Bilgi hakları yönetiminin neden önemli olduğunu, belgeleri paylaştıktan sonra nasıl koruduğunu ve ekiplerin kontrolü, görünürlüğü ve güveni korumasına nasıl yardımcı olduğunu öğrenin.
Sorun bir ihlalle değil, bir iyilikle başladı.
Orta ölçekli bir özel sermaye şirketinde çalışan bir ortak, bir portföy şirketinden gizli bir operasyonel inceleme aldı. Bir uçuş sırasında gözden geçirmek için indirdi, ardından “sadece bağlam için” bir meslektaşına iletti. Meslektaşı bir kopyasını masaüstüne kaydetmiş ve orada korumasız, takipsiz ve firmanın izlediğini iddia ettiği tüm politikaların dışında kalmış.
Aylar sonra, bir rakip daha önce hiç kamuyla paylaşılmamış rakamları gündeme getirdiğinde, kimse sızıntının nerede başladığını kesin olarak söyleyemedi. Herkesin hemfikir olduğu tek şey şuydu: belge kontrolden çıkmadan çok önce gözden kaybolmuştu.
Bu, e-postayla gönderdiğimiz, yüklediğimiz ya da ilettiğimiz her PDF, her elektronik tablo ve her desteyi takip eden sessiz bir risktir. Çoğu kuruluş hassas bilgilerini olağanüstü olaylarda kaybetmez. Bir belgenin şirket içi bir sınırı aştığı ve devam ettiği bu küçük, görünmez anlarda kaybederler.
Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) işte bu sorunu çözmeyi amaçlamaktadır.
IRM, belge nerede olursa olsun onunla birlikte hareket eden bir kontrol katmanı ekler. Sadece sistemlerinizde veya ağınızda yaşayan güvenlik yerine, IRM kuralları dosyanın içine yerleştirir.
Belgeyi açtığınızda kurallar da onunla birlikte gider. İletin ve kurallar kalsın. İndirin ve kurallar yine geçerli olsun.
Bu kurallar şöyle diyebilir:
IRM, sahipliğin sürdürülmesiyle ilgilidir. Başka biri okuyor diye içeriğinize sahip olmayı bırakmazsınız.
Dijital Haklar Yönetimi (DRM) izinsiz kopyalama veya yeniden dağıtımı durdurmayı amaçlayan medya şirketleri (kitaplar, filmler, müzik) için geliştirilmiştir. Geleneksel DRM katıdır ve genellikle özel bir yazılım ya da kilitli görüntüleyiciler gerektirir.
Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) aynı fikri aşağıdakilere de uygular iş belgeleri. Elektronik tabloları, desteleri, sözleşmeleri ve raporları ekiplerin gerçekte nasıl çalıştığına uygun bir şekilde korur: doğrudan tarayıcıda, cihazlar arasında ve alıcıları herhangi bir şey yüklemeye zorlamadan.
Kurumsal Dijital Haklar Yönetimi (EDRM) esasen kurumsal ölçekte IRM'dir. Bu terimler günümüzde sıklıkla birbirlerinin yerine kullanılmaktadır. EDRM, aynı belge kontrollerinin (yalnızca görüntüleme erişimi, süre sonu, filigranlama, indirme kısıtlamaları, iptal) tüm departmanlarda, iş akışlarında ve depolarda uygulanmasını ifade eder.
DRM çoğaltmayı önlemeye odaklanırken, IRM ve EDRM kontrolü sağlamaya odaklanır: bir dosyayı kim açabilir, ne kadar süreyle erişebilir ve onunla ne yapmalarına izin verilir.
Kısacası:
DRM içeriği kontrol eder. IRM belgeleri korur. EDRM, içinde yaşadıkları ekosistemi korur.
Yıllar boyunca şirketler bir çevre fikrine bel bağladı: güvenlik duvarları, VPN'ler, dosyaları “içeride” tutan erişim kuralları. Ancak iş bunun çok ötesine geçti.
Kurucular havaalanı bekleme salonlarından modeller paylaşıyor. Yatırımcı ilişkileri ekipleri yönetim kurulu paketlerini kıtalar arasında dağıtıyor. Danışmanlar kişisel iPad'lerinden sözleşmeleri yeniden düzenliyor. Alıcılar otel odalarında durum tespiti belgelerini inceliyor. Ve bir dosya kontrollü ortamınızdan ayrıldığı anda, geleneksel savunmalar dağılır.
Bu arada beklentiler de artmaya devam ediyor. Düzenleyiciler kesin denetim izleri isterken, müşteriler ve LP'ler de gizliliğin sağlanmasını beklemektedir. Bir veri ihlalinin ortalama maliyeti şu anda US$4.44 milyona yaklaşıyor, IBM'e göre.
Gerçek çok basit: Herkesin aynı binada çalıştığı bir dünya için geliştirilmiş araçlarla bilgiyi koruyamazsınız. IRM şu anda içinde çalıştığımız dünyaya aittir.
Uzun bir süre boyunca dünyanın işleyişinin bu şekilde olduğunu düşündüm; her dosya eninde sonunda kendi hikayesinin kontrolünü kaybediyordu. Sonra, başka bir yol olduğunu keşfettim; indirildikten uzun süre sonra kalıcı izleme veya kontrol sunan bir yol.
IRM, diğer tüm katmanlar işini bitirdikten sonra devam eden tek katmandır.
IRM'nin daha az dikkat çeken ancak genellikle daha fazla değer sağlayan başka bir yönü daha vardır: görünürlük.
Bir belge IRM ile korunduğunda, yalnızca erişimi kontrol etmekle kalmaz, aynı zamanda belgenin gerçekte nasıl kullanıldığını da görebilirsiniz.
Örneğin:
Bu tür bir bağlam, bir e-posta gelen kutunuza düşmeden çok önce takipleri zamanlamanıza, konuşmaları şekillendirmenize ve ilgiyi anlamanıza yardımcı olur.
Carrie Chan, Avant Meats'in kurucu ortağı ve CEO'su, en iyi şekilde tanımladı:
“Belgelerimizi takip edebilmek bizim için çok faydalı oldu. Potansiyel yatırımcıların ve müşterilerin dosyalarımızı belirli bir süre boyunca görüntülemediğini gördüğümüzde, şirketimize olan ilgi düzeylerini tahmin edebiliyor ve bundan sonra nasıl ilerleyebileceğimizi daha iyi anlayabiliyoruz.”
Bağış toplama: Bir kurucu finansal bir modeli beş firma ile paylaşıyor. IRM olmadan sadece kimlere e-posta gönderdiklerini bilirler. IRM ile, hangi ortakların gerçekten görüntülediğini, hangi sayfaların dikkatlerini çektiğini ve ilginin ne zaman arttığını bilirler.
M&A: Satış tarafı danışmanları veri odalarını düzinelerce paydaşa açar. IRM, bir teklif sahibi vazgeçtiğinde materyallerin süresinin dolmasını sağlar, aylar sonra kimsenin hala erişimi olduğunu hatırlamamasını değil.
Yasal ve uyumluluk: Taslaklar, politikalar ve düzenleyici belgeler genellikle kuruluşlar arasında hareket eder. IRM, yeni bir sürüm yayınlandığı anda erişimi geri çekme yeteneğini korurken, avukatın özgürce paylaşmasına olanak tanır.
Ürün ve IP koruması: Yol haritaları, prototipler ve CAD dışa aktarımları satıcılar, ortaklar ve danışmanlar arasında gidip gelir. IRM, bir proje sona erdikten uzun süre sonra bile bu hareketlerin devam etmemesini sağlar.
Bunlar uç durumlar değil, gizliliğe bağlı ekipler için günlük iş akışlarıdır.
Ekipler IRM'yi benimsediğinde ilginç bir şey olur: güvenlik, sürtüşme yerine hız kaynağı haline gelir.
IRM, ekiplere gerçekten yararlı olan sürümü, yani anlaşmayı ileriye taşıyan sürümü paylaşma güveni verir. Belge takip ve kontrol altında tutulduğundan, uyumluluk ve denetim kısmı da çok daha kolay hale gelir. Günlükler tahminlerin yerini alır ve kanıtlar güvencenin yerini alır.
Digify'da IRM bir eklenti değildir ve bir engel de değildir. Belgeleri zaten nasıl paylaştığınızın içine yerleştirilmiştir.
Bir veri odası içinde veya hatta doğrudan Gmail'den, yapabilirsin:
Bir veri odasının dışında yaşaması gereken dosyalar için, Digify'ın PPAD'i (İndirmeden Sonra Kalıcı Koruma) aynı korumaları indirdikten sonra da korur. Dosya güvenli bir tarayıcı ortamında görüntülenebilir durumda kalır ve tüm kurallarınız yürürlükte kalır.
Sonuç, alıcılara doğal gelen ve yöneticiler için zahmetsiz olan bir iş akışıdır. Dosya güvenli bir belge gibi davranır ve kaybolmuş gibi değil.
Tasarım sistemi, satın alma, güncellemeler ve destek ile ilgili soru ve cevapları bulun.
Digify gibi modern IRM araçları doğrudan tarayıcıda açılır. Eklenti yok, yazılım yok, sürtünme yok.
Yalnızca siz seçerseniz. Bir belgenin indirilebilir, yalnızca görüntülenebilir, yazdırılabilir veya zaman sınırlı olup olmadığını siz kontrol edersiniz.
Digify'ın PPAD'i ile dosya indirildikten sonra bile kurallarınıza tabi olmaya devam eder. İptal, kullanıcı dosyayı bir sonraki kez açmaya çalıştığında geçerli olur.
Yatırımcı materyalleri, birleşme ve satın alma dosyaları, sözleşmeler, uyumluluk belgeleri, fikri mülkiyet hakları, ürün planları - sızması halinde acıya neden olabilecek her şey.
Pratikte ise tam tersi olur. Ekipler güvenliğe güvendiklerinde, daha çabuk ve daha güvenle paylaşımda bulunurlar.
Yazar
Her dosyayı indirmenin ötesinde koruyun. Digify'ın PPAD'inin indirme sonrasında korumayı, kalıcı izlemeyi, analizleri ve çevrimdışı erişimi nasıl sağladığını keşfedin.
PDF'ler parola ile korunduğunda hafif bir güvenlik seviyesine sahip olsa da, yine de ideal çözüm değildir. PDF'lerinizi neden parola ile korumamanız gerektiğine dair beş nedeni öğrenin.
Belgeleri güvenli bir şekilde paylaşmanıza yardımcı olacak çok sayıda DRM seçeneği vardır. Şirketiniz için doğru DRM'yi nasıl seçebileceğinizi öğrenin.