您知道发送 PDF 文件或文档后会发生什么吗？你能确定谁查看了你的 PDF 文件吗？文档被打开的时间和频率如何？
事实上，文件一旦发送出去，往往就失去了控制。没有简单的方法来跟踪它，而且实际上，它最终可能会传播得比你预期的要远得多。.
PDF 文件和文档跟踪解决方案可帮助您了解文档的移动情况，以及它们是否超出了您的目标受众范围。您可以了解您的文档是否可能已被泄露，您甚至可以对此采取一些措施，特别是如果您将其与其他文档安全功能结合使用的话。.
让我们仔细看看：
PDF 文件和文档跟踪为何有用？
考虑使用 PDF 文件和文档跟踪功能有三个主要原因：
安全问题
如今，许多文件都是通过电子方式传送给需要查看的人，其中包括敏感文件。当然，您应该关注维护这些文件的安全，并期望它们不会被转发给意外的收件人。.
记录文件查看情况有助于跟踪谁访问了文件。在文件被泄露的情况下，你可以追溯到谁看过该文件。你不希望出现未经授权的访问，也可能希望检查授权用户从陌生地点的访问情况。对于发送者来说，这让他们有一种控制感，并为接收文件的人增加了一些责任感。有些解决方案甚至可以在发送后收回文件。.
销售和营销
比方说，你为一个风险投资项目寄出了一份投稿或建议书，试图获得投资者的支持。你可以只发出你的计划书，等待并希望你选择了合适的时间进行跟进，但更有力的策略是知道你选择了跟进的好时机。.
您如何知道？如果您跟踪文档被打开和查看的时间，您就会知道：a) 您的收件人肯定看到了文档；b) 在您跟进之前，他们可能已经有足够的时间查看了文档。这样，您就可以把握好跟进的时间，为自己争取得到回复的最佳机会。.
衡量对并购交易的兴趣
如果您发送交易文件或建议书，人们在这些文件上花费的时间就表明了他们的兴趣程度。人们会在收到文件后马上阅读吗？他们是一次打开，还是多次翻阅？这样，您就可以更好地将精力集中在对您的内容最感兴趣的潜在客户身上，并对他们进行优先排序。.
从另一个角度看，如果您将 PDF 文档作为引线磁铁赠送，您可以通过检查人们阅读该文档的花费来了解其有用性。您可以比较您使用的不同铅磁铁之间的数据。.
如何使用 Digify 跟踪 PDF 文件
无论您使用的是 "发送文件 "部分还是 "数据室 "部分，Digify 的跟踪功能都能让您知道谁浏览了您的文件，以及浏览的位置和持续时间。您还可以知道文件被浏览、打印或下载的次数。.
文件安全
PDF 文件和文档跟踪是 Digify 整套文档安全功能的一部分。使用 Digify 发送文件后，您将
- 当收件人首次查看您的文件时，您可通过手机和电子邮件获得即时通知。这样您就能更好地跟进收件人。您不再需要猜测他们是否已阅读。.
- 在 Digify 界面中，您可以看到已发送文件的浏览、下载和打印摘要。深入到详细信息，可以看到谁查看了文件、查看了多少次以及从哪个位置查看的流程。.
- 对于有安全意识的人来说，观察使用模式有助于了解人们是否在共享他们的凭据，或者文件是否已被泄露。.
数据室
通过 Digify 的 虚拟数据室, 此外，您还可以清楚地了解收件人的活动。您可以看到详细的分析结果，包括谁访问过或未访问过。在这里，您可以发送提醒，尤其是向那些尚未阅读文档的人发送提醒。.
数据室有助于快速、轻松地为您提供文档分析概览，如查看谁花了最多时间查看文档以及谁访问了最多文档的排名。您可以看到哪些文档最受欢迎，所有这些信息都可以帮助您调整和优先跟进工作。.
为便于参考，您还可以 分类、排序和导出文件分析. .例如，查看谁最后访问了您的数据室可能非常有用。.
利用 Digify 实现简单的文档安全
Digify 的文件安全功能不仅包括文件跟踪，还包括
- 数字版权管理（DRM） - 您可以限制或阻止 PDF 和文档的复制、转发或下载，以防止信息传播。.
- 访问控制 - 为文档设置密码，并根据需要授予或取消用户的访问权限。.
- 水印 - 使用嵌入页面的经典可打印水印。.
- 文件过期和自毁 - 您可以选择让文件在某个日期和时间后过期，也可以设置文件在一段时间后自毁，使其无法再被访问。.
Digify 允许您使用任何或组合文件安全功能，以满足您的特定需求。使用 AES-256 加密算法保护您的文件，这是最高级别的保护，经美国国家安全局认证可保护绝密文件。我们兼顾安全性和简便性，是有各种文档安全需求的公司的最佳选择。.
您可以免费试用 Digify 的各项功能。. 点击此处 开始。.
Willy Cheah
作者
