Apa itu Manajemen Hak Informasi dan Mengapa Hal Ini Penting dalam Pembuatan Perjanjian Modern?
Pelajari mengapa manajemen hak informasi itu penting, bagaimana manajemen ini melindungi dokumen setelah dibagikan, dan bagaimana manajemen ini membantu tim menjaga kontrol, visibilitas, dan kepercayaan.
Masalahnya tidak dimulai dengan pelanggaran, tetapi dengan bantuan.
Seorang mitra di perusahaan ekuitas swasta skala menengah menerima tinjauan operasional rahasia dari sebuah perusahaan portofolio. Dia mengunduhnya untuk dibaca sekilas dalam penerbangan, lalu meneruskannya ke seorang kolega “hanya untuk konteks.” Rekan tersebut menyimpan salinannya di desktopnya, di mana salinan tersebut berada - tidak terlindungi, tidak terlacak, dan di luar semua kebijakan yang diklaim diikuti oleh perusahaan.
Beberapa bulan kemudian, ketika seorang pesaing memunculkan angka-angka yang belum pernah dibagikan secara publik, tidak ada yang bisa mengatakan dengan pasti di mana kebocoran itu dimulai. Satu-satunya hal yang disepakati semua orang adalah ini: dokumen tersebut telah terlepas dari pandangan jauh sebelum terlepas dari kendali.
Ini adalah risiko diam-diam yang mengikuti setiap PDF, setiap spreadsheet, setiap dokumen yang kita kirimkan melalui email atau unggah atau teruskan. Sebagian besar organisasi tidak kehilangan informasi sensitif dalam insiden yang spektakuler. Mereka kehilangannya pada saat-saat kecil yang tak terlihat ketika sebuah dokumen melewati batas internal dan terus berjalan.
Itulah masalah yang ingin dipecahkan oleh Manajemen Hak Informasi (IRM).
IRM menambahkan lapisan kontrol yang bergerak bersama dokumen, ke mana pun dokumen itu berakhir. Alih-alih keamanan hanya berada di dalam sistem atau jaringan Anda, IRM menyematkan aturan di dalam file itu sendiri.
Buka dokumen, dan aturannya akan mengikuti. Teruskan, dan aturannya tetap berlaku. Unduh, dan aturan tetap berlaku.
Aturan itu mungkin mengatakan:
IRM adalah tentang mempertahankan kepemilikan. Anda tidak berhenti memiliki konten Anda hanya karena orang lain membacanya.
Manajemen Hak Digital (DRM) dibuat untuk perusahaan media - buku, film, musik - dengan tujuan untuk menghentikan penyalinan atau pendistribusian ulang yang tidak sah. DRM tradisional bersifat kaku, sering kali membutuhkan perangkat lunak khusus atau penampil yang dikunci.
Manajemen Hak Informasi (IRM) menerapkan ide yang sama untuk dokumen bisnis. Ini melindungi spreadsheet, deck, kontrak, dan laporan dengan cara yang sesuai dengan cara kerja tim yang sebenarnya: langsung di peramban, di seluruh perangkat, dan tanpa memaksa penerima untuk menginstal apa pun.
Manajemen Hak Digital Perusahaan (EDRM) pada dasarnya adalah IRM pada skala organisasi. Istilah-istilah tersebut sering digunakan secara bergantian saat ini. EDRM mengacu pada penerapan kontrol dokumen yang sama - akses hanya-lihat, kedaluwarsa, penandaan air, pembatasan unduhan, pencabutan - di seluruh departemen, alur kerja, dan repositori.
Jika DRM berfokus pada pencegahan duplikasi, IRM dan EDRM berfokus pada mempertahankan kontrol: siapa yang dapat membuka file, berapa lama mereka memiliki akses, dan apa yang diizinkan untuk dilakukan dengan file tersebut.
Singkatnya:
DRM mengontrol konten. IRM melindungi dokumen. EDRM melindungi ekosistem tempat mereka tinggal.
Selama bertahun-tahun, perusahaan-perusahaan mengandalkan gagasan perimeter: firewall, VPN, aturan akses yang menjaga file tetap berada di dalam. Tetapi pekerjaan telah bergeser jauh melampaui itu.
Para pendiri berbagi model dari ruang tunggu bandara. Tim hubungan investor mendistribusikan paket papan di seluruh benua. Penasihat hukum membuat kontrak dari iPad pribadi. Pembeli meninjau dokumen uji tuntas di kamar hotel. Dan saat sebuah file meninggalkan lingkungan yang Anda kendalikan, pertahanan tradisional menjadi berantakan.
Sementara itu, ekspektasi terus meningkat. Regulator meminta jejak audit yang tepat dan klien serta LP mengharapkan kerahasiaan yang diberikan. Biaya rata-rata pelanggaran data sekarang mendekati US $ $4,44 juta, menurut IBM.
Kenyataannya sederhana: Anda tidak bisa melindungi informasi dengan alat yang dibuat untuk dunia di mana semua orang bekerja di gedung yang sama. IRM adalah milik dunia tempat kita bekerja sekarang.
Untuk waktu yang lama, saya pikir memang begitulah cara kerja dunia; bahwa setiap file pada akhirnya kehilangan kendali atas ceritanya sendiri. Kemudian, saya menemukan ada cara lain; cara yang menawarkan pelacakan atau kontrol yang terus-menerus setelah diunduh.
IRM adalah satu-satunya lapisan yang berlanjut setelah setiap lapisan lainnya menyelesaikan tugasnya.
Ada juga sisi lain dari IRM yang kurang mendapat perhatian namun sering kali memberikan nilai lebih: visibilitas.
Ketika sebuah dokumen diproteksi dengan IRM, Anda tidak hanya mengontrol akses, namun juga dapat melihat bagaimana dokumen tersebut digunakan.
Sebagai contoh:
Konteks semacam ini membantu Anda menentukan waktu tindak lanjut, membentuk percakapan, dan memahami minat jauh sebelum email masuk ke kotak masuk Anda.
Carrie Chan, salah satu pendiri dan CEO Avant Meats, menggambarkannya dengan baik:
“Mampu melacak dokumen kami sangat berguna bagi kami. Saat kami melihat bahwa calon investor dan pelanggan tidak melihat file kami dalam jangka waktu tertentu, kami bisa mengasumsikan tingkat ketertarikan mereka terhadap perusahaan kami dan mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana kami bisa melangkah maju dari sana.”
Penggalangan dana: Seorang pendiri berbagi model keuangan dengan lima perusahaan. Tanpa IRM, mereka hanya tahu siapa saja yang mereka kirimi email. Dengan IRM, mereka tahu mitra mana yang benar-benar melihatnya, halaman mana yang menarik perhatian mereka, dan kapan minat mereka meningkat.
M&A: Penasihat sisi penjualan membuka ruang data untuk lusinan pemangku kepentingan. IRM memastikan bahwa materi akan kedaluwarsa saat penawar mengundurkan diri, bukan berbulan-bulan kemudian saat tidak ada yang ingat bahwa mereka masih memiliki akses.
Hukum dan kepatuhan: Draf, kebijakan, dan dokumen peraturan sering kali berpindah-pindah di antara organisasi. IRM memungkinkan penasihat hukum untuk berbagi dengan bebas, namun tetap memiliki kemampuan untuk menarik kembali akses pada saat versi baru diterbitkan.
Perlindungan produk dan hak kekayaan intelektual: Peta jalan, prototipe, dan ekspor CAD berpindah di antara vendor, mitra, dan penasihat. IRM memastikan bahwa mereka tidak terus terpental-pental setelah proyek berakhir.
Ini bukan kasus-kasus khusus, melainkan alur kerja sehari-hari untuk tim yang bergantung pada kerahasiaan.
Ketika tim mengadopsi IRM, sesuatu yang menarik terjadi: keamanan menjadi sumber kecepatan, bukan gesekan.
IRM memberikan kepercayaan diri kepada tim untuk membagikan versi yang benar-benar berguna; versi yang memajukan kesepakatan. Dan karena dokumen tetap terlacak dan terkontrol, sisi kepatuhan dan audit juga menjadi lebih mudah. Catatan menggantikan tebakan dan bukti menggantikan kepastian.
Di Digify, IRM bukanlah sebuah add-on dan bukan sebuah rintangan. IRM sudah ada di dalam cara Anda berbagi dokumen.
Di dalam ruang data atau bahkan langsung dari Gmail, Anda bisa:
Untuk file yang harus berada di luar ruang data, PPAD Digify (Perlindungan Tetap Setelah Pengunduhan) menjaga perlindungan yang sama tetap utuh setelah pengunduhan. File tetap dapat dilihat di lingkungan peramban yang aman, dan semua aturan Anda tetap berlaku.
Hasilnya adalah alur kerja yang terasa alami bagi penerima dan mudah bagi administrator. File berperilaku seperti dokumen yang aman dan tidak seperti hilang.
Temukan pertanyaan dan jawaban yang terkait dengan sistem desain, pembelian, pembaruan, dan dukungan.
Alat IRM modern seperti Digify dapat dibuka secara langsung di peramban. Tanpa plug-in, tanpa perangkat lunak, tanpa gesekan.
Hanya jika Anda memilih. Anda dapat mengontrol apakah dokumen dapat diunduh, hanya dapat dilihat, dapat dicetak, atau dibatasi waktu.
Dengan PPAD Digify, file tetap diatur oleh aturan Anda bahkan setelah diunduh. Pencabutan berlaku pada saat pengguna mencoba membukanya lagi.
Materi investor, file M&A, kontrak, dokumen kepatuhan, IP, rencana produk - apa pun yang akan menimbulkan masalah jika bocor.
Dalam praktiknya, yang terjadi justru sebaliknya. Ketika tim mempercayai keamanan, mereka akan berbagi lebih cepat dan lebih percaya diri.
Penulis
Lindungi setiap file setelah pengunduhan. Temukan bagaimana PPAD Digify memungkinkan perlindungan setelah pengunduhan, pelacakan terus-menerus, analitik, dan akses offline.
Meskipun PDF memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi ketika dilindungi dengan kata sandi, namun tetap saja ini bukan solusi yang ideal. Cari tahu lima alasan mengapa Anda tidak perlu melindungi PDF dengan kata sandi.
Ada banyak pilihan DRM untuk membantu Anda berbagi dokumen dengan aman. Ketahui bagaimana Anda dapat memilih DRM yang tepat untuk perusahaan Anda.