Cara mengatur ruang data virtual Anda untuk uji tuntas investasi [daftar periksa gratis]
Panduan singkat tentang cara menyusun ruang data virtual Anda untuk kesepakatan penggalangan dana atau uji tuntas investasi.
Jika Anda sedang dalam perjalanan ke pendanaan seri A, maka Anda sudah tahu bahwa inilah saatnya untuk berpikir keras tentang proses uji tuntas investasi yang sangat penting yang akan Anda hadapi. Anda mungkin juga tahu bahwa investor institusional berharap memiliki akses ke ruang data virtual tingkat perusahaan (VDR) untuk meninjau dokumentasi utama dan kekayaan intelektual secara aman sebelum menyegel kesepakatan.
Memang, tidak mungkin melebih-lebihkan pentingnya memiliki VDR, dan memilikinya lebih awal. Meski begitu, Anda mungkin tidak tahu cara mengatur VDR Anda untuk menyederhanakan proses uji tuntas investasi. Untuk membantu menjembatani kesenjangan tersebut, di sini kami memandu Anda melalui langkah-langkah penting:
Tidak bisa dihindari, VC yang berbeda akan meminta dokumen yang berbeda. Jadi, tidak ada cara untuk mengetahui daftar akhir file yang perlu Anda pilih untuk ruang data Anda sebelumnya. Meskipun demikian, Anda dapat mengadopsi pola pikir tim uji tuntas investasi dan mulai mengantisipasi jenis dokumen yang mereka perlukan
Will Gibbs, VC di Octopus Ventures, menyarankan agar Anda mulai mengumpulkan dokumen-dokumen penting untuk VDR Anda jauh sebelum Anda diminta untuk mereka. “Mayoritas dokumen yang akan diminta sudah ada sebelum Anda memulai penggalangan dana,” menulis Gibbs, “Jadi, kumpulkan mereka sejak dini.”
Untuk daftar dokumen yang sering diminta oleh VC, pastikan untuk meninjau daftar periksa uji tuntas investasi yang komprehensif. Sementara itu, mari kita lihat sekilas dua jenis dokumen utama yang biasa ditemukan dalam proses uji tuntas investasi: dokumen bisnis standar dan kekayaan intelektual.
Sebagai bagian dari hari kerja Anda, Anda mungkin menghabiskan lebih banyak waktu untuk melihat-lihat presentasi dan maket daripada memeriksa dokumen resmi, seperti anggaran dasar dan laporan keuangan. Namun, dokumen-dokumen inilah yang akan menjadi fokus tim uji tuntas investasi. Jadi, ingatlah hal ini saat Anda memulai proses pengumpulan dokumen kandidat sebelumnya. Dokumen pendirian, kontrak karyawan, sewa, perjanjian kemitraan, NDA, dan dokumen lain yang terlihat resmi dan penting harus menarik perhatian Anda selama fase pengumpulan dokumen.
Memasuki proses uji tuntas, Anda mungkin was-was untuk mengirimkan dokumen yang berisi kekayaan intelektual Anda yang paling berharga. Anda tidak sendirian. Sebagian besar perusahaan rintisan memiliki kekhawatiran yang sama.
Namun demikian, perlu diperhatikan, bahwa kelas enterprise ruang data virtual akan memiliki alat perlindungan hak cipta yang kuat di sisi Anda: penandaan air dinamis otomatis. Ketika Anda memanfaatkan alat ini, ruang data virtual akan secara otomatis menstempel semua dokumen dengan alamat email penerima tertentu. Hal ini akan sangat mencegah kebocoran, sekaligus meningkatkan kerahasiaan.
Meskipun demikian, Anda mungkin masih memiliki keraguan tentang apa yang Anda inginkan berbagi dengan perusahaan modal ventura yang belum secara resmi berkomitmen untuk mendukung bisnis Anda. Ini adalah masalah umum, dan banyak VC mempertimbangkan hal ini saat meminta daftar awal dokumen untuk dilihat di ruang data virtual Anda.
Beberapa perusahaan modal ventura mungkin langsung meminta semua dokumen IP utama di muka, jika hanya sebagai taktik negosiasi atau untuk menguji coba. Yang lain mungkin menunggu hingga proses uji tuntas investasi berkembang ke titik di mana para pendiri merasa nyaman untuk mengambil langkah selanjutnya. Yang lain mungkin tidak meminta dokumen IP utama sama sekali. Namun, apa pun keadaan spesifik Anda, Anda harus mengumpulkan dokumen-dokumen IP utama tersebut sebelumnya sebagai suatu keharusan. Paling tidak, Anda ingin menyiapkan dokumen kekayaan intelektual Anda sebagai alat tawar-menawar yang potensial menuju pertemuan awal Anda.
Tak perlu dikatakan bahwa Anda perlu mendigitalkan dokumen yang hanya berupa kertas yang Anda perlukan untuk unggah ke ruang data Anda. Namun, ada elemen lain dari persiapan dokumen yang tidak begitu jelas. Mari kita lihat dua hal yang paling penting
Ketika kita menamai folder dan dokumen untuk kepentingan kita sendiri, atau dalam konteks ruang perusahaan bersama, kita cenderung menggunakan nama yang mudah dipahami oleh diri kita sendiri dan kolega kita. Namun nama-nama file yang menghadap ke dalam ini dapat membuat orang luar menggaruk-garuk kepala.
Sebagai contoh, misalkan Anda memiliki kemitraan aktif dengan perusahaan bernama Hamilton Enterprises yang biasa disebut Ham oleh tim Anda. Dalam kasus ini, pustaka dokumen Anda mungkin dipenuhi dengan file dan folder dengan nama seperti Ham.docx dan Ham deal. Jadi, kecuali jika Hamilton Enterprises adalah nama perusahaan yang semua orang, termasuk tim uji tuntas investasi, menyebutnya dengan Ham, maka Anda perlu menyingsingkan lengan baju dan mengganti nama file dan folder tersebut.
Penting juga untuk memastikan bahwa judul dokumen dan folder Anda mudah dicari. Untuk meningkatkan kemungkinan pencarian mencapai target, hindari penggunaan garis bawah, karakter khusus, dan akronim yang tidak umum pada judul file dan folder jika memungkinkan. Tentu saja, sama pentingnya untuk memastikan bahwa Anda memilih ruang data uji tuntas dengan fungsionalitas pencarian yang sangat baik.
Jika terdapat perbedaan material antara berbagai versi dokumen penting dalam proses uji tuntas investasi, mengunggah versi yang sudah ketinggalan zaman dapat mengurangi kepercayaan VC terhadap perusahaan Anda dan membahayakan kesepakatan. Oleh karena itu, bagian penting dari proses persiapan adalah memastikan versi terbaru dari setiap dokumen yang ingin Anda kirim. Untuk itu, pastikan Anda memeriksa setiap file yang akan ditinjau dan memastikan bahwa Anda memiliki versi terbaru.
Selain itu, setelah proses uji tuntas berlangsung, pastikan untuk mengunggah setiap pembaruan baru pada dokumen yang dikirim tanpa penundaan. Ini adalah kebiasaan penting yang harus dipupuk. Bagaimanapun, proses uji tuntas investasi yang dilakukan dengan benar dapat memakan waktu waktu yang lama, dan para pendiri diharapkan untuk selalu memperbarui semua dokumen dan data terkait.
Perhatikan bahwa VDR Anda harus sepenuhnya mendukung proses pembaruan file dengan cara yang elegan dan mulus. Secara khusus, carilah yang fitur pemberitahuan file baru yang memperingatkan semua orang di ruang data setiap kali Anda mengunggah file baru atau pembaruan.
Setelah Anda memilih dan menyiapkan dokumen-dokumen penting Anda, sekarang saatnya mengaturnya ke dalam beberapa kategori. Ingatlah bahwa Anda terutama mengkategorikan dokumen Anda untuk kepentingan VC, akuntan, pengacara, dan profesional lainnya. Oleh karena itu, taksonomi VDR Anda seharusnya tidak mencerminkan pengaturan favorit Anda, tetapi pengaturan mereka. Jadi, penting untuk meluangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan bagaimana tim uji tuntas investasi ingin menavigasi perpustakaan dokumen VDR Anda.
Daftar kategori dan sub-kategori dokumen yang tepat (yang akan diterjemahkan ke dalam folder dan sub-folder di ruang data Anda) akan sangat bergantung pada industri dan kondisi Anda. Namun, prinsip panduan Anda adalah selalu membuat perpustakaan dokumen yang intuitif untuk membantu pengunjung menemukan apa yang mereka butuhkan, dan dengan cepat.
Pengunjung Anda terutama adalah perusahaan modal ventura, pengacara, akuntan, dan spesialis lainnya yang menghabiskan sebagian besar hari kerja mereka untuk menyelami folder dengan nama-nama seperti Laporan Keuangan, Litigasi, Sewa, Kemitraan, Properti real estat, Akuisisi, Dokumen pendirian, Asuransi, Kekayaan Intelektual, Kontrak pelanggan, Catatan saham, dan sebagainya.
Meskipun setiap proses uji tuntas investasi bersifat unik, kategori-kategori ini merupakan andalan uji tuntas investasi dan akan memberi Anda indikasi kuat tentang cara mengatur dokumen Anda ke dalam taksonomi.
Pertimbangan utama lain yang perlu dipertimbangkan saat Anda melanjutkan taksonomi Anda adalah kenyamanan. Sebagai contoh, misalkan startup Anda hanya terlibat dalam satu masalah hukum yang menjadi perhatian investor: sengketa paten yang telah menjadi berita utama di bidang teknologi dan masih belum terselesaikan.
Faktanya, Anda dibanjiri pertanyaan tentang sengketa paten ini dari setiap perusahaan modal ventura yang Anda dekati. Dengan demikian, Anda tahu sebelumnya bahwa kumpulan dokumen seputar sengketa akan menjadi salah satu area yang paling banyak diperdagangkan di perpustakaan dokumen Anda. Dalam hal ini, tidak masuk akal untuk mengubur dokumen-dokumen itu di bawah Hukum > Sengketa > Sengketa paten > Belum terselesaikan, meskipun itu adalah kategorisasi yang paling akurat. Dari sudut pandang praktis, pendekatan yang kaku ini hanya akan membuat frustasi para profesional yang harus menelusuri empat folder untuk menemukan sesuatu yang semua orang tahu seharusnya ada di bagian atas.
Oleh karena itu, tidak masalah untuk lebih memilih kenyamanan daripada formalitas apabila diperlukan. Folder tingkat atas yang bertuliskan Sengketa Paten akan menghemat banyak waktu bagi semua orang sekaligus memberi Anda poin untuk transparansi.
Perhatikan bahwa dalam contoh kami, kami mengasumsikan bahwa Anda sudah mengetahui sebelumnya apa saja area dan dokumen yang paling sering dikunjungi dalam VDR Anda. Namun, dalam banyak kasus, Anda mungkin perlu menunggu dan melihat saat proses uji tuntas investasi berlangsung.
Salah satu fitur penting yang akan membantu Anda selama ini adalah pelacakan file. Fitur ruang data virtual yang canggih ini memungkinkan Anda mengetahui kapan pun investor melihat dokumen tertentu (sehingga Anda tidak perlu bertanya kepada mereka). Pelacakan file juga akan memberi Anda gambaran yang jelas mengenai dokumen dan folder yang paling banyak dilihat sehingga Anda dapat membuatnya lebih mudah ditemukan di masa mendatang.
Unduh daftar periksa uji tuntas investasi kami (dalam format word) untuk memulai.
Setelah Anda membuat taksonomi, Anda mungkin juga ingin menyusun ulang dokumen di dalam folder sesuai dengan urutan yang tepat yang akan mempermudah proses uji tuntas investasi.
Sering kali, VC akan memberi Anda struktur yang sudah ditentukan yang ingin mereka ikuti. Untuk mengakomodasi mereka, pastikan VDR Anda memiliki fitur indeks file yang memungkinkan Anda mengatur ulang dan menyusun ulang file dengan cepat dan tepat.
Tidak ada cara untuk menghindarinya. Untuk mengamankan pendanaan startup, Anda harus berhasil menavigasi proses uji tuntas investasi yang ketat, yang pada gilirannya membutuhkan VDR yang terorganisir dengan baik. Keseluruhan prosesnya terkenal panjang dan beberapa ruang data virtual bisa jadi sama rumitnya untuk diatur dan dinavigasi. Di sisi lain, ada penyedia ruang data yang ramah startup yang menawarkan uji coba gratis tanpa kewajiban dan memungkinkan Anda membuat ruang data Anda sendiri dalam hitungan menit.
Di atas, kami telah membahas tiga langkah untuk membantu Anda memulai: memilih, menyiapkan, dan mengkategorikan dokumen yang ingin Anda kirim.
Langkah pertama Anda adalah memilih dokumen yang akan dikirim di VDR Anda. Meskipun setiap VC akan meminta dokumen yang berbeda, dokumen bisnis standar, seperti anggaran dasar dan laporan keuangan, adalah yang paling umum diminta. Anda juga perlu mengumpulkan kekayaan intelektual Anda yang berharga, jika hanya untuk digunakan sebagai alat tawar-menawar.
Langkah kedua Anda adalah mempersiapkan dokumen Anda. Setelah mendigitalkan dokumen dalam bentuk kertas, Anda perlu memulai proses penamaan dan penggantian nama file serta folder agar mudah dikenali oleh alat pencarian, termasuk oleh tim uji tuntas investasi. Anda juga perlu mengonfirmasi bahwa Anda mengirimkan versi terbaru dari setiap dokumen yang Anda unggah. Jangan lupa untuk memanfaatkan notifikasi file baru untuk mengirimkan pembaruan yang sedang berlangsung saat proses uji tuntas berlangsung.
Langkah ketiga Anda adalah mengatur dokumen Anda ke dalam kategori dan sub-kategori. Meskipun taksonomi yang tepat akan sangat bergantung pada industri dan kondisi Anda, Anda harus selalu menyeimbangkan formalitas dengan kenyamanan; memanfaatkan fitur pelacakan file VDR Anda untuk membuat penyesuaian yang diperlukan; dan memanfaatkan fitur indeks file VDR Anda untuk mengurutkan dokumen dalam urutan yang tepat sesuai dengan yang dibutuhkan dalam uji tuntas investasi.
Mengikuti tiga langkah ini akan sangat menyederhanakan proses pengaturan ruang data virtual Anda. Meskipun demikian, mengatur VDR Anda hanyalah salah satu bagian dari gambaran yang lebih besar. Untuk melihat bagaimana semuanya saling berkaitan, panduan menyeluruh terbaik Anda, tentu saja, adalah daftar periksa uji tuntas investasi
Ya, Anda bisa mengunduh daftar periksa uji tuntas yang komprehensif dan gratis untuk investor langsung dari Digify. Daftar ini mencakup bagian tentang ikhtisar perusahaan, keuangan, dokumen hukum, tabel batasan, analisis pasar, metrik pelanggan, dan faktor risiko. Unduh daftar periksa uji tuntas investasi di sini.
Daftar periksa ini mencakup hal-hal seperti biografi pendiri dan tim, laporan laba rugi, kontrak pelanggan, dokumentasi kekayaan intelektual, tabel kapitalisasi, riwayat penggalangan dana, dan penelitian lanskap kompetitif.
Ya, daftar periksa uji tuntas tersedia dalam bentuk unduhan PDF gratis dari blog Digify. Daftar ini terstruktur, mudah diikuti, dan siap digunakan oleh VC, angel investor, atau penasihat startup.
Daftar periksa ini sangat cocok untuk perusahaan modal ventura, investor malaikat, profesional ekuitas swasta, akselerator, dan bahkan para pendiri yang ingin mempersiapkan uji tuntas. Daftar ini dapat diedit dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Penulis
Para pemimpin PE melaporkan uji tuntas yang lebih ketat. Temukan cara unggul dalam tinjauan investor, mengatasi keberatan, dan mengubah pengawasan menjadi kemitraan yang lebih kuat.
Ketahui cara memilih ruang data virtual yang dapat membantu Anda dalam proses uji tuntas investasi yang sukses.
Pahami apa yang terjadi dalam uji tuntas investasi - proses, ruang lingkup, dan praktik terbaik.
