PDF ve belge güvenliği şirketiniz için ne kadar önemli? Şirketler, fikri mülkiyetlerinin kötüye kullanımı da dahil olmak üzere veri sızıntılarının olası yasal sonuçlarını göz önünde bulundurmalıdır. Size nasıl yapacağınızı göstereceğiz.
Önemli belgelerinizin korunduğundan emin olmanız gereken birçok örnek vardır. Aynı zamanda, bu belgeleri incelemesi gereken kişilerle paylaşabilmeniz gerekir.
Güvenlik ihlallerinin sonuçları şirketler için felaket olabilir. Hassas bilgiler rakiplerin avantaj elde etmesine yardımcı olabilir veya gizli verilerin sızması ciddi itibar kaybına veya HIPAA ve GDPR gibi uyumluluk çerçeveleri söz konusu olduğunda para cezalarına neden olabilir. Şirketlerin, fikri mülkiyetlerinin kötüye kullanılması da dahil olmak üzere veri sızıntılarının potansiyel yasal sonuçlarını göz önünde bulundurmaları gerekir.
Belge güvenliği, erişimi korumak ve PDF veya diğer belge türlerinizin uygunsuz kullanımını engellemek için tasarlanmış birkaç farklı önlemi kapsar.
Tipik olarak kullanılan güvenlik önlemleri şunlardır:
Parola koruması, bir PDF veya diğer dosya türlerini korumak için herkesin alabileceği en basit önlemlerden biridir. Parola hiçbir şekilde mükemmel bir güvenlik sistemi olmasa da, bir belgeye uygunsuz bir şekilde erişmeye çalışabilecek herhangi biri için fazladan bir adım oluşturur.
Bazen insanlar dosyalarla kazara karşılaşır, bazen de birileri görmemesi gereken belgelere kasıtlı olarak erişmeye çalışabilir. Bir ofis ortamında paylaşılan klasörler veya paylaşılan bilgisayarlar gibi durumları göz önünde bulundurduğunuzda, dosyaların nasıl amaçlanandan daha ileri gidebileceğini görebilirsiniz.
Dosya şifresinin iletilmesi biraz zahmetli bir adım olabilir. Genellikle, dosyanın kendisini bir yolla gönderirsiniz, ardından şifreyi ayrı bir kanaldan gönderirsiniz. Elbette, iletişim için kullandığınız kanallara bağlı olarak, parolanın amaçlanandan daha fazla yayılması mümkündür ve birinin bunu başka bir kişiyle paylaşmasını engelleyen hiçbir şey yoktur.
Yine de, PDF'inizi bir parola ile koruma uygunsuz belge erişimine karşı caydırıcı olarak atabileceğiniz en kolay adımlardan biridir ve özellikle diğer güvenlik önlemleriyle birlikte etkili olabilir.
Orijinal belge güvenlik önlemlerinden biri, 13. Yüzyıl kadar erken bir tarihte bulunmuştur. belgelerin filigranlanması. Filigranlama geleneksel olarak belgeler için sahiplik iddiasında bulunmak veya ticari marka aygıtı olarak hareket etmek için kullanılmıştır, ancak dijital anlamda filigranlamanın başka uygulamaları da vardır.
Örneğin, gizli belgelerin sızmasını engellemek ve bu belgelerin amaçlanandan daha fazla yayılması durumunda bazı izlenebilirlik araçları eklemek isteyebilirsiniz. Bir strateji, dijital belgeleri alıcının kendi e-posta adresiyle filigranlamak ve böylece sızıntının kaynağını sağlamaktır.
İkinci ve daha temel bir uygulama ise belge sınıflandırmasını ileterek alıcıların belgeye nasıl davranmaları gerektiğini bilmelerini sağlamaktır. Birisi “gizli” filigranlı bir belgeye nasıl davranacağı konusunda filigran olmadan davranacağından çok daha dikkatli olabilir.
Üçüncü olarak, filigran hala geleneksel anlamda, bir belgenin sahipliğini iddia etmek için kullanılabilir.
Bir belgeye erişimi iptal etmek ya da bir belgenin alıcıları tarafından kalıcı olarak erişilememesi için erişimi sınırlamak isteyebileceğiniz birçok olası uygulama vardır. Örneğin, şu olası senaryoları düşünün:
Tüm bu durumlar şu şekilde yönetilebilir belge geçerlilik süresi, erişim iptali ve kendi kendini imha etme özellikleri. Aslında, birçok şirket bu erişim kısıtlamalarını belge yönetimi uygulamalarının normal bir parçası olarak kullanmayı tercih eder, çünkü aksi takdirde bir belge gönderildikten sonra kontrolü genellikle tamamen kaybedilir.
Bir kez daha belirtmek gerekirse, bu tür özellikler genellikle bir veya daha fazla başka güvenlik özelliği ile birlikte kullanıldığında belge güvenliğini önemli ölçüde artırır.
Dijital Haklar Yönetimi (DRM) okuyucunun belge ile neler yapabileceğinin kontrol edilmesini sağlar. DRM genellikle belge sahibinin kopyalanmasını veya etrafa yayılmasını istemediği hassas bilgiler veya fikri mülkiyet içeren belgeler için kullanılır.
Örneğin, bir kurs veya e-kitap yazdıysanız, fikri mülkiyetinizi korumak isteyeceksiniz, böylece birilerinin bunu kopyalamasını ve bundan kazanç elde etmesini engellemiş olacaksınız. Durum tespiti için göndermeniz gereken gizli belgeleriniz varsa, bu belgelerin amaçlanan alıcılardan daha ileri gitmediğinden emin olmak isteyeceksiniz.
Şifre koruması gibi, DRM belgelerinizin kolayca yayılmasını engelleyen etkili bir bariyerdir. Şirketlerin sık sık başına geldiği gibi, basılı kopyaların yanlışlıkla başkalarının bulabileceği yerlerde bırakılmaması için yazdırmayı önleyebilirsiniz. Ayrıca birinin belgeyi kopyalayıp bir e-postaya veya yeni bir belgeye yapıştırmasını da engelleyebilirsiniz. Bu, herhangi biri fikri mülkiyetinizi çalmak isterse, önlerinde daha zor bir görev olduğu anlamına gelir.
Kaç kez bir belge gönderdiniz ve onu kimin gördüğünü, ne sıklıkla açıldığını ve nereden geldiğini kesin olarak söyleyebildiniz? Sıklıkla olan şey, bir belge gönderildikten sonra kontrolün sahibine geçmesidir - herhangi biri verilerinizi görüntüleyebilir ve sizin bundan haberiniz olmaz.
İşte burası belge takibi önemli bir güvenlik özelliği olarak karşımıza çıkıyor. PDF dosya ve belge izleme çözümleri, belgelerinizin hareketlerini ve hedef kitlenizin ötesine yayılıp yayılmadığını anlamanıza yardımcı olur. Belgenizin nereden açıldığı gibi bilgilere bakabilir ve şüpheli bir etkinlik var gibi görünüyorsa not alabilirsiniz. Potansiyel olarak, erişim iptali gibi başka önlemleriniz varsa, bu konuda bir şeyler yapabilirsiniz.
Belge takibi aşağıdaki gibi durumlar için düşünülmelidir:
Belgelerinizi güvende tutmanın en iyi beş yolu hakkındaki bu bilgi grafiğini inceleyin.
Yazar
Tüm Digify incelemeleri hikayenin tamamını anlatmaz. Digify'ın fiyatlandırması, güvenliği, entegrasyonları ve desteği hakkındaki gerçekleri doğrudan kaynağından öğrenin.
Fikri mülkiyet koruma stratejinizi planlamak, fikri mülkiyet sızıntılarını önlemek için çok önemlidir.
Digify belge güvenliği ve Splashtop uzaktan erişim gibi uzaktan öğrenme kaynakları, günümüzün çevrimiçi eğitim zorluklarını çözmeye yardımcı olabilir.