투자 실사를 위해 가상 데이터룸을 구성하는 방법 [무료 체크리스트]

다음으로 이동하는 중이라면 시리즈 A 펀딩, 를 읽어보셨다면, 이제 가장 중요한 투자 실사 프로세스에 대해 깊이 생각해봐야 할 때라는 것을 이미 알고 계실 것입니다. 또한 기관 투자자들이 기대하는 것은 엔터프라이즈급 가상 데이터룸 (VDR)을 통해 거래를 성사시키기 전에 주요 문서와 지적 재산을 안전하게 검토할 수 있습니다.

사실 VDR의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않으며, 조기에 구축하는 것이 중요합니다. 하지만 투자 실사 프로세스를 간소화하기 위해 VDR을 구성하는 방법을 모를 수도 있습니다. 이러한 격차를 해소하기 위해 필수적인 단계를 안내해 드립니다:

1. 문서 선택

필연적으로, 다양한 VC 는 각기 다른 문서를 요구합니다. 따라서 데이터룸에 필요한 최종 파일 목록을 미리 알 수 있는 방법은 없습니다. 하지만 투자 실사 팀의 사고 방식을 채택하여 그들이 필요로 하는 문서 유형을 예상할 수 있습니다.

옥토퍼스 벤처스의 VC인 윌 깁스는 VDR을 위한 주요 문서 수집을 시작할 것을 제안합니다. 질문을 받기 훨씬 전에 를 제공합니다. “요청되는 대부분의 문서는 모금을 시작하기 전에 이미 존재할 것입니다.” 라고 Gibbs는 말합니다, “그러니 일찍 모이게 하세요.”

VC가 자주 요청하는 문서 목록을 보려면 종합적인 투자 실사 체크리스트. 한편, 투자 실사 과정에서 흔히 볼 수 있는 두 가지 주요 문서 유형인 표준 비즈니스 문서와 지적 재산에 대해 간단히 살펴보겠습니다.

표준 비즈니스 문서

업무 중 정관이나 재무제표와 같은 공식 문서를 검토하는 것보다 프레젠테이션과 모형을 살펴보는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 하지만 이러한 문서는 투자 실사 팀이 집중적으로 검토하는 문서 유형입니다. 따라서 후보 서류를 미리 수집하는 과정을 시작할 때 이 점을 염두에 두세요. 설립 문서, 직원 계약서, 임대차 계약서, 파트너십 계약서, NDA 및 기타 공식적이고 중요해 보이는 문서가 문서 수집 단계에서 눈에 띄어야 합니다.

지적 재산

실사 절차에 들어가면 가장 중요한 지적 재산이 포함된 문서를 보내는 것이 조심스러울 수 있습니다. 여러분은 혼자가 아닙니다. 대부분의 스타트업이 이러한 고민을 하고 있습니다.

그러나 엔터프라이즈급 가상 데이터룸 를 사용하면 강력한 저작권 보호 도구를 사용할 수 있습니다: 자동화된 동적 워터마킹. 이 도구를 활용하면 가상 자료실은 특정 수신자의 이메일 주소가 포함된 모든 문서에 자동으로 스탬프를 찍습니다. 이렇게 하면 기밀을 유지하면서 유출을 강력하게 방지할 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 여전히 다음과 같은 의문이 있을 수 있습니다. VC와 공유 아직 공식적으로 비즈니스를 지원하기로 약속하지 않은 벤처캐피털이 있습니다. 이는 일반적인 우려 사항이며, 많은 VC가 가상 데이터룸에서 검토할 초기 문서 목록을 요청할 때 이 점을 고려합니다.

일부 VC는 협상 전략이나 시험 삼아 모든 주요 IP 문서를 미리 요구할 수도 있습니다. 다른 VC는 투자 실사 절차가 창업자가 다음 단계로 넘어가도 괜찮을 정도로 진행될 때까지 기다릴 수도 있습니다. 또 다른 투자자는 주요 IP 문서를 전혀 요구하지 않을 수도 있습니다. 하지만 구체적인 상황이 어떻든 간에 핵심 IP 문서는 당연히 미리 수집해야 합니다. 최소한 초기 미팅에 앞서 잠재적인 협상 카드로서 지적 재산권 문서를 준비해 두는 것이 좋습니다.

2. 문서 준비

종이로만 된 문서를 디지털화해야 하는 것은 말할 필요도 없습니다. 데이터 룸에 업로드. 하지만 문서 준비에는 그다지 명확하지 않은 다른 요소도 있습니다. 가장 중요한 두 가지 요소를 살펴보겠습니다.

파일 및 폴더 이름 바꾸기

폴더와 문서의 이름을 지을 때, 또는 회사 공유 공간의 맥락에서, 우리는 자신과 동료들에게 잘 어울리는 이름을 사용하는 경향이 있습니다. 하지만 이러한 내부적인 파일 이름은 외부인이 고개를 갸우뚱하게 만들 수 있습니다.

예를 들어, 팀에서 Ham이라는 회사와 활발한 파트너십을 맺고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 문서 라이브러리는 Ham.docx, Ham deal 등의 이름을 가진 파일과 폴더로 가득 차 있을 것입니다. 따라서 해밀턴 엔터프라이즈가 투자 실사 팀을 포함한 모든 사람들이 줄여서 Ham이라고 부르는 이름이 아니라면, 해당 파일과 폴더의 이름을 적절하게 바꿔야 합니다.

문서와 폴더의 제목이 검색 친화적인지 확인하는 것도 중요합니다. 검색이 목표에 도달할 가능성을 높이려면 파일 및 폴더 제목에 밑줄, 특수 문자, 잘 사용하지 않는 약어는 가급적 사용하지 마세요. 물론 다음 사항을 지키는 것도 마찬가지로 중요합니다. 실사 데이터룸 선택 뛰어난 검색 기능을 제공합니다. 

최신 버전 공유 

투자 실사 과정에서 주요 문서의 여러 버전 간에 중요한 차이가 있는 경우, 오래된 버전을 업로드하면 회사에 대한 VC의 신뢰가 떨어지고 거래가 위태로워질 수 있습니다. 따라서 준비 과정의 핵심은 보내려는 각 문서의 최신 버전에 맞추는 것입니다. 이를 위해 검토 중인 모든 파일을 확인하고 최신 버전이 있는지 확인해야 합니다.

또한 실사 절차가 진행 중이면 지체 없이 전송된 문서에 새로운 업데이트 사항을 업로드하세요. 이는 중요한 습관입니다. 결국, 투자 실사 프로세스를 제대로 수행하려면 다음과 같은 시간이 소요될 수 있습니다. 오랜 시간, 창업자는 모든 관련 문서와 데이터를 최신 상태로 유지해야 합니다.

VDR은 우아하고 원활한 방식으로 파일 업데이트 프로세스를 완벽하게 지원해야 한다는 점에 유의하세요. 특히 새로운 파일 알림 기능 새 파일이나 업데이트를 업로드할 때마다 데이터룸의 모든 사람에게 알림이 전송됩니다.

여기에서 바로 사용할 수 있고 완전히 편집 가능한 투자 실사 체크리스트 사본을 다운로드하세요..

3. 문서 분류하기

주요 문서를 선택하고 준비했다면 이제 카테고리별로 정리할 차례입니다. 주로 VC, 회계사, 변호사 및 기타 전문가를 위해 문서를 분류하는 것임을 기억하세요. 따라서 VDR의 분류 체계는 여러분이 선호하는 방식이 아니라 그들의 방식을 반영해야 합니다. 따라서 투자 실사 팀이 VDR의 문서 라이브러리를 어떻게 탐색할지 잠시 시간을 내어 고려하는 것이 중요합니다.

카테고리 선택

문서 카테고리와 하위 카테고리(데이터룸의 폴더와 하위 폴더로 변환되는)의 정확한 목록은 업종과 상황에 따라 크게 달라집니다. 하지만 기본 원칙은 항상 방문자가 필요한 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 직관적인 문서 라이브러리를 만드는 것입니다.

방문자는 주로 재무 제표, 소송, 임대차, 파트너십, 부동산, 인수, 법인 설립 서류, 보험, 지적 재산, 고객 계약, 주식 기록 등과 같은 이름의 폴더를 들여다보는 데 업무의 대부분을 보내는 VC, 변호사, 회계사 및 기타 전문가들이 될 것입니다.

모든 투자 실사 프로세스는 고유하지만, 이러한 범주는 투자 실사의 기본이며 문서를 분류 체계로 정리하는 방법에 대한 강력한 지침을 제공합니다.

격식과 편리함의 균형

분류를 진행할 때 고려해야 할 또 다른 주요 고려 사항은 편의성입니다. 예를 들어, 스타트업이 투자자들이 실제로 우려하는 법적 문제에 단 한 가지, 즉 기술 업계의 헤드라인을 장식하고 있지만 아직 해결되지 않은 특허 분쟁에 연루되어 있다고 가정해 보겠습니다.

실제로 모든 VC로부터 특허 분쟁에 대한 질문이 쇄도합니다. 따라서 분쟁과 관련된 일련의 문서가 문서 라이브러리에서 가장 많은 트래픽이 발생하는 영역 중 하나가 될 것임을 미리 알 수 있습니다. 이 경우 이러한 문서를 아래에 묻어두는 것은 의미가 없습니다. 법률 > 분쟁 > 특허 분쟁 > 해결되지 않음, 가 가장 정확한 분류라고 하더라도 말이죠. 실용적인 관점에서 볼 때, 이러한 엄격한 접근 방식은 모두가 맨 위에 있어야 한다고 알고 있는 것을 찾기 위해 4개의 폴더를 뚫고 내려가야 하는 전문가들을 좌절하게 만들 뿐입니다.

따라서 필요한 경우 형식보다는 편의성을 선호하는 것이 좋습니다. 최상위 폴더는 다음과 같이 표시됩니다. 특허 분쟁 를 사용하면 모든 사람의 시간을 절약하는 동시에 투명성을 위한 포인트를 얻을 수 있습니다.

충분한 정보를 바탕으로 조정하기

이 예에서는 VDR에서 가장 많이 방문하는 영역과 문서가 무엇인지 미리 알고 있다고 가정하고 있다는 점에 유의하세요. 그러나 대부분의 경우 투자 실사 프로세스가 진행되는 동안 기다려야 할 수도 있습니다. 

이 과정에서 도움이 되는 필수 기능 중 하나는 파일 추적입니다. 이 고급 가상 자료실 기능을 사용하면 투자자가 특정 문서를 언제 보고 있는지 알 수 있으므로 투자자에게 물어볼 필요가 없습니다. 또한 파일 추적을 통해 가장 많이 본 문서와 폴더가 무엇인지 파악할 수 있으므로 나중에 해당 문서를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

투자 실사 체크리스트(워드 형식)를 다운로드하여 미리 시작하세요.

폴더에서 문서 주문하기

분류 체계를 만든 후에는 투자 실사 과정을 더 쉽게 진행할 수 있도록 폴더 내의 문서를 정확한 순서에 따라 재배열할 수도 있습니다. 

종종 VC는 자신들이 따르고자 하는 정해진 구조를 제공할 것입니다. 이를 수용하려면 VDR이 견고한지 확인하세요. 파일 색인 기능 를 사용하면 파일을 빠르고 정확하게 재배열하고 재정렬할 수 있습니다.

실사를 위해 VDR을 정리하는 방법

피할 수 없습니다. 보안을 유지하기 위해 스타트업 펀딩, 에 투자하려면 엄격한 투자 실사 과정을 성공적으로 통과해야 하며, 이를 위해서는 잘 구성된 VDR이 필요합니다. 전체 프로세스는 시간이 오래 걸리는 것으로 악명이 높으며 일부 가상 데이터룸은 설정과 탐색이 복잡할 수 있습니다. 반면에 스타트업 친화적인 데이터룸 제공업체는 의무 없는 무료 평가판을 제공하며 다음과 같은 기능을 제공합니다. 몇 분 안에 나만의 데이터룸 구축.

위에서 보내려는 문서를 선택, 준비, 분류하는 세 가지 단계를 살펴봤습니다.

첫 번째 단계는 전송할 문서를 선택하는 것입니다. VDR에서. VC마다 요구하는 서류는 다르지만, 정관 및 재무제표와 같은 표준 비즈니스 문서가 가장 일반적으로 요구됩니다. 또한 협상 카드로 사용할 수 있도록 귀사의 소중한 지적 재산도 함께 수집해야 합니다.

두 번째 단계는 문서를 준비하는 것입니다. 종이로만 된 문서를 디지털화한 후에는 투자 실사팀은 물론 검색 도구에서도 쉽게 식별할 수 있도록 파일과 폴더의 이름을 바꾸고 이름을 지정하는 프로세스를 시작해야 합니다. 또한 업로드하는 모든 문서의 최신 버전을 전송하고 있는지 확인해야 합니다. 실사 프로세스가 진행됨에 따라 새 파일 알림을 활용하여 지속적인 업데이트를 보내는 것도 잊지 마세요.

세 번째 단계는 문서를 카테고리와 하위 카테고리로 정리하는 것입니다. 정확한 분류 체계는 업종과 상황에 따라 크게 달라지지만, 항상 형식과 편의성의 균형을 맞추고, VDR의 파일 추적 기능을 활용하여 필요한 조정을 하고, VDR의 파일 색인 기능을 활용하여 투자 실사에 필요한 정확한 순서로 문서를 정렬해야 합니다.

이 세 단계를 따르면 가상 데이터룸을 정리하는 과정이 크게 간소화됩니다. 하지만 VDR 정리는 훨씬 더 큰 그림의 한 부분일 뿐입니다. 이 모든 것이 어떻게 조화를 이루는지 보려면 물론 가장 중요한 가이드는 종합적인 투자 실사 체크리스트