Ketahui cara memilih ruang data virtual yang dapat membantu Anda dalam proses uji tuntas investasi yang sukses.
Ketahui cara memilih ruang data virtual yang dapat membantu Anda dalam proses uji tuntas investasi yang sukses.
Jika Anda sedang mencari pendanaan Seri A, Anda telah mencapai tonggak penting. Menurut sebuah penelitian terbaru, kurang dari setengah dari startup yang berhasil mengumpulkan pendanaan Seed/Angel yang pernah mencapai tahap Seri A.
Kemungkinan besar, Anda telah berhasil sejauh ini karena Anda telah berhasil. Anda memiliki model bisnis yang kokoh. Anda telah mendapatkan serangkaian kemitraan strategis utama. Anda telah berhasil menjalankan strategi masuk ke pasar yang ambisius. Produk atau layanan Anda sudah mendapatkan daya tarik. Dan Anda telah menunjukkan bahwa Anda dapat meningkatkan skala. Namun untuk mendanai pertumbuhan lebih lanjut, Anda akan membutuhkan pendanaan institusional, dan hal ini mengharuskan Anda untuk mendapatkan dukungan dari investor institusional. Namun, untuk membuktikan kepada para VC berpengalaman ini bahwa Anda telah melangkah sejauh ini, Anda harus mengirimkan kekayaan intelektual Anda yang paling berharga melalui proses uji tuntas yang berat. Tidak perlu dikatakan lagi, jika ada aspek dari usaha yang sangat sensitif ini yang salah kelola, Anda berisiko mengorbankan aset Anda yang paling berharga. Mereka bahkan bisa jatuh ke tangan pesaing.
Untuk mengatasi dilema yang terlalu umum ini, setiap startup yang memasuki putaran investasi Seri A tahun ini membutuhkan ruang kerja berbasis awan yang sangat aman yang dirancang khusus untuk mengatur dan mengirim data yang paling sensitif dan rahasia: ruang data virtual (VDR).
Di era sebelumnya, pemangku kepentingan utama atau perwakilan mereka biasanya akan pergi ke ruang data fisik dan menyisir dokumen sensitif secara langsung dengan biaya yang sangat mahal bagi semua orang yang terlibat. Namun, karena kolaborasi online dan alat penyimpanan awan telah berkembang pesat selama lima tahun terakhir, ruang data virtual dengan cepat melampaui pendahulunya secara fisik sebagai standar industri yang baru.
Seperti yang ditunjukkan oleh IBISWorld, perusahaan modal ventura (bersama dengan firma hukum dan firma ekuitas swasta) menunjukkan setiap indikasi bahwa mereka akan terus “bertransisi dari ruang data fisik” demi VDR dalam beberapa tahun ke depan. Ruang data virtual telah menjadi bagian penting dari proses uji tuntas.
Tidak seperti solusi berbasis cloud lainnya, ruang data virtual sangat berbeda dalam rangkaian fiturnya, belum lagi berbagai komitmen mereka terhadap kualitas dan keamanan. Jadi, mari kita cermati elemen-elemen kunci yang harus diperhatikan ketika memilih VDR kelas profesional:
Banyak perusahaan rintisan yang berfokus pada keuntungan dari luar daripada ke dalam organisasi. Namun, penggalangan dana startup di tingkat institusional membutuhkan pola pikir baru yang lebih ketat. Proses uji kelayakan investasi khususnya memaksa startup yang paling sukses sekalipun untuk membereskan urusan mereka, dan dengan cepat. Para pendiri startup dan tim mereka tidak punya pilihan selain mengubah diri mereka dengan cepat, setidaknya untuk beberapa bulan, dari pemikir yang memiliki gambaran besar menjadi pengarsip yang berorientasi pada detail dan teliti.
Untuk memenuhi semua persyaratan uji tuntas investasi yang menyeluruh, tim startup harus mengikuti format standar industri yang ketat untuk mengindeks file yang berisi aset digital mereka dalam VDR. Meskipun terdengar menakutkan, hal ini sepenuhnya dapat dijangkau, selama Anda memulainya lebih awal dan memilih VDR yang intuitif dan berkelas profesional untuk membantu Anda melangkah maju. Saat membandingkan solusi VDR, carilah beberapa hal penting dalam pengorganisasian, seperti fitur indeks file yang memungkinkan pengguna dengan izin yang tepat untuk menyusun ulang file di ruang data untuk tampilan berurutan yang optimal.
Di sisi yang lebih teknis, penting untuk memastikan bahwa penyedia VDR yang sedang dipertimbangkan memenuhi standar kepatuhan dan keamanan tertinggi untuk menangani data sensitif secara online. Secara khusus, penyedia VDR harus memanfaatkan beberapa pusat data yang didistribusikan di beberapa benua, dengan salinan data yang berlebihan.
Selain itu, pusat data itu sendiri seharusnya tidak hanya memiliki fitur kontrol biometrik dan kartu kunci yang canggih, tetapi juga harus dijaga secara fisik selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Penyedia VDR juga harus memenuhi standar keamanan data yang diakui secara luas:
Ketika menyangkut dokumen-dokumen Anda yang paling sensitif, kapasitas untuk mencabut akses sama pentingnya dengan kapasitas untuk memberikannya. Meskipun sulit untuk menemukan statistik yang pasti tentang jumlah kesepakatan investasi yang gagal selama uji tuntas, Anda harus mempersiapkan diri untuk segala kemungkinan.
Oleh karena itu, kontrol akses VDR Anda harus memiliki fleksibilitas untuk menambah dan menghapus pengguna ketika investor baru masuk ke dalam pool, dan yang lainnya keluar. Solusi VDR terbaik akan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses penghapusan dengan menetapkan tanggal kedaluwarsa akses untuk penerima baru. Apa pun itu, kontrol akses VDR Anda harus memberi Anda kapasitas untuk memberikan atau mencabut akses dengan mudah dan seketika pada tingkat individu atau berbasis peran (misalnya, pemilik bersama/kontributor/pemirsa).
Penerima tidak terbatas
Sebagai perusahaan rintisan yang mengumpulkan modal ventura, Anda harus berharap untuk pitching ke setidaknya satu atau dua lusin perusahaan modal ventura. Dengan demikian, ruang data virtual Anda harus memberi Anda kapasitas untuk mengelola akses untuk sejumlah besar individu dan tim investasi dalam jangka waktu yang lama. Jika Anda dapat menemukan solusi VDR yang memungkinkan penerima data tak terbatas, ini lebih baik lagi, karena Anda tidak perlu mengkhawatirkan batasannya.
Kamar tak terbatas
Sebagian besar solusi VDR berfokus pada penanganan beberapa penerima (atau bahkan tidak terbatas). Namun, beberapa solusi VDR melangkah lebih jauh dan memungkinkan Anda untuk membuat dan menangani beberapa ruang data (dan bahkan tak terbatas) dari satu akun. Ini adalah fitur yang sangat berguna dan kuat yang layak ditambahkan ke daftar yang harus Anda miliki.
Kontrol akses, hosting yang aman, dan enkripsi data end-to-end merupakan tulang punggung yang tidak dapat dinegosiasikan dari setiap solusi ruang data virtual. Namun saat ini, sebuah ruang data virtual kelas profesional ruang data virtual akan melampaui fondasi dasar ini dengan menyertakan manajemen hak digital bawaan dengan opsi keamanan yang sangat fleksibel.
Contohnya, jika Anda dengan enggan memutuskan untuk memberikan akses ke VDR kepada investor sementara yang tidak berkomitmen, Anda mungkin menginginkan opsi untuk membatasi kapasitas mereka untuk mencetak atau mengunduh dokumen yang paling sensitif. Namun, dalam banyak kasus, Anda mungkin ingin menarik garis untuk mencegah investor membuat salinan dokumen Anda. Oleh karena itu, carilah fitur perlindungan penggandaan tingkat lanjut dalam solusi VDR apa pun yang Anda pilih.
Fitur-fitur canggih lainnya yang dapat ditemukan pada VDR kelas profesional termasuk pengunggahan/impor massal yang mudah; penandaan air yang dapat disesuaikan; dan NDA bawaan. Idealnya, fitur pengunggahan/impor massal VDR harus berintegrasi secara mulus dengan solusi penyimpanan awan umum perusahaan Anda (mis. Google Drive, Dropbox). Fitur penandaan air, pada gilirannya, harus menerapkan tanda air ke sejumlah dokumen yang dipilih sekaligus. NDA bawaan, meskipun tidak selalu diperlukan, merupakan langkah yang bijaksana. Lagipula, sebagian besar VC tidak akan menandatangani, atau tidak akan senang jika diminta untuk menandatangani NDA terpisah selama proses presentasi.
Di tahun-tahun mendatang, sebagai investor terus bertransisi ke transaksi yang lebih besar, proses uji tuntas hanya akan mendapatkan lebih terlibat dan lebih menuntut.
Untuk mengimbangi tren peningkatan kompleksitas ini, solusi ruang data virtual yang Anda pilih haruslah sangat ramah pengguna dan intuitif. Hal ini berlaku untuk pengaturan VDR dan antarmuka manajemen datanya. Aturan praktis yang baik adalah bahwa ruang data virtual tidak boleh memakan waktu lebih dari satu jam untuk disiapkan bagi tim Anda.
Selain itu, VDR tidak boleh mengharuskan pengguna untuk menginstal perangkat lunak/plugin. VDR berbasis cloud juga harus tersedia 24/7 dengan jaminan ketersediaan yang tinggi. Tanpa pertimbangan ramah pengguna yang dimasukkan ke dalam solusi VDR yang Anda pilih, calon investor pasti akan merasa frustrasi karena akses mereka diperlambat oleh persyaratan perangkat lunak/plugin, antarmuka yang canggung, dan server cloud yang tidak dapat diandalkan.
Solusi yang sangat aman dan khusus, seperti VDR kelas profesional, memang lebih mahal daripada solusi kelas konsumen umum seperti Dropbox. Namun, meskipun Dropbox mungkin memenuhi persyaratan dasar beberapa investor awal atau investor malaikat, ruang data virtual yang asli adalah hal yang tidak bisa ditawar dan harus dimiliki oleh tim investasi Seri A. Namun ada perbedaan antara VDR yang terjangkau yang sesuai dengan biayanya dan VDR yang terlalu mahal yang tidak sesuai. Anda harus membayar hanya untuk apa yang Anda butuhkan.
Cara terbaik untuk membedakan antara VDR yang terjangkau dan ramping dengan VDR yang terlalu mahal dan membengkak adalah dengan mengajak setiap pesaing untuk uji coba. Sebagian besar penyedia VDR akan memberi Anda uji coba gratis yang bisa Anda manfaatkan saat Anda mengevaluasi pilihan Anda. Tentu saja, beberapa penyedia akan meminta Anda untuk bekerja keras melalui panggilan penjualan yang panjang sebelum memberi Anda akses ke uji coba gratis mereka. Yang lainnya, untungnya, membiarkan Anda daftar dalam hitungan detik.
Kecuali jika Anda dan tim Anda telah menyelesaikan putaran pendanaan institusional di masa lalu, ini mungkin pertama kalinya Anda menyiapkan dan mengelola ruang data virtual. Oleh karena itu, Anda pasti memiliki pertanyaan, begitu juga dengan calon investor Anda. Agar pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan cepat, VDR Anda perlu menyediakan dua saluran dukungan penting: pusat sumber daya yang siap digunakan dan saluran dukungan yang tepat waktu. Jika penyedia VDR yang Anda pertimbangkan tidak memiliki salah satu dari saluran dukungan penting ini, Anda mungkin ingin pindah.
Salah satu cara terbaik untuk mengukur kemajuan kesepakatan investasi adalah dengan melacak aktivitas di ruang data Anda. Sebagian besar calon investor tidak memiliki waktu atau keinginan untuk memberi tahu Anda setiap kali mereka melihat dokumen yang Anda berikan. Namun, VDR kelas profesional akan memberikan Anda statistik penggunaan sekilas yang rinci dan sekilas yang akan memberi Anda informasi yang tepat sambil memberi Anda wawasan tentang tingkat aktivitas setiap investor (dan karena itu potensi minat).
Sebagai CEO dan Direktur Pelaksana Sapphire Ventures mengingatkan kita, “Anda tidak dapat memecat VC Anda jika terjadi kesalahan.” Dengan mengingat kebenaran ini, analisis penggunaan VC memberi Anda kesempatan emas untuk mengevaluasi calon investor Anda, sama seperti mereka mengevaluasi Anda.
Setelah putaran investasi Seri A selesai, Anda bisa mengarsipkan data untuk referensi di masa mendatang. Anda mungkin akan menemukan bahwa data tersebut akan sangat berguna selama putaran investasi berikutnya, yang akan kita bahas di bagian posting di masa depan. Di sisi lain, Anda juga dapat memilih untuk menjaga VDR Anda tetap hidup tanpa batas waktu. Lagi pula, sebagai satu catatan VC, ruang data virtual tidak hanya untuk investor, tetapi juga untuk Anda:
“Selain berguna bagi investor, ruang data juga merupakan tempat penyimpanan semua materi Anda yang paling sensitif dan rahasia.”
Dalam memilih ruang data untuk uji tuntas Seri A, menemukan solusi yang menggabungkan efisiensi, keamanan, dan kemudahan penggunaan adalah kuncinya. Berikut ini adalah panduan singkat tentang elemen-elemen penting yang harus dicari dalam Ruang Data Virtual:
Manajemen Dokumen yang Aman dan Terukur
Standar Kepatuhan dan Keamanan Tingkat Atas
Set Fitur Lanjutan
VDR kelas profesional akan membedakan dirinya melalui fitur-fitur utama seperti:
Pengalaman Pengguna yang Sederhana dan Intuitif
Analisis dan Dukungan Cerdas
VDR yang baik tidak hanya untuk uji tuntas - Anda harus dapat menggunakannya kembali untuk kebutuhan bisnis lainnya. Untuk informasi lebih lanjut tentang memilih VDR untuk penggunaan umum, lihat panduan lengkap.
Penulis
Para pemimpin PE melaporkan uji tuntas yang lebih ketat. Temukan cara unggul dalam tinjauan investor, mengatasi keberatan, dan mengubah pengawasan menjadi kemitraan yang lebih kuat.
![Cara mengatur ruang data virtual Anda untuk uji tuntas investasi [daftar periksa gratis]](https://staging-x.digifyteam.com/wp-content/uploads/2020/01/investment_due_diligence_checklist_organizing_data_room-e1589517218758.jpg)
Panduan singkat tentang cara menyusun ruang data virtual Anda untuk kesepakatan penggalangan dana atau uji tuntas investasi.
Pahami apa yang terjadi dalam uji tuntas investasi - proses, ruang lingkup, dan praktik terbaik.
