Seberapa penting keamanan PDF dan dokumen bagi perusahaan Anda? Perusahaan perlu mempertimbangkan potensi konsekuensi hukum dari kebocoran data, termasuk penyalahgunaan kekayaan intelektual mereka. Kami akan menunjukkan caranya.
Ada banyak contoh di mana Anda harus memastikan bahwa dokumen penting Anda terlindungi. Pada saat yang sama, Anda harus dapat membagikan dokumen-dokumen tersebut dengan orang-orang yang perlu memeriksanya.
Konsekuensi dari pelanggaran keamanan bisa menjadi bencana bagi perusahaan. Informasi sensitif dapat membantu pesaing untuk mendapatkan keunggulan, atau kebocoran data rahasia dapat menyebabkan kerusakan reputasi yang serius, atau denda dalam hal kerangka kerja kepatuhan seperti HIPAA dan GDPR. Perusahaan perlu mempertimbangkan potensi konsekuensi hukum dari kebocoran data, termasuk penyalahgunaan kekayaan intelektual mereka.
Keamanan dokumen mencakup beberapa langkah berbeda yang dirancang untuk melindungi akses dan mencegah penggunaan yang tidak semestinya atas PDF atau jenis dokumen lainnya.
Langkah-langkah keamanan yang biasanya digunakan adalah:
Perlindungan kata sandi adalah salah satu langkah paling sederhana yang dapat dilakukan siapa pun untuk melindungi PDF atau jenis file lainnya. Meskipun kata sandi bukanlah sistem keamanan yang sempurna, namun kata sandi memberikan langkah tambahan bagi siapa pun yang mungkin mencoba mengakses dokumen secara tidak benar.
Kadang-kadang orang menemukan file secara tidak sengaja, atau di lain waktu, seseorang mungkin dengan sengaja mencoba mengakses dokumen yang seharusnya tidak mereka lihat. Pertimbangkan situasi seperti folder bersama atau komputer bersama di lingkungan kantor, dan Anda bisa melihat bagaimana file bisa tersebar lebih jauh dari yang seharusnya.
Komunikasi kata sandi file bisa menjadi langkah yang agak rumit. Biasanya, Anda akan mengirimkan file itu sendiri dengan satu cara, kemudian mengirimkan kata sandinya melalui saluran terpisah. Tentu saja, tergantung pada saluran yang Anda gunakan untuk komunikasi, ada kemungkinan kata sandi bisa tersebar lebih jauh dari yang dimaksudkan, dan tidak ada yang bisa menghentikan seseorang untuk membaginya dengan orang lain.
Namun demikian, melindungi PDF Anda dengan kata sandi adalah salah satu langkah termudah yang bisa Anda lakukan sebagai pencegah akses dokumen yang tidak semestinya, dan ini bisa sangat efektif jika dikombinasikan dengan langkah-langkah keamanan lainnya.
Salah satu langkah pengamanan dokumen asli, yang ditemukan sejak abad ke-13, adalah pemberian tanda air pada dokumen. Tanda air secara tradisional telah digunakan untuk mengklaim kepemilikan atau bertindak sebagai perangkat merek dagang untuk dokumen, tetapi dalam pengertian digital, tanda air memiliki aplikasi yang lebih jauh.
Sebagai contoh, Anda mungkin ingin mencegah kebocoran dokumen rahasia dan menyertakan beberapa cara penelusuran jika dokumen-dokumen itu tersebar lebih jauh dari yang dimaksudkan. Salah satu strateginya adalah dengan memberi tanda air pada dokumen digital dengan alamat email penerima, sehingga dapat menunjukkan sumber kebocoran.
Aplikasi kedua yang lebih mendasar adalah mengkomunikasikan klasifikasi dokumen sehingga penerima tahu bagaimana dokumen tersebut harus diperlakukan. Seseorang mungkin akan jauh lebih berhati-hati dalam memperlakukan dokumen yang bertanda air “rahasia” daripada dokumen yang tidak bertanda air.
Ketiga, watermarking masih dapat digunakan dalam pengertian tradisional, untuk mengklaim kepemilikan dokumen.
Ada banyak aplikasi yang memungkinkan ketika Anda ingin mencabut akses ke sebuah dokumen, atau membatasi akses sehingga tidak tersedia secara permanen bagi penerima dokumen. Sebagai contoh, pertimbangkan skenario potensial ini:
Semua situasi ini dapat dikelola dengan menggunakan kedaluwarsa dokumen, pencabutan akses dan fitur penghancuran sendiri. Faktanya, banyak perusahaan lebih suka menggunakan pembatasan akses ini sebagai bagian normal dari praktik manajemen dokumen mereka, karena jika tidak, setelah dokumen dikirim, kontrolnya sering kali hilang sama sekali.
Sekali lagi, jenis fitur ini sering kali secara signifikan meningkatkan keamanan dokumen ketika digunakan bersama dengan satu atau beberapa fitur keamanan lainnya.
Digital Rights Management (DRM) memungkinkan kontrol atas apa yang dapat dilakukan oleh pembaca terhadap dokumen. DRM biasanya digunakan untuk dokumen yang berisi informasi sensitif atau kekayaan intelektual yang tidak ingin disalin atau disebarkan oleh pemilik dokumen.
Misalnya, jika Anda telah menulis kursus atau ebook, Anda pasti ingin melindungi kekayaan intelektual Anda untuk memastikan seseorang tidak menyalinnya dan mengambil keuntungan darinya. Jika Anda memiliki dokumen rahasia yang perlu dikirim untuk uji tuntas, Anda ingin memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tidak sampai ke tangan yang tidak tepat.
Seperti perlindungan kata sandi, DRM adalah penghalang yang efektif untuk diterapkan yang menghalangi dokumen Anda agar tidak mudah tersebar. Anda bisa mencegah pencetakan agar salinan cetak tidak secara tidak sengaja tertinggal di tempat orang lain bisa menemukannya, seperti yang sering terjadi pada perusahaan. Anda juga bisa mencegah seseorang menyalin dokumen dan menempelkannya ke dalam email atau dokumen baru. Ini berarti bahwa jika ada orang yang ingin mencuri kekayaan intelektual Anda, mereka memiliki tugas yang lebih sulit di depan mereka.
Berapa kali Anda mengirimkan dokumen dan dapat mengetahui dengan pasti siapa saja yang telah melihatnya, seberapa sering dokumen tersebut dibuka dan dari mana? Yang sering terjadi adalah setelah dokumen dikirim, kendali hilang dari pemiliknya - siapa pun bisa melihat data Anda dan Anda tidak akan mengetahuinya.
Di sinilah pelacakan dokumen hadir sebagai fitur keamanan yang penting. Solusi pelacakan file PDF dan dokumen membantu Anda untuk memahami pergerakan dokumen Anda dan apakah dokumen tersebut tersebar di luar audiens yang Anda tuju. Anda dapat melihat informasi seperti dari mana dokumen Anda dibuka dan mencatat jika ada aktivitas yang mencurigakan. Secara potensial, jika Anda memiliki tindakan lain seperti pencabutan akses, Anda akan dapat melakukan sesuatu untuk mengatasinya.
Pelacakan dokumen harus dipertimbangkan untuk situasi seperti:
Lihat infografik di bawah ini tentang lima cara terbaik untuk menjaga keamanan dokumen Anda.
Penulis
Tidak semua ulasan Digify menceritakan kisah yang lengkap. Dapatkan fakta-fakta nyata tentang harga, keamanan, integrasi, dan dukungan Digify-langsung dari sumbernya.
Merencanakan strategi perlindungan kekayaan intelektual Anda sangat penting untuk mencegah kebocoran IP.
Sumber daya pembelajaran jarak jauh seperti keamanan dokumen Digify dan akses jarak jauh Splashtop dapat membantu mengatasi tantangan pendidikan online saat ini.