Hindari kebocoran kekayaan intelektual: 5 alasan mengapa kata sandi tidak melindungi PDF
Meskipun PDF memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi ketika dilindungi dengan kata sandi, namun tetap saja ini bukan solusi yang ideal. Cari tahu lima alasan mengapa Anda tidak perlu melindungi PDF dengan kata sandi.
Beberapa orang mungkin mengatakan bahwa Anda bisa mengamankan PDF Anda dengan memproteksinya dengan kata sandi. Hal itu mungkin tidak benar. Tetap saja, perlindungan kata sandi untuk dokumen PDF telah menjadi sangat umum karena ini adalah solusi sederhana untuk apa yang dapat menjadi masalah yang kompleks bagi perusahaan Anda.
Sebagai perusahaan rintisan, Anda akan menemukan banyak contoh di mana Anda perlu mengirim informasi hak milik, data keuangan, dan produk kerja lainnya dengan orang lain di luar tembok perusahaan Anda, seperti bankir, calon investor, atau pekerja kontrak. Semua ini bisa membuat data perusahaan Anda berada dalam situasi yang berisiko.
Bisnis mungkin ingin melindungi file PDF mereka dengan kata sandi karena berbagai alasan, seperti untuk perlindungan hak cipta, membatasi perubahan, meminta tanda tangan digital, atau membatasi kemampuan untuk mencetak dan menyalin.
Namun, beberapa perusahaan mungkin terlalu bergantung pada sekuritas ini untuk menyimpan kekayaan intelektual yang dapat menjadi sumber kehidupan bisnis mereka.
Kehilangan kendali atas dokumen-dokumen ini dapat sangat merusak bisnis Anda jika jatuh ke tangan yang salah, dengan niat jahat atau tidak sengaja.
Meskipun PDF memiliki tingkat keamanan yang rendah jika dilindungi kata sandi, Anda sebaiknya mempertimbangkan alasan-alasan berikut ini untuk mencari tingkat perlindungan yang lebih tinggi untuk kekayaan intelektual Anda:
Setelah Anda memberikan dokumen perusahaan kepada seseorang dan memberikan kata sandinya, Anda kehilangan kendali atas siapa yang memegang kata sandi tersebut. Orang yang Anda kirimi kata sandi bebas memberikannya kepada siapa saja yang mereka anggap pantas untuk mengakses file Anda. Setelah pembagian kata sandi dimulai, Anda tidak akan tahu berapa banyak orang yang mengakses file Anda.
Pencurian kata sandi juga merupakan masalah umum karena Anda harus mengirimkan kata sandi dalam bentuk tertulis kepada pengguna. Biasanya, pengguna akan kesulitan mengingat kata sandi Anda dan akan menyimpan salinan tertulis di lokasi yang mudah diakses. Peretas dapat menemukan kata sandi jika disimpan di komputer mereka atau bahkan perangkat seluler. Jika ditulis di meja kerja mereka, seseorang di kantor mereka atau pengunjung dapat menemukan kata sandi dan mendapatkan akses ke informasi Anda.
Ketika dokumen Anda meninggalkan server aman Anda, dokumen tersebut akan berada di dalam eter selama seumur hidup.
Layanan enkripsi gratis, bahkan dari perusahaan seperti Adobe atau Microsoft Office, memberi Anda opsi untuk membatasi pencetakan atau penyalinan, tetapi mereka tidak memiliki cara untuk menarik kembali file. Setelah seseorang mengakses PDF Anda, mereka memiliki akses permanen, bahkan jika dokumen tersebut telah diubah atau kedaluwarsa.
Setelah pengguna memiliki kata sandi, mereka dapat dengan mudah mengonversi PDF menjadi versi tidak aman baik melalui perangkat lunak yang tersedia atau bahkan browser Google Chrome.
Meskipun pengguna Anda mungkin tidak berniat jahat, mereka mungkin menjadi frustrasi karena harus mencari kata sandi setiap kali mereka membuka berkas dan mengonversinya ke format yang dapat mereka gunakan.
Pengguna juga dapat mengambil tangkapan layar atau bahkan rekaman file dan mengonversinya ke dalam format file lain yang dapat dibagikan.
Jika Anda memiliki banyak dokumen yang perlu dikirim, menyimpan daftar kata sandi bisa menjadi mimpi buruk. Anda pasti akan menciptakan lingkungan yang lebih aman jika Anda membuat kata sandi yang berbeda untuk setiap dokumen.
Namun, Anda perlu menyimpan catatan setiap kata sandi dan dengan siapa saja kata sandi dibagikan. Pengguna mungkin sering lupa kata sandi atau salah tempat mencatatnya dan meminta untuk dikirimkan lagi.
Sebagian besar program enkripsi membutuhkan minimal 6-8 karakter dan perpaduan huruf kecil dan huruf besar, angka, dan terkadang simbol. Keamanan yang lebih baik bisa diberikan dengan generator kata sandi ASCII 16 karakter, tetapi peretas yang gigih bisa memecahkan kode seperti itu dalam 1 jam.
Jika Anda memilih kode kata sandi yang umum, ini menyederhanakan tugas peretas, karena langkah pertama yang mereka lakukan adalah mencari daftar kata sandi yang sering digunakan.
Digify menawarkan perangkat lunak manajemen hak digital yang sederhana dan lengkap.
Di antara fitur-fitur DRM Digify:
Penulis
Pelajari mengapa manajemen hak informasi itu penting, bagaimana manajemen ini melindungi dokumen setelah dibagikan, dan bagaimana manajemen ini membantu tim menjaga kontrol, visibilitas, dan kepercayaan.
Lindungi setiap file setelah pengunduhan. Temukan bagaimana PPAD Digify memungkinkan perlindungan setelah pengunduhan, pelacakan terus-menerus, analitik, dan akses offline.
Ada banyak pilihan DRM untuk membantu Anda berbagi dokumen dengan aman. Ketahui bagaimana Anda dapat memilih DRM yang tepat untuk perusahaan Anda.