4 práticas recomendadas de segurança de correio eletrónico para proteger a sua empresa em 2025
Proteja a sua empresa contra ataques informáticos com estas quatro práticas recomendadas de segurança de correio eletrónico.
O Fórum Económico Mundial aponta as violações de dados e os ciberataques, a par das catástrofes naturais e das alterações climáticas, como os principais riscos globais em 2025.
O correio eletrónico continua a ser um dos vectores mais comuns através dos quais as empresas são atacadas. A importância de implementar as melhores práticas de segurança do correio eletrónico não pode, portanto, ser subestimada, especialmente porque a maioria das empresas depende fortemente deste canal para as comunicações empresariais diárias. Os cibercriminosos podem facilmente explorar as vulnerabilidades negligenciadas da segurança do correio eletrónico empresarial através de ataques distribuídos de negação de serviço (DDoS) e de phishing, malware e ransomware e erros dos funcionários.
De acordo com o relatório Mimecast State of Email Security 2021, sessenta por cento das organizações afirmaram que um ataque por correio eletrónico é inevitável ou provável no próximo ano.
Uma segurança deficiente do correio eletrónico pode causar perda de dados e tempo de inatividade, bem como fugas de informações confidenciais sobre as finanças, a propriedade intelectual e as informações sobre empregados e clientes de uma empresa. A perda de controlo desses documentos sensíveis pode também levar à perda de receitas e de quota de mercado, a multas e a danos na reputação. Isto é especialmente verdade para as empresas de sectores altamente regulamentados, como o financeiro, jurídico, editorial, educativo e da saúde.
No entanto, as empresas ainda não desenvolveram uma estratégia de ciber-resiliência que dê ênfase à segurança do correio eletrónico. Estão disponíveis soluções especializadas e autónomas de segurança de correio eletrónico para combater cada tipo de ataque. Mas os departamentos de TI precisam de visibilidade e controlo abrangentes sobre a estratégia e a defesa geral de segurança de correio eletrónico da empresa. Esta é a única forma de se certificarem de que estão protegidos contra todos os tipos de ataques possíveis.
Eis quatro práticas recomendadas de segurança de correio eletrónico a incorporar na estratégia global de segurança cibernética da sua empresa.
A segurança do correio eletrónico do terminal engloba uma variedade de ferramentas e processos que protegem os dispositivos dos utilizadores finais de serem comprometidos por ataques enviados por correio eletrónico. Os funcionários podem ser alvo de e-mails de phishing, spam e malware que, se abertos, podem infetar os seus dispositivos e fornecer portas de entrada para os hackers acederem a toda a rede da empresa.
Para combater esta situação, as empresas devem instalar software de segurança de correio eletrónico de ponto final em combinação com ferramentas de proteção antivírus. Estas podem filtrar e bloquear correio eletrónico com malware ou spam de remetentes e endereços IP suspeitos e impedir que os sistemas infectados enviem spam de saída.
Especificamente, o software de segurança de terminais pode confirmar se um dispositivo cumpre as políticas de segurança antes de permitir o acesso à rede de uma organização. Os dispositivos remotos que não tenham atualizado os respectivos sistemas operativos, que tenham a firewall desactivada ou que apresentem outras falhas de segurança especificamente reconhecidas têm o acesso negado para que as ameaças externas à rede sejam atenuadas.
O correio eletrónico é também utilizado por agentes maliciosos para executar ataques de dia zero que exploram defeitos anteriormente desconhecidos no software, hardware ou firmware. Uma contramedida básica contra isto exigiria que a sua equipa de TI actualizasse e corrigisse regularmente todos os pontos terminais. Embora isto não impeça totalmente os ataques de dia zero, reduzirá as suas hipóteses de sucesso ou, pelo menos, dar-lhe-á mais tempo até que o patch de dia zero relevante esteja disponível.
Outro componente essencial da proteção de terminais envolve a implementação de políticas a nível empresarial sobre as melhores práticas básicas de segurança de palavras-passe e correio eletrónico empresarial. Por exemplo, pode dar instruções aos funcionários para:
A autenticação de dois factores também deve ser obrigatória, ou pelo menos incentivada, para todos os funcionários, seja através de um telemóvel, de uma aplicação num dispositivo ou de fichas de autenticação.
Também ajuda a formar e testar continuamente os funcionários sobre as melhores práticas de segurança de correio eletrónico, incluindo a forma de detetar e-mails de phishing, para que estejam bem preparados para os evitar e denunciar. Algumas empresas chegam mesmo a efetuar ataques de phishing simulados para testar a preparação dos seus funcionários.
Para proteger totalmente o conteúdo do seu correio eletrónico, é necessário que tanto o conteúdo como os anexos sejam encriptados em trânsito e em repouso na caixa de entrada. As plataformas de correio eletrónico mais populares, como o Gmail e o Outlook, normalmente não possuem a encriptação de correio eletrónico de nível empresarial necessária para proteger totalmente as organizações contra todas as ameaças informáticas. E, na medida em que estas plataformas suportam a encriptação, esta só funciona se tanto o remetente como os destinatários tiverem determinadas extensões activadas.
Os serviços de encriptação de suplementos de terceiros podem colmatar estas lacunas na segurança do correio eletrónico empresarial. No entanto, tenha em atenção que alguns destes serviços de encriptação podem acrescentar fricções significativas à experiência do utilizador. Qualquer ferramenta de encriptação só é eficaz se os utilizadores a conseguirem integrar facilmente no seu fluxo de trabalho normal. Por isso, pondere cuidadosamente as suas opções, testando as versões de teste antes de fazer a sua seleção final. Com o serviço Gmail e Perspectivas os utilizadores finais podem enviar e-mails e ficheiros encriptados diretamente no Gmail ou no Outlook sem interromper o seu fluxo de trabalho.
As soluções de segurança de documentos também são eficazes para impedir o acesso não autorizado às suas informações confidenciais partilhadas por correio eletrónico. Estas soluções funcionam dando-lhe controlo sobre quem pode ver, imprimir e transferir os seus documentos. Pode até revogar o acesso ao destinatário depois de enviar as suas mensagens de correio eletrónico. Entretanto, as definições de expiração, marcas de água, proteção de captura de ecrã e rastreio dão-lhe mais controlo sobre como manter os seus documentos sensíveis nas mãos certas sem fugas para o exterior. Estas importantes capacidades de segurança de documentos devem fazer parte de qualquer serviço de encriptação de terceiros que escolher.
Não são apenas os serviços de correio eletrónico que podem ser pirateados, mas os servidores utilizados para armazenar e enviar o correio eletrónico também podem ser comprometidos. Os ataques de spam e DDoS a estes servidores podem perturbar a transferência e o processamento regulares de correio eletrónico. Podem também ser utilizados por piratas informáticos como forma de enviar correio eletrónico não solicitado a partir do seu servidor, prejudicando a sua reputação e colocando-o na lista negra.
É por isso que é importante proteger os seus servidores de correio eletrónico. Dê instruções à sua equipa de TI para aplicar técnicas sólidas de proteção do servidor de correio eletrónico, começando por:
É importante trabalhar com a sua equipa de TI para lhes fornecer todas as informações necessárias para os ajudar a proteger os seus servidores de correio eletrónico. Separar os e-mails realmente autênticos do spam, dos ataques de phishing e de outras ameaças numa fase inicial pode ser fundamental para manter a sua propriedade intelectual e as informações confidenciais da empresa seguras.
Os documentos confidenciais partilham frequentemente determinados atributos. Podem ter palavras-chave, tipos de dados ou regras semelhantes que podem ser utilizados de forma inteligente para detetar esses documentos. A sua empresa pode impedir a fuga desses dados confidenciais nos e-mails filtrando, bloqueando ou censurando com base em palavras-chave, expressões e regras. Por exemplo, a sua equipa de TI pode bloquear todos os e-mails enviados com informações pessoais, como números de segurança social, informações de cartão de crédito e ficheiros com a palavra-chave “confidencial” ou “apenas para uso interno”. Uma boa regra geral é utilizar a encriptação para proteger os dados de saída e filtrar os e-mails de entrada para bloquear malware, vírus e ameaças de phishing.
As ferramentas de prevenção de perda de dados (DLP) podem ser aplicadas para proibir que informações sensíveis se espalhem para fora da empresa, alertando o administrador de TI para violações das políticas de acesso aos dados. Isto permite que a sua equipa de TI responda proactivamente aos problemas em vez de tentar reparar os danos depois de uma fuga de dados já ter ocorrido. As tecnologias preditivas, como a aprendizagem automática (ML) e a inteligência artificial (IA), estão a ser cada vez mais utilizadas na monitorização em tempo real para detetar padrões de dados invulgares que podem identificar e impedir violações de dados.
Sem ferramentas DLP eficazes, a sua empresa arrisca-se a expor involuntariamente os dados dos clientes, o que pode resultar em roubo de identidade, fraude monetária e perda da reputação da sua empresa. Quando clientes e funcionários confiam na sua organização o suficiente para partilhar os seus dados privados, tem a responsabilidade de os proteger.
Sendo o correio eletrónico o centro das comunicações empresariais para a maioria das empresas, é de extrema importância que este canal esteja protegido. A implementação de boas práticas de segurança do correio eletrónico empresarial pode ajudar a evitar ataques e violações de dados. Isto é fundamental para criar confiança nas operações da sua organização, nos seus funcionários e nos seus clientes.
A adição de uma solução de segurança de correio eletrónico integrada de terceiros, como a Digify, com segurança de documentos em conformidade pode garantir que as informações que partilha por correio eletrónico estão protegidas contra acesso não autorizado, transferência e utilização indevida. A Digify não só encripta o conteúdo e os anexos do seu e-mail, como também lhe permite controlar o acesso aos seus ficheiros, mesmo depois de os enviar. Pode ver quando os seus anexos são abertos pelos destinatários, durante quanto tempo são visualizados e se o seu documento é transferido ou impresso. Além disso, pode configurar mensagens e anexos encriptados para expirarem automaticamente após um determinado período de tempo. A Digify utiliza o algoritmo AES-256 para encriptar mensagens de correio eletrónico e ficheiros, que é certificado para documentos ultra-secretos.
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