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說明
真正加速交易的 VDR 功能結合了即時追蹤、頁面層級分析與細部權限，讓您可以瞭解投資人的意向並控制存取。優先考慮直覺式設計和回應式支援、可自訂的品牌室、安全且無摩擦的分享 (水印、有效日期、點選 NDA)、全面的稽核追蹤以及永遠開啟的行動友善存取。與您的團隊已使用的工具 (CRM、電子簽名、Gmail) 進行原生整合，以減少來回奔波的時間，並更快地完成首次傳送。.
試想您剛將財務模型寄給潛在的主要投資人。好幾天過去了，都沒有回音。您不知道他們是否打開了您的模型，也不知道他們花了多少時間審閱模型，更不知道哪些部分引起了他們的注意。您要立即跟進，還是冒著被視為咄咄逼人的風險？
這正是加州一家風險投資公司所面臨的挫折。如果沒有有意義的洞察力，他們就只能靠猜測；而在交易過程中，猜測會拖慢一切進展。.
虛擬資料室（VDR）可幫助消除這種不確定性。透過虛擬資料記錄器中的正確功能，您可以消除摩擦、提高能見度，並加快決策速度，從交易時間表上縮短幾天或幾周的時間。.
以下是可加速交易的 10 項必備 VDR 功能，並以領先企業的洞察力為依據。.
1.即時文件追蹤
準確知道投資人或買家何時接觸您的資料，讓您能在興趣高漲時採取行動。現代的 VDR 會在有人開啟或花時間閱讀文件時立即發出警示。這種可視性消除了猜測，有助於團隊排定後續工作的優先順序。.
如 Tim Pullan，ThoughtRiver 創辦人兼執行長, 一家專門從事自動化合約審查和分析的人工智能驅動平台解釋道：
“「確切知道哪位潛在投資人（正在）花時間審閱我們的文件，從而知道應該把重點放在誰身上，這真的很有價值」。”
適用於 Carrie Chan，Avant Meats 共同創辦人兼執行長, 這種能見度有助於她評估投資者的興趣：
“「當我們看到潛在投資人和客戶在一段時間內沒有檢視我們的檔案時，我們就能假設他們對我們公司的興趣程度，並從中更好地瞭解我們該如何向前邁進」。”
有了這些洞察力，交易團隊可以在利害關係人審閱關鍵檔案後立即跟進，讓對話持續進行，而不是等待數天才有回應。.
2.頁面層級分析
檔案開啟率只是其中一部分。頁面層級的分析顯示哪些部分最受關注。這有助於交易團隊預測投資人的問題，並準備更精準的答案。.
“「我們更喜歡使用 Digify，因為我們能夠控制存取權，清楚看到誰在瀏覽、誰能下載，還能獲得詳細的統計細目」。”
3.細緻的使用者權限
並非所有利害關係人都需要相同層級的存取權限。細分權限可讓您控制誰可以檢視、下載或共用檔案，以及何時可以檢視、下載或共用檔案。.
適用於 Samuel Ramos-Jones，PSA 菲律賓顧問公司業務發展總監, 他所選擇的 VDR，Digify，讓他的團隊能夠：
4.直覺式使用
速度來自於人們真正想要使用的工具。VDR 應該從第一次點擊開始就感覺直覺，因此內部團隊和外部利害關係人可以繼續工作，而不是與軟體糾纏不清。簡潔的版面設計、直接的搜尋和簡易的上傳功能可減少訓練時間，並減少可避免的錯誤。.
當一個平台容易使用時，也意味著對客戶支援的需求較少。Roman Herasymenko，負責 Efficient Energy 的投資者關係與財務、, 使用 Digify 就是為了這個原因. .正如他所解釋的：
“「您不需要致電支援人員來瞭解它的運作方式，因為它非常容易使用」。”
同樣地，易於使用的平台也可減少向檔案接收者解釋其運作方式的需要。. Bastiaan Malcorps，Theatrebib 圖書館協調員, 說：
“因為 Digify 所提供的安全性與舒適性，我們現在可以出借數位文字。直觀的設計。我們有數百個客戶，很少需要向任何一個客戶解釋如何使用 Digify”。”
5.穩固的客戶支援
雖然不需要支援是件好事，但當期限緊迫時，反應迅速的客戶服務與設計同樣重要。最好的 VDR 供應商 (例如 Digify)，會以快速、知識豐富的協助來支援產品，在幾分鐘而非幾天內疏通存取問題、解決權限小插曲，以及修正設定問題。. Matt Stadolnik，SiteSpect 財務經理, 說：
“Digify 的支援與客戶管理團隊提供了令人難以置信的協助...如果我有任何問題或疑慮，他們都會主動與我聯繫”。”
結果是減少了來來回回、加快了投資人和顧問的入職速度，並使從第一次分享到成交的過程更加順利。. James Costa，Wrapbook 資深產品經理, 使用 Digify 的人說：
“「他們會回應客戶的反饋，而且他們的支援團隊也很積極......總是樂於為獨特的問題提供有創意的解決方案」。”
6.可自訂的資料室
隨著交易的進展，需求也會改變 - 新的利害關係人加入、需要共用新的檔案，而且簡報必須保持專業。允許彈性權限、額外資料夾和自訂品牌的 VDR 可協助團隊根據需要進行自訂。.
例如，有些平台允許您設定品牌登陸頁面，這些頁面就像 LP 或買家的迷你網站。 – 完整的視訊、說明和量身訂做的連結。這將原本平面的檔案清單，轉變為引導利害關係人了解交易敘述的精緻體驗。.
為 Antonia Korduba，G Squared 投資者關係主管、, 這是 Digify 的主要優點之一. .她說：
“「Digify平台從投資者體驗的一開始就與我們的品牌如此完美地融合在一起，為無縫一致的體驗奠定了基礎」。”
這些功能可減少投資人的摩擦，讓投資人體驗到更多的樂趣。您的品牌，並協助在複雜、高風險的升級過程中維持勢頭。.
7.安全但可存取的共用
最好的 VDR 可以在嚴密的安全性和無摩擦的存取之間取得平衡。我們的目標不是鎖定文件，而是給予利害關係人信心，並讓他們持續參與過程。一些可以提供幫助的功能包括
- 水印： 以防止未經授權的共用，同時仍允許投資人在必要時檢視甚至列印文件。Aurora Insight 的資深財務長 Stacey Shanahan 表示、, Digify 的水印功能 一直以來 節省時間的好幫手.
“「以前，我必須在各種格式的每個檔案上手動加上水印，但有了 Digify，整個流程現在變得更有效率了」。” - 有效日期： 可讓您提供有時間限制的存取權限，確保敏感資料不會無限期開啟，並減少稍後手動取消存取權限的需要。隨著 Cocoon Capital 執行合夥人兼共同創始人 Will Klippgen 說、,
“「我們（可以）輕鬆使用 Digify 傳送預設逾時的機密簡報」。”
他指出，這項功能提供了一種簡易的方式，可視需要給予或撤銷個別文件的存取權。. - 點擊通過 NDA: 讓新的利害關係人可以快速取得存取權限，而不會延遲法律上的來來回回過程。.
這些功能共同確保資訊安全，但絕不會犧牲速度。利害關係人能以最少的摩擦取得所需的存取權，而交易團隊也能在每個階段保持掌控。.
8.審計追蹤和活動日誌
稽核日誌不只是合規性核取方塊 – 它們詳細記錄了在資料室中進行的每個動作，例如誰在何時存取了哪些檔案，以及存取了多久。正如 Stephen Grant, Kinetic Capital 創辦人兼執行長闡述道:
“（收件人）不能說他們沒有收到東西，因為所有東西都在那裡。您可以獲得很好的審計追蹤，並瞭解誰對您的文件做了什麼。”
這種可視性對於受監管的行業也很重要，因為在這些行業中，公司必須能夠證明對敏感資訊的控制。這是因為 SEC 等監管機構要求投資經理和金融機構不僅要證明他們保護了機密文件，還要證明他們能夠顯示可審核的歷史記錄，說明誰在何時、以何種權限存取了這些文件。否則，公司將面臨違規、聲譽受損和潛在罰款的風險。.
但它也能為交易團隊帶來策略上的優勢，協助他們了解利害關係人在審核流程中的位置。.
9.隨時隨地、方便存取
交易不會在辦公時間之後停止；投資人和利害關係人需要能夠在任何適合他們的時間檢閱文件。這就是為什麼最好的 VDR 解決方案在設計上既方便跨裝置和系統存取，又不影響安全性。.
使用 Digify 的 Grant 表示：
“如果我想，「我是不是錯過了一個文件夾或檔案？」或者如果我想查閱一些東西，我可以很快地在手機上完成，而且效果非常好‘。’
10.與現有工具整合
互不相連的系統會拖慢每個人和每件事的進度。VDR 應該與 CRM、電子簽名工具和協作平台無縫連接，這樣團隊就能保持動力，而無需切換上下文。.
給 Jonathan Agha, WeWork 資訊安全副總裁:
“Digify是一個簡單又安全的工具，它提供了與我們已使用的基礎架構必要的整合。這使得為我們的內部團隊選擇和使用 Digify 成為一個顯而易見的決定”。”
其中一個例子是 Digify 的 Gmail 整合, ，可讓您直接在收件匣中管理檔案。安裝 Chrome 擴充套件後，只要在撰寫新電子郵件時附上可追蹤的加密檔案即可。然後您就可以決定誰可以存取、管理下載/列印權限、設定到期日，並照常使用智慧型連結發送。.
您也可以檢視檢視者及檢視次數，甚至可以透過「隨時追蹤與取消傳送」控制功能，隨時取消傳送附件。選購的密碼保護和 AES-256 加密可鎖定敏感檔案，而不會讓人們脫離電子郵件工作流程。使用者 Elliot Bourne 對這種方式所節省的時間表示讚賞：
"有了這個擴充套件，保護文件就容易多了。真正節省時間"。"
將功能轉化為優勢
加快交易速度並不是要偷工減料，試圖促使潛在客戶購買；而是要消除摩擦，讓他們覺得與您交易很舒適。.
正確的 VDR 可將緩慢的手動步驟轉換為簡化的工作流程。從可引導及時跟進的警示，到可消除重複工作的整合，現代化的 VDR 可協助團隊保持動力。.
Digify 將所有這些功能整合在 一個安全的 VDR 平台 為速度而生。有了 Digify，您可以獲得可見性、保持有條理，並自信地邁向更快的成交。.
