PDF 및 문서 만료 및 자동 삭제: 일회성 링크 설정

보내야 하지만 영구적인 액세스 권한을 부여하고 싶지 않은 문서가 있는 적이 있나요? 이는 민감한 정보를 전송해야 하는 비즈니스에서 흔히 발생합니다.  

다행히도 파일에 대한 임시 액세스 권한을 부여할 수 있으므로 수신자는 짧은 시간 동안만 파일을 검토할 수 있습니다. 액세스를 제한할 수 있는 상황의 예는 다음과 같습니다:

• 프로젝트 또는 유료 라이선스 기간 동안 액세스 제한하기 
• 회사 자격 증명과 같은 개인 정보 노출 제한하기
• 다운로드 후 링크를 무효화하여 링크가 무단으로 재사용되는 것을 방지합니다.
• 직원이 퇴사한 후 정보 액세스 권한 취소하기

액세스 제한이 없으면 파일이 전송되고 나면 파일에 대한 통제권을 영원히 잃게 되는 경우가 많습니다. 이러한 정보는 잘못된 사람의 손에 들어가 내부 보안을 위협할 수 있습니다.  

액세스 제한에는 어떤 유형이 있나요?

일반적으로 웹 브라우저에서 볼 수 있도록 PDF 또는 Word 문서에 대한 액세스를 제한하는 방법에는 세 가지가 있습니다:

만료

만료는 정해진 날짜와 시간까지 액세스를 제한하는 기능입니다. 예를 들어, 이 기능은 입찰이나 RFP와 같이 평가가 필요한 민감한 거래 문서에 적합합니다. 마감일은 긴박감을 줄 수 있으므로 협상에 유용합니다. 

만료가 유용하려면 날짜와 시간을 며칠, 몇 주 또는 몇 달 단위로 미리 설정해야 하는 경우가 많습니다. 이 점을 고려하여 액세스 권한을 다시 부여해야 하는 추가 작업을 하지 않도록 하는 것이 중요합니다.

자동 파괴/한 번만 전송

대중화 미션 임파서블 시리즈와 소비자 공간의 Snapchat에서는 수신자가 PDF 또는 기타 문서를 여는 시점부터 자동 삭제 타이머가 카운트다운됩니다. 극적인 폭발은 일어나지 않으며, 문서가 사라지고 일반적으로 문서가 자동 파괴되었다는 메시지로 대체됩니다.

비즈니스 맥락에서 이 기능은 문서나 파일을 보는 데 필요한 대략적인 시간 동안 문서가 유효한 일회성 링크를 설정하는 데 사용할 수 있습니다. 자동 삭제 타이머가 유용하게 사용되려면 타이머가 몇 분 또는 몇 시간 정도로 짧아야 합니다. 이렇게 하면 휴대폰으로 사진을 찍는 등의 방법으로 문서를 복사할 수 있는 시간이 거의 남지 않습니다. 

해지

취소는 파일을 열거나 보낸 후 액세스를 비활성화하거나 파일을 “회수'하는 행위입니다. 실수로 파일을 전송한 경우 실수를 취소해야 할 때 유용하게 사용할 수 있습니다. 또는 중요한 업데이트를 해야 하는데 그 작업이 완료될 때까지 사람들이 문서를 보지 못하게 하고 싶을 수도 있습니다.

직원이 퇴사한 후 기밀 정보에 대한 액세스를 비활성화하거나 관계가 악화될 경우 외부 계약자를 차단해야 하는 경우가 있습니다. 중요한 비즈니스 정보가 오용되지 않도록 최선을 다하는 것이 중요하며, 액세스 권한을 취소하는 기능은 유용한 도구입니다.

문서 만료를 무료로 설정할 수 있는 방법이 있나요?

Google에서 빠르게 검색하면 문서 만료를 설정하거나 액세스를 제한하는 몇 가지 무료 옵션을 찾을 수 있습니다. 여기에 나열하기에는 너무 많은 옵션이 있지만, 서비스를 평가할 때 몇 가지 중요한 질문이 있습니다:

• 서비스는 안전한가요?
• 회사를 신뢰하시나요?
• 파일을 계속 제어할 수 있는 로그인 기능이 있나요?
• 만료된 후에도 파일에 액세스할 수 있나요? 
• 사용 또는 만료 후 시스템에서 파일을 삭제할 수 있나요?

일반적으로 “무료” 서비스에는 항상 어떤 종류의 대가가 따릅니다. 서비스에서 귀하와 귀하의 사용자에게 광고를 제공할 수도 있습니다. 일회성으로 끝나고 문서 액세스를 다시 해야 하는 경우도 있습니다. 이러한 서비스 중 일부는 한 번에 한 명의 사용자만 파일을 관리할 수 있으며, 배후에 식별 가능한 주체가 없는 서비스도 있습니다. 문제가 발생해 문서에 제대로 액세스할 수 없는 경우 누구에게 도움을 요청하시겠습니까?

서비스를 찾을 때는 내 정보가 얼마나 소중한지 염두에 두세요. 정보가 유출될 경우 잠재적으로 치명적일 수 있다면 솔직히 안전하고 평판이 좋은 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. 정보 유출의 위험을 감수하지 마세요!

Digify는 어떻게 도움을 줄 수 있나요?

현재 Digify는 만료, 자동 파기, PDF 취소, 문서 액세스 등 다양한 옵션을 제공합니다. 중요한 것은, 저희 서비스는 최고 수준의 암호화로 보호되며 대시보드를 통해 모든 문서를 제어할 수 있다는 점입니다.

한 번 살펴보겠습니다:

문서 만료

문서 만료 기능을 사용하면 설정한 날짜와 시간에 파일이 만료되도록 쉽게 설정할 수 있습니다. Digify는 다음과 같은 다양한 유형의 파일을 지원합니다:

• PDF
• MS Office 문서
• 이미지
• 동영상

필요에 따라 만료 날짜와 시간을 몇 가지 수준으로 설정할 수 있습니다. 

• 파일 수준 만료: 단일 파일은 설정된 시간과 날짜에 만료되도록 설정할 수 있습니다. 
• 데이터룸 수준 만료: 전체 파일 그룹에 대해 동일한 파일 수준 만료를 설정할 수 있습니다.
• 데이터룸의 사용자별 만료: 사용자 그룹별로 서로 다른 날짜와 시간에 데이터 룸이 만료되도록 설정할 수 있습니다. 다른 솔루션에서는 각 사용자 그룹에 대해 새 데이터룸을 설정해야 하기 때문에 이 기능은 매우 유용합니다. 사용자별로 만료일을 설정하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

자동 파괴/한 번만 전송

디지파이가 처음 시작되었을 때, 자동 삭제 기능은 우리가 제공한 첫 번째 기능 중 하나였습니다. 언론은 우리에게 “미션 임파서블” 앱, 또는 “비즈니스용 스냅챗”. 자체 삭제 기능은 민감한 정보에 대한 일회성 링크를 전송할 때 해당 정보의 보안 수준을 강화하는 데 가장 유용하다는 사실을 발견했습니다.

예를 들어 자동 삭제 기간을 30분으로 설정한 경우, 누군가 30분 동안 문서를 검토한 후에는 링크가 전달되더라도 해당 정보가 자동 삭제되어 더 이상 사용할 수 없게 됩니다.

다른 액세스 설정과 함께 자동 삭제 옵션을 사용할 수도 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 링크 + 자동 삭제 파일이 있는 사람. 링크를 가진 사람은 누구나 파일에 액세스할 수 있습니다. 첫 번째 수신자가 파일을 보는 순간 자동 삭제 타이머가 시작됩니다. 파일이 자동 삭제되면 더 이상 누구도 파일에 액세스할 수 없습니다.
• 패스키 + 자체 삭제 파일을 가지고 있는 사람. 패스키를 가지고 있는 사람은 누구나 파일에 액세스할 수 있습니다. 자동 삭제 타이머는 첫 번째 수신자가 설정한 비밀번호를 사용하여 파일을 보는 순간부터 시작됩니다. 파일이 자동 삭제되면 더 이상 누구도 파일에 액세스할 수 없습니다.
• 내가 지정한 사람만 + 자동 삭제 파일. 초대받은 사람만 지정한 이메일 주소를 사용하여 내 파일에 액세스할 수 있습니다. 여러 수신자에게 파일을 보내는 경우 각 수신자가 파일을 볼 때 트리거되는 자체 자동 삭제 타이머가 있습니다.

설정은 필요에 따라 재량으로 선택할 수 있지만, 마지막 옵션은 다른 사람이 파일을 열었을 때 영향을 받지 않고 문서를 봐야 하는 모든 사람이 문서를 볼 수 있는 시간을 보장하는 옵션입니다.

액세스 권한 해지

Digify는 파일을 완전히 취소하거나 특정 사용자의 파일 액세스 권한만 취소할 수 있는 기능을 제공합니다. 언제든지 액세스 권한을 취소할 수 있으며, 이를 통해 오류가 있거나 잘못된 사람에게 전송되었거나 더 이상 전송하고 싶지 않은 파일을 되찾을 수 있습니다.

아래 이미지는 “보낸” 문서에 대한 “액세스” 제어를 해제하여 파일의 모든 수신자에 대한 액세스 권한을 취소하는 방법을 보여줍니다. 개인을 제한하려면 “받는 사람'을 클릭하고 개인 이름 옆의 ”액세스“ 제어를 해제하면 됩니다.

Digify는 디지털 권한 관리를 위한 가장 경제적인 솔루션 중 하나이며, 안정적이고 안전한 옵션입니다. 7일 무료 평가판으로 직접 사용해 보세요, 여기에서 사용할 수 있습니다.