O que é a gestão dos direitos de informação e qual a sua importância na negociação moderna?
Saiba por que razão a gestão de direitos de informação é importante, como protege os documentos após a partilha e como ajuda as equipas a manter o controlo, a visibilidade e a confiança.
O problema não começou com uma violação, mas com um favor.
Um sócio de uma empresa de capitais privados de média dimensão recebeu uma análise operacional confidencial de uma empresa da carteira. Descarregou-a para dar uma vista de olhos durante um voo e depois reencaminhou-a para um colega “apenas para contexto”. O colega guardou uma cópia no seu ambiente de trabalho, onde ficou - desprotegida, não rastreada e fora de todas as políticas que a empresa afirmava seguir.
Meses mais tarde, quando um concorrente apresentou números que nunca tinham sido partilhados publicamente, ninguém podia dizer com certeza onde tinha começado a fuga de informação. A única coisa em que todos concordavam era: o documento tinha escapado à vista muito antes de ter escapado ao controlo.
Este é o risco silencioso que acompanha todos os PDF, todas as folhas de cálculo, todas as apresentações que enviamos por correio eletrónico, carregamos ou reencaminhamos. A maioria das organizações não perde informação sensível em incidentes espectaculares. Perdem-na nestes pequenos e invisíveis momentos em que um documento atravessa um limite interno e continua a circular.
É esse o problema que a Gestão dos Direitos de Informação (IRM) pretende resolver.
O IRM acrescenta uma camada de controlo que se desloca com um documento, onde quer que ele vá parar. Em vez de a segurança residir apenas nos seus sistemas ou na sua rede, o IRM incorpora as regras no próprio ficheiro.
Abra o documento e as regras acompanham-no. Reencaminhe-o, e as regras mantêm-se. Descarregue-o, e as regras continuam a aplicar-se.
Essas regras podem dizer:
A IRM tem a ver com a manutenção da propriedade. Não se deixa de ser proprietário do conteúdo só porque outra pessoa o está a ler.
Gestão de direitos digitais (DRM) foi criado para empresas de media - livros, filmes, música - onde o objetivo é impedir a cópia ou redistribuição não autorizada. A DRM tradicional é rígida, exigindo frequentemente software dedicado ou visualizadores bloqueados.
Gestão dos direitos de informação (IRM) aplica a mesma ideia a documentos comerciais. Protege folhas de cálculo, apresentações, contratos e relatórios de uma forma que se adequa à forma como as equipas trabalham: diretamente no browser, em todos os dispositivos e sem obrigar os destinatários a instalar nada.
Gestão de direitos digitais das empresas (EDRM) é essencialmente IRM à escala organizacional. Atualmente, os termos são frequentemente utilizados de forma indistinta. EDRM refere-se à aplicação dos mesmos controlos de documentos - acesso apenas para visualização, expiração, marca de água, restrições de transferência, revogação - em todos os departamentos, fluxos de trabalho e repositórios.
Enquanto a DRM se centra na prevenção da duplicação, a IRM e a EDRM centram-se na manutenção do controlo: quem pode abrir um ficheiro, durante quanto tempo mantém o acesso e o que pode fazer com ele.
Em suma:
O DRM controla o conteúdo. O IRM protege os documentos. A EDRM protege o ecossistema em que estes se inserem.
Durante anos, as empresas basearam-se na ideia de um perímetro: as firewalls, as VPNs, as regras de acesso que mantinham os ficheiros “dentro”. Mas o trabalho mudou muito para além disso.
Os fundadores partilham modelos nas salas de espera dos aeroportos. As equipas de relações com investidores distribuem pacotes de conselhos de administração em todos os continentes. Os advogados redigem contratos a partir de iPads pessoais. Os compradores analisam documentos de due diligence em quartos de hotel. E no momento em que um ficheiro sai do seu ambiente controlado, as defesas tradicionais caem por terra.
Entretanto, as expectativas continuam a aumentar. As entidades reguladoras exigem pistas de auditoria exactas e os clientes e os LPs esperam que a confidencialidade seja um dado adquirido. O custo médio de uma violação de dados ronda atualmente os $4,44 milhões de dólares, de acordo com a IBM.
A realidade é simples: não é possível proteger a informação com ferramentas criadas para um mundo em que todos trabalhavam no mesmo edifício. A IRM pertence ao mundo em que trabalhamos atualmente.
Durante muito tempo, pensei que era simplesmente assim que o mundo funcionava; que cada ficheiro acabava por perder o controlo da sua própria história. Depois, descobri que havia outra forma; uma forma que oferecia um acompanhamento ou controlo persistente muito depois do download.
A IRM é a única camada que continua depois de todas as outras camadas terem terminado o seu trabalho.
Há também um outro lado da IRM que recebe menos atenção, mas que muitas vezes proporciona ainda mais valor: a visibilidade.
Quando um documento é protegido com IRM, não só controla o acesso, como também pode ver como o documento é efetivamente utilizado.
Por exemplo:
Este tipo de contexto ajuda-o a calendarizar o seguimento, a moldar as conversas e a compreender o interesse muito antes de uma mensagem de correio eletrónico chegar à sua caixa de entrada.
Carrie Chan, co-fundadora e diretora executiva da Avant Meats, descreveu-o melhor:
“Poder seguir os nossos documentos tem sido muito útil para nós. Quando vemos que os potenciais investidores e clientes não estão a ver os nossos ficheiros durante um determinado período de tempo, podemos presumir o seu nível de interesse na nossa empresa e ter uma melhor noção de como podemos avançar a partir daí.”
Angariação de fundos: Um fundador partilha um modelo financeiro com cinco empresas. Sem o IRM, só sabem para quem enviaram os emails. Com o IRM, sabe quais os parceiros que realmente o viram, quais as páginas que prenderam a sua atenção e quando o interesse está a aumentar.
FUSÕES E AQUISIÇÕES: Os consultores de vendas abrem as salas de dados a dezenas de interessados. O IRM garante que os materiais expiram quando um proponente desiste, e não meses depois, quando ninguém se lembra que ainda tem acesso.
Legal e de conformidade: Os projectos, as políticas e os documentos regulamentares circulam frequentemente entre organizações. O IRM permite que os advogados partilhem livremente, mantendo a capacidade de retirar o acesso no momento em que é emitida uma nova versão.
Proteção de produtos e IP: Os roteiros, protótipos e exportações de CAD circulam entre fornecedores, parceiros e consultores. O IRM garante que não continuam a circular muito depois do fim de um projeto.
Não se trata de casos extremos, mas de fluxos de trabalho quotidianos para equipas que dependem da confidencialidade.
Quando as equipas adoptam o IRM, acontece algo interessante: a segurança torna-se uma fonte de velocidade e não de fricção.
O IRM dá às equipas a confiança necessária para partilharem a versão que é realmente útil; a versão que faz avançar o negócio. E como o documento permanece rastreado e controlado, a parte da conformidade e da auditoria também se torna muito mais fácil. Os registos substituem as suposições e as provas substituem as garantias.
Na Digify, o IRM não é um complemento e não é um obstáculo. Está integrado na forma como já partilha documentos.
Numa sala de dados ou mesmo diretamente do Gmail, pode:
Para ficheiros que têm de permanecer fora de uma sala de dados, PPAD da Digify (Proteção persistente após transferência) mantém essas mesmas protecções intactas após a transferência. O ficheiro continua a poder ser visualizado num ambiente de browser seguro e todas as suas regras permanecem em vigor.
O resultado é um fluxo de trabalho que parece natural para os destinatários e sem esforço para os administradores. O ficheiro comporta-se como um documento seguro e não como se estivesse perdido.
Encontre perguntas e respostas relacionadas com o sistema de design, compra, actualizações e suporte.
As ferramentas IRM modernas, como a Digify, abrem diretamente no browser. Sem plug-ins, sem software, sem fricção.
Apenas se o utilizador escolher. O utilizador controla se um documento pode ser descarregado, apenas visualizado, impresso ou limitado no tempo.
Com o PPAD da Digify, o ficheiro continua a ser regido pelas suas regras, mesmo após a transferência. A revogação entra em vigor na próxima vez que o utilizador tentar abri-lo.
Materiais para investidores, ficheiros de fusões e aquisições, contratos, documentos de conformidade, propriedade intelectual, planos de produtos - tudo o que possa causar dor em caso de fuga de informação.
Na prática, acontece o contrário. Quando as equipas confiam na segurança, partilham mais cedo e com mais confiança.
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