにすぐにそれを知ることができないことである。. 知的財産の窃盗 は、あなたのスタートアップに即座に影響を与えるかもしれないし、外部の力があなたのビジネスの競争上の優位性を徐々に蝕んでいき、より狡猾になるかもしれない。.
侵害がビジネスを危険にさらすほど重大なものである場合、直ちにアクセスを無効にすることができます。また、違反者に対して法的措置を取るための証拠も手に入れることができます。.
重要なポイントPDFと文書追跡が有用な理由
潜在的な投資家やその代理人が貴社の文書に関与する際、PDFと文書追跡は貴社に4つの利点を提供します：
- 追跡されたファイルがどうなるか知っているはずだ:潜在的な投資家や第三者がいつあなたの文書にアクセスしたかを知ることができます。文書にどれくらいの時間アクセスしたかを知ることができます。彼らがドキュメントを印刷したり、ダウンロードしたり、他の人と共有したりしたかどうかを知ることができます。.
- ファイルの共有を取り消すことができます： 追跡することで、ファイルが侵害された場合、即座にアクセスを取り消すことができる。.
- 相手の関心のレベルを知る:潜在的な投資家がどの文書に最も関心を寄せているかを知ることができます。そうすれば、関連する質問に対応したり、より関連する情報を提供したりする準備ができます。.
- ゴースト化」する見込み客について警告を受ける:レーダーから外れた投資家候補が突然あなたのファイルを再び閲覧した場合、アラートが表示されるため、その投資家候補と再度連絡を取ることができます。また、投資家がどの文書にアクセスしたか、またはどの文書とやり取りしたかも分かるので、適切なフォローアップの準備ができます。.
PDFと文書追跡に関するよくある誤解
ビジネスの成長を促進するための投資の可能性を模索している新興企業では、同時に多くの新しい責任を負うことへの懸念があるかもしれません。そのため、バーチャル・データ・ルームやドキュメント・トラッキングについて、以下のような懸念や誤解があるかもしれません：
- PDFと文書の追跡は困難で複雑:社内の機密文書にアクセスする必要がある人が蜘蛛の巣のように増えているため、文書へのアクセスや行動を追跡するのは複雑に見えるかもしれません。.
結局のところ、あなたは複数の潜在的な投資家と、彼らのために働き、彼らに助言を与えるすべての人々を相手にするかもしれない。しかし、Digifyが提供するような文書追跡サービスは、あなたがパラメータを設定し、ソフトウェアに重い仕事をさせることによって、複雑さを取り除きます。また、あなたの文書に関連する新しい活動を警告し、あなたの文書に関連する活動を要約した消化しやすいレポートを作成することができます。.
- PDFやドキュメントのトラッキングとEメールのトラッキングは同じです： Eメール追跡は、機密文書に必要な洞察力と管理能力を提供すると考える人もいます。しかし、誰かがあなたのメールを開封し、文書のリンクをクリックしたかどうかはわかるかもしれませんが、メールトラッキングの範囲はそこまでです。.
潜在的な投資家があなたの文書にどれだけの時間関与したかを知ることはできません。また、セキュリティもありません。受信者は、あなたの知らないところで、あなたのEメールを好きなだけ多くの受信者に自由に転送することができます。.
PDFとドキュメントのトラッキングにより、誰がファイルにアクセスしたか、そのIPアドレス、ドキュメントに関わった時間、ドキュメントを他の人と共有したか、共有しようとしたかなどを正確に把握することができます。.
DigifyでPDFとドキュメントを追跡
Digifyはあなたのドキュメントのセキュリティをトラッキングで保証します。誰かがあなたの文書にアクセスしたときにアラートを受け取り、いつでもどこでもアクセスを停止することができます。.
Digifyはまた、投資家を適切なタイミングでフォローアップすることを可能にします。投資家のデータルームやファイルへのアクセス頻度、アクセス時間、アクセス元を把握することができます。.
グラフやチャートを作成し、デューデリジェンス・プロセスの最新情報を必要とする役員や取締役会メンバーへの報告書に含めることができます。また、アクティビティログをエクスポートすることで、データルームで様々な関係者がドキュメントを使って行っていることをより詳細に把握することができます。.
デジファイのバーチャルデータルームでは、ファイルやフォルダへのアクセスをグループ別、個人別に許可することができます。例えば、財務部門に知的財産ファイルへのアクセス許可を与えることなく、特定の財務データへのアクセス許可を与えることができます。.
また、きめ細かなアクセス許可を使用して、特定の個人やグループが特に機密性の高い情報にアクセスできないように制限したり、グループや個人ごとにアクセス許可をカスタマイズしたりすることもできます。.
Digifyで機密文書を管理する
最も重要な情報を管理することは、起業のために投資家を探す際の最優先事項である。投資家を探す際には、慎重に行動しなければならない。 デューディリジェンス・プロセス, 知的財産や会社の機密情報を共有すること。.
Digifyはドキュメントを追跡するだけでなく、データを保護するためのセキュリティ対策の実施にも役立ちます。Digifyのアクセスコントロールにより、ゲストがファイルをダウンロード、印刷、コピーできる人や頻度を制限することができます。また カスタマイズ可能な透かし を使用することで、コピーを抑制し、受信者に文書を閲覧してもらうことができます。 スクリーン・シールド スクリーンショットを禁止する.
今すぐ申し込む 7日間無料トライアル をクリックして、Digifyがどのようにあなたのスタートアップ企業の機密文書を、潜在的な投資家や第三者に送信しながらも、管理し続けることができるかをご覧ください。.
ウィリー・チア
著者
資金調達
ファンドのクローズ、サブスクリプション・プロセス、フォローオン・ファンドレイジングの仕組み化
ファンドのクローズの構成、申込書類の簡素化、フォローオンの資金調達の設定方法について学びましょう。.
